Arbeit für vier Stunden ist durchaus in acht Stunden machbar. Richtig gelesen. Arbeit auszudehnen, kommt nicht nur in den langsam mahlenden Mühlen der Bürokratie vor. Was ein Phänomen der neueren Zeit zu sein scheint, galt laut Soziologe und Historiker Cyril Northcote Parkinson schon in den 1950er Jahren. Basierend auf seinen Beobachtungen formulierte er mit einer gehörigen Portion britischen Humors ironische Lehrsätze für den bürokratischen Alltag – die Parkinsonschen Gesetze.
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Bild: „Amtlich“von zettberlin. Quelle: Photocase


Das Parkinsonsche Gesetz

1955 veröffentlichte der Historiker Cyril Northcote Parkinson im britischen Wirtschaftsmagazin „The Economist“ einen satirischen Beitrag zum Thema Verwaltung: Das Parkinsonsche Gesetz war geboren. Gemeinhin versteht man unter dem ersten Gesetz das Gesetz zum Bürokratiewachstum: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Parkinson erläutert dies am simplen Beispiel einer Postkarte. Die Aufgabe besteht darin, diese zu versenden.

Eine alte Dame, referiert Parkinson, benötigt hierfür den halben Tag. Aussuchen und Kaufen der Postkarte, Adresssuche, Texterstellung und zum Schluss noch die Überlegung, ob sie einen Schirm mit auf den Weg zum Briefkasten nimmt. Im Gegenzug dazu braucht ein Geschäftsmann mit riesiger To-Do-Liste hierfür knappe 5 Minuten. Mehr Zeit hat er für diese Aufgabe schlicht nicht zur Verfügung.

Die Arbeit ist also elastisch in der Zeit, die dafür benötigt wird, und steht gänzlich ohne Zusammenhang zwischen der zu erledigenden Arbeit und dem dafür benötigten Personal.

In diesem Gesetz befinden sich zur weiteren Illustration zwei weitere Lehrsätze. Der erste Lehrsatz lautet:

Jeder Beamte oder Angestellte wünscht die Zahl seiner Untergebenen, nicht aber die seiner Rivalen zu vergrößern.

Nehmen wir an, Person A fühlt sich überarbeitet. A hat drei Möglichkeiten zur Auswahl: aus dem Dienst ausscheiden, sich die Arbeiten mit einer Person B teilen oder die Aufgabe an die Personen C und D delegieren. Laut Parkinson wird Person A sich aller Wahrscheinlichkeit nach für die dritte Option entscheiden. Mit dieser Lösung hat sich die Arbeit nicht vermehrt, jedoch ist die Anzahl der daran arbeitenden Personen gestiegen – was wiederum den Abstimmungsbedarf erhöht.

Den zweiten Lehrsatz formuliert Parkinson daher folgendermaßen:

Vorausgesetzt wird, dass C ebenfalls bald über Überarbeitung bei Person A klagt. Dieser stellt C nun die Personen E, F, G und H zur Seite. Halten wir fest: 7 Personen arbeiten nun an einer Aufgabe. Somit kommt der zweite Lehrsatz zum Tragen, da die Beamten beziehungsweise Angestellten sich nun erfolgreich gegenseitig Arbeit geschaffen haben.

Nun muss man bedenken, Parkinsons Artikel fußte auf seinen Beobachtungen in der britischen Verwaltung, speziell der Marine. Dort war die Zahl der Admiräle zwischen 1914 und 1928 um 78 % gestiegen, während die Anzahl der Schiffe um 67 % und die der Offiziere um 31 % gesunken war. Übertragen heißt das: Weniger Arbeit, mehr Admiräle beziehungsweise Vorgesetzte.

Parkinsons Gesetz und andere Untersuchungen über die Verwaltung

1957 erschien Parkinsons Gesetz zusammen mit neun weiteren Aufsätzen in Buchform.

In dem Beitrag „Hochfinanz oder der Punkt, an dem das Interesse erlischt“ formuliert Parkinson das Gesetz der Trivialität: „Die auf einen Tagesordnungspunkt verwendete Zeit ist umgekehrt proportional zu den jeweiligen Kosten.“

Parkinson schildert in diesem Gesetz die Sitzung eines Finanzausschusses, in der es um die Bewilligung eines Atomreaktors ging. Kostenfaktor waren hier 10 Millionen Dollar – Diskussionszeit 2 ½ Minuten.

Die Diskussion über einen neuen Fahrradunterstand hingegen dauerte 45 Minuten – bei einem Kostenfaktor von 2350 Dollar. Und noch länger dauerte die Entscheidung über Kaffee für die Sitzungen eines anderen Ausschusses: Ausgaben monatlich 4,75 Dollar – Besprechungsdauer 5 ¼ Stunden.

Überspitzt formuliert sagt Parkinson damit, dass gravierende Entscheidungen, die oft Millionenkosten zur Folge haben, innerhalb kürzester Zeit getroffen werden. Warum ist das so? Weil der Großteil der Anwesenden keine größere Ahnung von dem Punkt hat und nichts von den möglichen Konsequenzen versteht.

Im Gegensatz dazu werden weniger wichtige Tagesordnungspunkte ausführlich diskutiert, da jeder etwas beitragen kann. Das dürfte ähnlich aus vielen Unternehmen bekannt sein: Meetings dauern endlos und die wichtigsten Entscheidungen werden erst zum Ende überstürzt getroffen.

Parkinsons neues Gesetz

Acht alte und neue Beiträge finden sich in diesem 1979 erschienenen Gesetz. Darunter befindet sich das Gesetz der Verschwendung, auch als „Zweites Parkinsonsches Gesetz“ bekannt: „Die Ausgaben steigen stets bis an die Grenzen des Einkommens.“

Weiterhin zu erwähnen sind noch das Trägheitsgesetz („Verzögerung ist die tödlichste Form der Ablehnung“) und das Gesetz vom Vakuum („Die durch menschliches Versagen entstandene Leere wird stets durch neue Tätigkeit wieder ausgefüllt.“). Letzteres ist eine Verallgemeinerung des ursprünglichen Parkinsonschen Gesetzes.

Moderne Anwendungsbeispiele

Parkinson stellt auf satirische Weise den Bürokratieapparat an den Pranger. Moderne Wissenschaftler, die sich mit Zeitmanagement beschäftigen, haben versucht, das Parkinsonsche Gesetz für ein besseres Zeitmanagement zu nutzen. Im Kombination mit anderen Prinzipien des effektiven Arbeitens lassen sich Regeln für ein besseres Zeitmanagement ableiten.

Der Grundgedanke, der hieraus hervorgeht, ist: Haben Sie beispielsweise zwei Stunden Zeit, eine Aufgabe zu erledigen – werden Sie in der Regel diese zwei Stunden genau nutzen. Haben Sie dagegen für diese Aufgaben jedoch nur eine Stunde Zeit, können Sie davon ausgehen, dass Sie auch in eine Stunde damit fertig werden. Vorgegebene Zeitrahmen werden meistens voll ausgeschöpft, selbst wenn die Aufgaben zügiger erledigt werden könnten.

Planen mit dem Parkinsonschen Gesetz

Das Wissen um diesen Umstand lässt die Möglichkeit zu, den Tag anders zu strukturieren. Unangenehme Aufgaben werden nicht bis zum Ende des Zeitrahmens hinaus gezögert, sondern in bestimmte Einheiten unterteilt.

Ob vor der Mittagspause, vor dem Feierabend oder vor einem Termin – Sie teilen Sich Ihre Aufgaben zeitlich ein. Machen Sie sich am besten am Vorabend eine Liste mit Erledigungen für den nächsten Tag. Notieren Sie sich, wie lange Sie pro Aufgabe brauchen – und terminieren entsprechend.

So schaffen Sie sich zeitliche Freiräume und bekommen den Kopf frei. Statt den ganzen Tag immer „irgendwie“ beschäftigt zu sein, werden Aufgaben zügig erledigt und die Zeit zwischendurch ab und zu als wirkliche Verschnaufpause genutzt.

Zielgerichtetes Arbeiten

Es ist nicht wichtig, den ganzen Tag zu arbeiten und aktiv zu sein. Viel wichtiger ist, ob Sie produktiv sind. Es gibt einen enormen Unterschied zwischen Aktivität und Produktivität.

Durch das vom Arbeitgeber vorgegebene Zeitfenster von acht Stunden ist man in der Regel festgefahren und versucht im schlimmsten Fall, die acht Stunden einfach hinter sich zu bringen. Auch im Studium besteht oft das Problem, dass Zeitmanagement nie oder falsch erlernt wurde. So sitzt man den ganzen Tag am Schreibtisch und hat nie das Gefühl, das Soll erreicht zu haben. Kombinieren Sie zielgerichtetes Arbeiten mit einem engeren Zeitfenster, arbeiten Sie um einiges effektiver.



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