Wir leben bekanntlich im digitalen Informationszeitalter, in dem fortschrittliche Computertechnologie dafür sorgen soll, dass ein Großteil der anfallenden Aufgaben simplifiziert und automatisiert wird. Und seit geraumer Zeit greifen auch immer mehr Personalabteilungen und Recruiter auf diese Techniken zurück, um dem stetig steigenden Bewerberaufkommen Herr zu werden. Dafür kommen verschiedenste Systeme zum Einsatz, wie beispielsweise Online-Bewerbungsformulare, die mit großen Datenbanken verknüpft und mit diversen Filtern ausgestattet sind, um so noch schneller die passenden Bewerber*innen aufspüren zu können. Hierbei spricht man im Allgemeinen von dem sogenannten CV-Parsing.
Diese Bezeichnung setzt sich aus der Abkürzung CV (für den lateinischen Begriff Curriculum Vitae) und dem englischen Wort Parsing (was übersetzt soviel bedeutet wie Text-, Syntax- und Satzanalyse) zusammen. Die von den Bewerber*innen eingesendeten Lebensläufe in digitaler Form – häufig handelt es sich hier um PDF-Dateien – werden von diesem System nach zuvor festgelegten Schlüsselbegriffen durchsucht, vorsortiert und dann an den Personalentscheider weitergeleitet. Und in einigen Fällen werden sogar die Einladungen zu dem Vorstellungsgespräch selbst über das computergesteuerte Parsing-System verschickt. Dementsprechend muss die Vita so aufgebaut, strukturiert und angepasst werden, dass sie nicht bereits schon im ersten Durchgang aussortiert wird.
Was müssen Bewerber*innen beachten, um die Lebenslaufanalyse erfolgreich zu bestehen?
Um zu verhindern, dass die eigene Bewerbung durch das CV-Parsing abgefangen und aussortiert wird, muss vor allen Dingen der Lebenslauf sämtlichen Anforderungen entsprechen. Da es hierbei jedoch gleich mehrere grundlegende Aspekte zu beachten gibt, stellen wir diese in der nun folgenden Übersicht etwas genauer vor. Vorab sei noch gesagt, dass man sich auf jeden Fall ausreichend Zeit nehmen sollte, um die Bewerbung in Ruhe und ganz ohne Zeitdruck aufzubauen. So verhindert man nämlich ganz automatisch, dass sich ungewollte Fehler überhaupt erst einschleichen können.
Regel Nr. 1: Grammatik-, Satz- und Rechtschreibfehler unter allen Umständen vermeiden
Während ein HR-Manager beziehungsweise ein Personaler über kleine Tippfehler oder Buchstabendreher hinwegsehen kann, sorgen diese Mängel bei der computergestützten Überprüfung der Bewerbung schnell für große Probleme. Falsch geschriebene Wörter, Abkürzungen oder auch falsch gewählte Synonyme können von dem System häufig nicht korrekt zugeordnet werden, wodurch die Bewerbung dann einfach aussortiert wird – selbst wenn man eigentlich sämtliche Anforderungen erfüllt oder sogar überqualifiziert ist. Daher ist es empfehlenswert, sich die Bewerbungsunterlagen vor dem Abschicken noch einmal genau anzusehen und gegebenenfalls einen Freund, Bekannten oder ein Familienmitglied Korrektur lesen zu lassen.
Regel Nr. 2: Der Lebenslauf sollte individuell an die jeweilige Stellenanzeige angepasst werden
Es kommt immer wieder vor, dass Bewerber*innen ihre Unterlagen an mehrere Unternehmen verschicken, ohne diese vorher zu überarbeiten und anzupassen. Da die CV-Parser jedoch auch auf die mit der Jobbeschreibung verbundenen Schlüsselworte achten, muss man den Lebenslauf dementsprechend optimieren. Dazu sollte sich der Bewerber oder die Bewerberin die verschiedenen Stellenausschreibungen genau durchlesen und im Optimalfall sämtliche darin vorkommenden Begriffe und Keywords in die Vita einbauen.
Regel Nr. 3: Schriftarten, Grafiken und sonstige Designelemente sparsam und mit Bedacht verwenden
Auch in der heutigen Zeit ist es noch gang und gäbe, den Lebenslauf optisch ansprechend zu gestalten, um bei dem Personaler einen guten Eindruck zu hinterlassen und sich zudem von der Konkurrenz abzuheben. Wer seine Bewerbung jedoch über ein Online-Formular verschickt, sollte in Sachen Design, Farbwahl und Grafikelemente Vorsicht walten lassen. Der Grund dafür: Viele der CV-Parsing-Systeme reagieren auf derartige Kreativität allergisch und sortieren die Bewerbung dann ganz einfach aus. Um das zu verhindern, sollte man zum einen auf sogenannte websichere Schriftarten (wie zum Beispiel Arial, Tahoma oder Verdana) zurückgreifen. Zum anderen gilt es auf außergewöhnliche Formatierungen, Tabellen, Grafiken und Sonderzeichen zu verzichten.
Regel Nr. 4: Auf das richtige Dateiformat achten und eventuelle Lücken im Lebenslauf verhindern
Wer seine Bewerbungsunterlagen samt Lebenslauf direkt per E-Mail an die Personalabteilung schickt, sollte nicht zuletzt das PDF-Dateiformat verwenden. Bei Online-Bewerbungen sieht die Sache hingegen etwas anders aus, da viele computergestützte Analyse- und Auswahlsysteme bei PDF-Dateien Probleme mit der Textextraktion haben. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte stattdessen lieber auf das altbewährte Word-Dokument zurückgreifen. Zum Abschluss noch ein Hinweis in Bezug auf die berühmt-berüchtigten Lücken im Lebenslauf: Um schon von Anfang an zu verhindern, dass der CV-Parser Probleme mit dem Einlesen der Daten hat, sollte man am besten nur exakte Monats- und Jahreszahlen verwenden, ohne dass dadurch zeitliche Lücken entstehen.
