Methode 1: Definieren des Zeitziels oder der Zeitziele
Sind die ersten Hürden für die Projektinitialisierung überwunden, geht es um die Frage der zeitlichen Umsetzung. Hier treffen mitunter verschiedene Anforderungen und Praxiserfahrungen aufeinander. Sind Begeisterungen geweckt, soll auch möglichst bald alles umgesetzt werden.
Frei nach der Devise “Zeit ist Geld” wird ein kurzer Zeitplan definiert. Rechnen Sie hier hinreichende Pufferzeiten im Projektverlauf ein. Zu knappe Zeitkalkulationen können ihr Projekt verteuern oder sogar ganz gefährden. Rechnen Sie also “im Geiste” immer noch etwas Zeit hinzu. Das hilft Ihnen, Terminplanungen auch realistisch durchzuführen. Übersichtlich führen Sie Ihre Terminplanung beispielsweise als Terminliste, als Netzplan oder in einem Gantt-Diagramm.
Methode 2: Achtung: Urlaub, Teilzeit, Krankheit, Sonstiges
Sie haben den benötigten Arbeitsaufwand in Personenmonaten, Personentagen und Personenstunden arbeitspaketbezogen bereits durchkalkuliert und geprüft. Mitten im Projekt eröffnet Ihnen eine Mitarbeiterin, dass sie in absehbarer Zeit Elternzeit in Anspruch nehmen möchte. Oder ein anderer Mitarbeiter fällt unvorhersehbar wegen Krankheit mehrere Monate aus.
Der Komplettausfall von Mitarbeitenden kann das ganze Projekt gefährden oder zumindest zu gravierenden zeitlichen Verzögerungen führen. Sorgen Sie dafür, dass die wichtigen und ausfallriskanten Positionen immer von mindestens zwei Personen abgedeckt werden können. So stellen auch Urlaubszeiten und ungeplante Ausfälle “keinen Beinbruch” dar.
Auch kommt es immer wieder zu Verwechslungen bei der Annahme der Zeitdauer des Projektes und den erforderlichen Personenarbeitszeiten. Beides ist nicht identisch und das sollten Sie für Ihre Projektplanung auf jeden Fall berücksichtigen.
Methode 3: Lieber mehrere Meilensteine als ein großes Paket
Versuchen Sie Ihr Projekt besser in Teilpaketen, Arbeitspaketen und Meilensteinen abzuliefern. Nach der reinen Lehre sollten Projektänderungen an den Zielen nicht ohne Not vorgenommen werden. Doch geschieht dies in der Praxis relativ häufig. Im Bereich der Vorgehensmodelle umfasst der Begriff des Tailorings genau jene Erfordernisse.
Stellen Sie sich vor, Sie versuchen einen breiten Bach auf Steinen zu überqueren. Was fällt Ihnen leichter? Die großen Sprünge von Stein zu Stein oder mit kleinen Schritten hinüber zu balancieren? So ähnlich verhält es sich mit Ihren Projektbausteinen. Lieber in kleinen Schritten sicher hinüber an das andere Ufer. Alles andere fällt in den Bereich des Risikomanagements.
Methode 4: Den zweiten Schritt nicht vor dem ersten ausführen
Zeitliche und sachliche Abhängigkeiten von Arbeiten und Zulieferungen im Projekt sind schwierig zu kalkulieren. Ein Lieferengpass, eine Naturkatastrophe, ein Streik und viele andere Situationen können Ihren Arbeitsablauf gehörig durcheinanderbringen.
Ein anderes Problem sind die Teilarbeitsbereiche und Arbeitspakete, die von anderen Mitarbeitenden und Fachabteilungen des eigenen Betriebes oder externen Dienstleistern erbracht werden müssen. Hier ist eine enge Koordinierung und rechtzeitige zeitliche Einbindung erforderlich. Hier können unnötige Lücken in der Ausführung entstehen, wenn der Arbeitsfortschritt erst von der Zulieferung von Dritten abhängig wird.
Es ist nicht zu empfehlen, später folgende Aufgaben dann schon einmal vorzuziehen und bereits zu bearbeiten. Da Abhängigkeiten untereinander bestehen, sollte der weitere Projektfortschritt an die bestehende Ausgangssituation angepasst werden. Allein der Versuch, Techniker*innen und Naturwissenschaftler*innen auf ein gleiches Vokabular zu verständigen kann schon einmal eine Herausforderung darstellen.
Für die erforderliche Kommunikation untereinander und insbesondere für das Ausräumen von Missverständnissen sollten Sie hier einen entsprechenden zeitlichen Puffer einkalkulieren. Kommen gesetzliche Vorschriften oder Verfahrensregeln hinzu, müssen Sie diese Zeiten und Fristen auch entsprechend einplanen.
Methode 5: Eine Risikoanalyse bewahrt vor so mancher unliebsamen Überraschung
So manches Risiko kann ein Projekt zum Scheitern bringen, aber nicht jedes Risiko tritt tatsächlich auch ein. Bewerten Sie in einer Matrix, welche Probleme Ihr Projekt zu einem Abbruch nötigen könnten und welche Sie mit Ausweichplänen und Ergänzungsarbeiten beheben können. Eine Neunfeldertafel bietet gute Dienste, um die Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken und die Auswirkungen auf das Projekt zu beurteilen.
Im Falle eines Falles können Sie dann schnell reagieren. Je größer die Risikowahrscheinlichkeit und je schwerer die Auswirkungen auf den Projektverlauf, desto höhere Sorgfalt und Vorsorge muss diesem Bereich gelten. Ein solcher Bereich befindet sich auf dem “kritischen Pfad” innerhalb der Projektdurchführung.
Methode 6: Nichts ist für die Ewigkeit: die Aktualisierung von Terminplänen
Ein Projekt ist ein dynamisches Vorgehen zur Erreichung eines vorgegebenen Ziels. Dabei spielen nicht nur das Sachziel und das Kostenziel eine Rolle, sondern auch das Zeitziel. Frei nach dem Turing-Award-Preisträger Tony Hoare lässt sich sagen, dass Ihre Ziele wohl nicht ambitioniert genug waren, wenn Sie alle erreichen konnten.
Verzichten Sie auf überambitionierte Zeit- und Sachziele! – wenn Ihnen dies einmal nicht gelingen konnte, und der eingeplante Puffer aufgebraucht wurde, müssen Sie notgedrungen alle weiteren zeitlichen Aktivitäten im Terminplan ändern.
Analysieren Sie die Ursachen der zeitlichen Verzögerung. Finden sich solche “Fallstricke” auch in weiteren Arbeitspaketen? Überarbeiten Sie Ihre Risikoanalyse und optimieren Sie die weiteren Zeitplanungen. So sollte Ihre zeitliche Verschiebung ein Einzelfall bleiben und Ihre Kalkulation für das weitere Vorgehen verbessern helfen.
Methode 7: Just in line und just in time
Ihr Arbeitspaket wurde früher fertig und nun könnten Sie Ihre weitere Projektplanung und Arbeitspakete vorziehen. Finger weg! Gönnen Sie sich und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen freien Nachmittag. Spendieren Sie eine Runde Kaffee und Kuchen. Und freuen Sie sich, dass Sie alles in der vorgegebenen Zeit und ohne Probleme abliefern konnten. Oder dass Sie es trotz auftretender Probleme genau in der geplanten Zeit doch noch erreichen konnten.
Sie haben bis hierhin alles richtig gemacht. Nun ist die Gefahr groß, alle weiteren Projektteile weiter nach vorne zu ziehen und sofort wieder durchzustarten. Nehmen Sie sich lieber die freie Zeit, um den Projektplan nochmals genau auf Herz und Nieren zu überprüfen. Welche Probleme sind in der vorangegangenen Phase oder im Arbeitspaket aufgetreten? Was erwarten Sie für die zukünftigen Arbeitspakete? Welche Situationen haben sich verändert? Sie verlieren nichts, wenn Sie ihr folgendes Arbeitspaket zeitgerecht und gut aufgestellt starten. So liefern Sie immer pünktlich ab.
