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CV-Parsing: Wie sieht der perfekte Lebenslauf für das computergestützte Bewerbungsverfahren aus?

CV-Parsing: Wie sieht der perfekte Lebenslauf für das computergestützte Bewerbungsverfahren aus?

Während sich die Personaler vor gar nicht allzu langer Zeit noch jede Bewerbung einzeln angeschaut und abgewogen haben, ob der Aspirant auch tatsächlich zu dem ausgeschriebenen Job und zu dem Unternehmen selbst passt, übernehmen heutzutage immer häufiger Computer dieses Auswahlverfahren. Dabei handelt es sich um das sogenannte CV-Parsing, also eine Art computergestützte Lebenslaufanalyse, die den gesamten Bewerbungsprozess vereinfachen und beschleunigen soll. Allerdings können dadurch gerade für die Bewerber*innen einige Tücken und Probleme entstehen – zum Beispiel dann, wenn die Bewerbung aufgrund von fehlerhaften Formatierungen oder inhaltlichen Fehlern einfach aussortiert wird. Aber wie muss der Lebenslauf denn eigentlich aussehen und aufgebaut sein, damit er die digitale Vorauswahl erfolgreich überstehen kann?
cv parsing, cv-parsing
Lecturio Redaktion

·

15.11.2023

Inhalt

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Wir leben bekanntlich im digitalen Informationszeitalter, in dem fortschrittliche Computertechnologie dafür sorgen soll, dass ein Großteil der anfallenden Aufgaben simplifiziert und automatisiert wird. Und seit geraumer Zeit greifen auch immer mehr Personalabteilungen und Recruiter auf diese Techniken zurück, um dem stetig steigenden Bewerberaufkommen Herr zu werden. Dafür kommen verschiedenste Systeme zum Einsatz, wie beispielsweise Online-Bewerbungsformulare, die mit großen Datenbanken verknüpft und mit diversen Filtern ausgestattet sind, um so noch schneller die passenden Bewerber*innen aufspüren zu können. Hierbei spricht man im Allgemeinen von dem sogenannten CV-Parsing.

Diese Bezeichnung setzt sich aus der Abkürzung CV (für den lateinischen Begriff Curriculum Vitae) und dem englischen Wort Parsing (was übersetzt soviel bedeutet wie Text-, Syntax- und Satzanalyse) zusammen. Die von den Bewerber*innen eingesendeten Lebensläufe in digitaler Form – häufig handelt es sich hier um PDF-Dateien – werden von diesem System nach zuvor festgelegten Schlüsselbegriffen durchsucht, vorsortiert und dann an den Personalentscheider weitergeleitet. Und in einigen Fällen werden sogar die Einladungen zu dem Vorstellungsgespräch selbst über das computergesteuerte Parsing-System verschickt. Dementsprechend muss die Vita so aufgebaut, strukturiert und angepasst werden, dass sie nicht bereits schon im ersten Durchgang aussortiert wird.

Was müssen Bewerber*innen beachten, um die Lebenslaufanalyse erfolgreich zu bestehen?

Um zu verhindern, dass die eigene Bewerbung durch das CV-Parsing abgefangen und aussortiert wird, muss vor allen Dingen der Lebenslauf sämtlichen Anforderungen entsprechen. Da es hierbei jedoch gleich mehrere grundlegende Aspekte zu beachten gibt, stellen wir diese in der nun folgenden Übersicht etwas genauer vor. Vorab sei noch gesagt, dass man sich auf jeden Fall ausreichend Zeit nehmen sollte, um die Bewerbung in Ruhe und ganz ohne Zeitdruck aufzubauen. So verhindert man nämlich ganz automatisch, dass sich ungewollte Fehler überhaupt erst einschleichen können.

Regel Nr. 1: Grammatik-, Satz- und Rechtschreibfehler unter allen Umständen vermeiden

Während ein HR-Manager beziehungsweise ein Personaler über kleine Tippfehler oder Buchstabendreher hinwegsehen kann, sorgen diese Mängel bei der computergestützten Überprüfung der Bewerbung schnell für große Probleme. Falsch geschriebene Wörter, Abkürzungen oder auch falsch gewählte Synonyme können von dem System häufig nicht korrekt zugeordnet werden, wodurch die Bewerbung dann einfach aussortiert wird – selbst wenn man eigentlich sämtliche Anforderungen erfüllt oder sogar überqualifiziert ist. Daher ist es empfehlenswert, sich die Bewerbungsunterlagen vor dem Abschicken noch einmal genau anzusehen und gegebenenfalls einen Freund, Bekannten oder ein Familienmitglied Korrektur lesen zu lassen.

Regel Nr. 2: Der Lebenslauf sollte individuell an die jeweilige Stellenanzeige angepasst werden

Es kommt immer wieder vor, dass Bewerber*innen ihre Unterlagen an mehrere Unternehmen verschicken, ohne diese vorher zu überarbeiten und anzupassen. Da die CV-Parser jedoch auch auf die mit der Jobbeschreibung verbundenen Schlüsselworte achten, muss man den Lebenslauf dementsprechend optimieren. Dazu sollte sich der Bewerber oder die Bewerberin die verschiedenen Stellenausschreibungen genau durchlesen und im Optimalfall sämtliche darin vorkommenden Begriffe und Keywords in die Vita einbauen.

Regel Nr. 3: Schriftarten, Grafiken und sonstige Designelemente sparsam und mit Bedacht verwenden

Auch in der heutigen Zeit ist es noch gang und gäbe, den Lebenslauf optisch ansprechend zu gestalten, um bei dem Personaler einen guten Eindruck zu hinterlassen und sich zudem von der Konkurrenz abzuheben. Wer seine Bewerbung jedoch über ein Online-Formular verschickt, sollte in Sachen Design, Farbwahl und Grafikelemente Vorsicht walten lassen. Der Grund dafür: Viele der CV-Parsing-Systeme reagieren auf derartige Kreativität allergisch und sortieren die Bewerbung dann ganz einfach aus. Um das zu verhindern, sollte man zum einen auf sogenannte websichere Schriftarten (wie zum Beispiel Arial, Tahoma oder Verdana) zurückgreifen. Zum anderen gilt es auf außergewöhnliche Formatierungen, Tabellen, Grafiken und Sonderzeichen zu verzichten.

Regel Nr. 4: Auf das richtige Dateiformat achten und eventuelle Lücken im Lebenslauf verhindern

Wer seine Bewerbungsunterlagen samt Lebenslauf direkt per E-Mail an die Personalabteilung schickt, sollte nicht zuletzt das PDF-Dateiformat verwenden. Bei Online-Bewerbungen sieht die Sache hingegen etwas anders aus, da viele computergestützte Analyse- und Auswahlsysteme bei PDF-Dateien Probleme mit der Textextraktion haben. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte stattdessen lieber auf das altbewährte Word-Dokument zurückgreifen. Zum Abschluss noch ein Hinweis in Bezug auf die berühmt-berüchtigten Lücken im Lebenslauf: Um schon von Anfang an zu verhindern, dass der CV-Parser Probleme mit dem Einlesen der Daten hat, sollte man am besten nur exakte Monats- und Jahreszahlen verwenden, ohne dass dadurch zeitliche Lücken entstehen.

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.