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Hektik im Arbeitsalltag: So setzen Sie die richtigen Prioritäten

Hektik im Arbeitsalltag: So setzen Sie die richtigen Prioritäten

In der heutigen hektischen Arbeitswelt fühlt es sich oft an, als ob alles wichtig und dringend ist. Diese Herausforderung kennen Sie sicherlich sowohl aus Ihrem beruflichen als auch Ihrem privaten Leben. Doch wie können Sie Prioritäten setzen und Ihren Arbeitsalltag effizient gestalten? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie systematisch vorgehen und Ihre bisherige Arbeitsweise analysieren können, um unerwartete Freiräume zu schaffen und stressfreier produktiv zu sein.
Richtige Prioritäten setzen
Lecturio Redaktion

·

27.10.2023

Inhalt

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Arbeitsanalyse: Entschlacken Sie Ihren Arbeitsplatz

Im hektischen Arbeitsalltag sind wir oft mit einer Fülle von Aufgaben konfrontiert, die scheinbar alle gleichzeitig erledigt werden müssen. Die Frage, wie wir diese Prioritäten am besten setzen und bewältigen können, kann zuweilen verwirrend sein. Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob Sie einfach nach dem Prinzip “First come – first served” vorgehen sollten, oder ob es klüger ist, die langwierigen Aufgaben bis zum Schluss aufzuschieben und sich zuerst um die Kleinigkeiten zu kümmern?

Die Antwort ist komplex und hängt von verschiedenen Faktoren ab. In diesem Artikel werden wir Ihnen helfen, die richtige Priorisierungsmethode für verschiedene Arbeitsanforderungen zu finden, um Ihre Arbeitsbelastung effektiv zu bewältigen und dabei entspannter zu arbeiten.

Bewährte Priorisierungsverfahren aus der Praxis

Es gibt in der Praxis drei weitverbreitete Priorisierungsverfahren, die Ihnen helfen, Ihren Arbeitsbereich gut zu strukturieren und Ihre Zeit besser zu nutzen. Das zuerst entwickelte Prinzip ist das Pareto-Prinzip. Es entstand zu Beginn des 20. Jahrhunderts und geht auf den italienischen Ingenieur, Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto zurück. Das zweite ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Es wurde ungefähr zeitgleich mit dem ABC-Prinzip in der Mitte des 20. Jahrhunderts entwickelt. Für das ABC-Prinzip, das der General Electric Manager H. Ford Dickie entwarf, griff er unter anderem auch auf die Erkenntnisse von Pareto zurück. Diese Prinzipien sind also nicht vollkommen unterschiedlich, sondern ergänzen sich teilweise.

Effizientes Zeitmanagement: 80 % Ihrer Aufgaben in nur 20 % Ihrer Zeit

Vilfredo Pareto kam zu der einfachen Formel, dass 80 % der für die Zielerreichung wichtigen Aufgaben in 20 % der erforderlichen Arbeitszeit erledigt werden können. Das heißt, die restlichen 20 % der für die Zielerreichung bedeutsamen Aufgaben benötigen einen Aufwand von 80 % der erforderlichen Arbeitszeit. Entschlacken Sie Ihre Arbeitsbereiche daher nach dem Pareto-Prinzip. Als einfaches Rechenbeispiel:

Beträgt der Zeitaufwand für ein Projekt insgesamt 10 Stunden, so können 80 % davon in nur 2 Stunden erledigt werden. Die weiteren 8 Stunden stehen für die verbleibenden 20 % der Zielerreichung zur Verfügung. Hier können Sie nun überlegen, welche Aufgaben davon wirklich bedeutsam sind, welche Sie selbst erledigen müssen und welche Sie an Kolleg*innen oder Mitarbeiter*innen delegieren könnten. Sie werden entdecken, dass es Aufgabenteile gibt, die Sie nachher sogar getrost unerledigt lassen können, weil sie für den Projekterfolg nicht mehr von Bedeutung sind.

Mit der „Vierfelder-Tafel“ zur konkreten Einschätzung

Eisenhower unterteilte die zu erledigenden Aufgaben in „wichtig“ und „dringlich“. Wichtig sind fast alle Aufgaben – besonders aus Sicht der Auftraggebenden. Einige könnten sich vielleicht sogar von selbst erledigen. Dringlich sind Aufgaben dann, wenn zeitnah eine Handlung erforderlich ist. Es gibt also folgende Einteilung: 1. wichtig – dringlich, 2. wichtig – nicht dringlich, 3. nicht wichtig – dringlich und 4. nicht wichtig – nicht dringlich. In dieser Reihenfolge teilen Sie Ihre Prioritäten ein. Bei den Priorisierungen mit den Ziffern 3 und 4 überlegen Sie, ob Sie Hilfe und Unterstützung für diese Tätigkeiten finden können. Delegieren Sie diese Teilbereiche, damit Sie Ihre wertvolle Zeit für Arbeiten der Priorität 1 und 2 nutzen können. Führen Sie sich dabei vor Augen, dass unwichtige Aufgaben zwar häufig dringend gemacht werden müssen, aber nur eine niedrige Priorität haben.

ABC oder MoSCoW– aus 4 mach 3

Konkrete Zielvorgaben sind für die Prioritätensetzung das Nonplusultra. Noch stärker als das Pareto- und das Eisenhower-Prinzip ist die ABC-Methode auf die drei Prioritätsstufen der Bearbeitung fokussiert. Hier werden jetzt die zu erledigenden Aufgaben für die Zielerreichung nach dem 80:20-Verfahren eingeordnet. Welche Tätigkeiten sind dabei für den größten Teil der Zielerreichung verantwortlich? Wenn beispielsweise 20 % Ihrer Kunden zu 80 % Ihres Unternehmensgewinns beitragen, haben Sie den Arbeitsschwerpunkt bereits ermittelt. Wenn Ihre Zielvorgabe nun zum vorgegebenen Datum „Gewinnsteigerung um x %“ lautet, hilft Ihnen dies bei der Einschätzung der Zielvorgaben und der vorzunehmenden Priorisierung. Letztere ermitteln Sie mit dem Verfahren nach dem Eisenhower-Prinzip in den Prioritätsstufen 1-3. Prioritätsstufe 4 gibt es in diesem Fall nicht, denn da die Aufgaben weder wichtig noch dringlich sind, sollten sie für die Zielerreichung vernachlässigt werden.

Sie können Priorisierungen auch nach dem MoSCoW- oder MSCW-Schema vornehmen: „must“, „should“, „could“, „won’t“. Durchgeführt werden die drei wichtigsten Prioritätsbereiche. Could-Prioritäten werden dabei als „Nice-to-have“-Features bezeichnet. Sie sind für die Zielsetzung nicht zwingend erforderlich und in der Bearbeitung entsprechend zu behandeln.

Was Sie sonst noch berücksichtigen sollten

Wenn Sie den Zeitbedarf für die einzelnen Aufgaben bewertet haben, wissen Sie ungefähr, wie viel Arbeitszeit Sie für das ganze Projekt benötigen. Vergessen Sie nicht die zahlreichen kleinen „Zeitfresser“, die Ihren ausgeklügelten Zeitplan schnell durcheinanderbringen können. Da wären beispielsweise die Sichtung und Beantwortung von E-Mails, Telefongespräche, Meetings und Rücksprachen. Auf Ihren Arbeitsplatz bezogen können Sie diese Liste sicherlich noch erweitern. Versuchen Sie, hierfür feste Zeitkontingente einzuplanen. Schauen Sie nicht ständig in Ihren Posteingang, sondern legen das Lesen von E-Mails in bestimmte Zeitfenster – zum Beispiel zweimal am Tag eine vorgegebene Dauer zu bestimmten Uhrzeiten. Stellen Sie Schritt für Schritt für sich einen Arbeitsplan auf. Schaffen Sie sich so zwischen den reservierten Zeiten für E-Mails, Meetings und Rücksprachen Raum für produktive Arbeit.

Zu guter Letzt

Es gibt nichts, was so alt ist wie die Priorisierung von gestern! Zielvorgaben, Arbeitsabläufe und Prioritätenlisten müssen Sie daher immer wieder auf Aktualität prüfen. Neue Aufgaben erfordern eine Neubewertung der bereits bestehenden Priorisierungen.

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.