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Mit diesen 8 Tipps nutzen Sie Absagen für Ihr Employer Branding

Mit diesen 8 Tipps nutzen Sie Absagen für Ihr Employer Branding

Eine der unangenehmsten Aufgaben im Personalwesen ist das Verfassen von Absageschreiben für Bewerbungen. Oftmals wird hierbei nur wenig Zeit und Mühe investiert, und es werden kurze, standardisierte Formulierungen verwendet. Dabei kann die Art und Weise, wie Absagen erteilt werden, einen erheblichen Einfluss auf das Arbeitgeberimage haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie trotz einer negativen Nachricht einen positiven Eindruck hinterlassen können.
Absagen, Employer Branding
Lecturio Redaktion

·

16.10.2023

Inhalt

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden und sichern Sie den Erfolg und die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens

Die Mitteilung an Bewerber*innen, dass sie für eine Stellenbesetzung nicht ausgewählt wurden, ist keine einfache Aufgabe. Die Verantwortung für diese Aufgabe zu übernehmen und den Bewerber*innen eine angemessene Rückmeldung zu geben, ist jedoch eine respektvolle Vorgehensweise.

Dass Sie sich für einen einzigen Bewerber oder Bewerberin entscheiden und folglich alle anderen ablehnen müssen, lässt sich nicht verhindern. Entscheidend ist, auf welche Art und Weise Sie dies tun. Wie in jeglicher Form der zwischenmenschlichen Kommunikation gilt auch hier: Es kommt auf den richtigen Ton an.

1. Gehen Sie respektvoll mit dem Bewerber um

Wenn Sie ein Absageschreiben verfassen, in dem Sie einem Bewerber Wertschätzung entgegenbringen, wirkt sich das positiv auf Ihr Arbeitgeber-Image aus. Es gibt kaum eine kostengünstigere Employer-Branding-Maßnahme.

„Absageschreiben haben Einfluss auf das Image eines Unternehmens als Arbeitgeber*in – positiv wie negativ. Oft folgt auf eine mühsam ausgearbeitete Bewerbung bloß eine kurze und standardisierte Absage. Damit sorgen Personaler nicht nur für Frust bei den abgelehnten Kandidaten, sondern schaden auch der eigenen Arbeitgebermarke“, so Erik Bethkenhagen, Geschäftsführer von Kienbaum Communications, einer Unternehmensberatung, die jährlich einen Preis für die besten Absageschreiben auslobt.

2. Lassen Sie den Bewerber nicht unnötig lange warten

Dass Sie zügig reagieren müssen, wenn Sie einen guten Bewerber als Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gewinnen wollen, versteht sich von selbst. Doch auch wenn es um Absagen geht, sollten Sie sich nicht unnötig viel Zeit lassen, bis Sie das entsprechende Schreiben versenden oder den unerfreulichen Anruf tätigen. Der Bewerber wird es zu schätzen wissen, wenn Sie ihn nicht länger als 1 Woche warten lassen.

3. Zeigen Sie Verständnis für die Situation des Bewerbers

Viele Bewerber investieren sehr viel Zeit und Sorgfalt in die Erstellung ihrer Bewerbungsunterlagen. Grund genug, sie im Gegenzug ebenfalls nicht mit Standardfloskeln abzufertigen. Bereits im einleitenden Absatz sollten Sie sich für die aufgewendete Mühe bedanken und Ihr Bedauern äußern, diese nicht belohnen zu können.

4. Wählen Sie individuelle und positive Formulierungen

Mit Standardformulierungen laufen Sie Gefahr, falsche Botschaften zu vermitteln. Das gilt auch für Komplimente in Form von Negationen, wie etwa in der Aufforderung, die „Absage nicht als Kritik an der eigenen Person“ zu verstehen. Entgegen Ihrer Absicht, lösen Sie so negative Gefühle beim Bewerber aus.

Wählen Sie stattdessen wohlwollende und lobende Formulierungen. War ein Bewerber in die engere Auswahl gekommen oder haben bestimmte Aspekte seines Profil in besonderer Weise Ihre Aufmerksamkeit geweckt, zögern Sie nicht, dies zu erwähnen.

5. Begründen Sie Ihre Entscheidung

Jeder Bewerber möchte wissen, warum er nicht für die Besetzung einer Stelle infrage kam. Geben Sie Erläuterungen zum Auswahlverfahren. So wird der Bewerber Ihre Absage leichter nachvollziehen können. Wenn Sie ihm mitteilen, dass er eine bestimmte Anforderung nicht erfüllt hat, machen Sie ihm hierdurch möglicherweise klar, welche Maßnahmen er ergreifen kann, um in Zukunft besser aufgestellt zu sein.

6. Beachten Sie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Absageschreiben individuell zu gestalten, achten Sie in jedem Fall darauf, keinen Ablehnungsgrund zu nennen, der als diskriminierend aufgefasst werden könnte. Eine unglücklich ausgedrückte Begründung, die etwa auf das Alter oder das Geschlecht des Bewerbers Bezug nimmt, kann eine Diskriminierungsklage und Schadenersatzforderungen nach sich ziehen. Beachten Sie die Richtlinien des AGG.

Wenn Sie in Ihrem Absageschreiben ausschließlich mit Blick auf die gewünschte Qualifikation und auf die Stellenanforderungen argumentieren, bleiben Sie im gesetzlichen Rahmen und erfüllen gleichzeitig den Wunsch des Bewerbers nach einer plausiblen Erklärung für Ihre Entscheidung. Um sicherzugehen, sollten Sie sich über mögliche Formulierungen mit einem Juristen abstimmen.

7. Zeigen Sie Kommunikationsbereitschaft

„Wenn Sie ein ausführliches Feedback wünschen, können Sie sich selbstverständlich bei uns melden. Wir stehen gern für ein Gespräch zur Verfügung.“ Mit einem solchen Angebot signalisieren Sie dem Bewerber, dass Sie den Kontakt an diesem Punkt nicht für beendet erklären.

8. Machen Sie dem Bewerber Mut

Erfüllt ein Bewerber die Anforderungen für eine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen, kann aber zum aktuellen Zeitpunkt nicht eingestellt werden, sollten Sie ihn ermuntern, sich in Zukunft wieder zu bewerben. So bezeugen Sie ihm Ihr grundsätzliches Interesse an einer Zusammenarbeit. In diesem Fall kann eine Absage auch motivierend wirken.

Zusammenfassender Tipp

Eine wertschätzende Kommunikation mit Bewerber*innen ist ein wichtiges Employer-Branding-Instrument. Das gilt auch und insbesondere für den Fall, dass Absagen ausgesprochen werden müssen. Der Bewerber wird enttäuscht sein über die negative Rückmeldung. Treffen Sie darin aber den richtigen Ton, wird er Ihr Unternehmen dennoch in guter Erinnerung behalten. Er wird möglicherweise in sozialen Netzwerken von seinen positiven Erfahrungen berichten und damit zur Stärkung Ihres Arbeitgeber-Images beitragen. So stellen Sie sicher, dass Sie auch weiterhin Bewerbungen von qualifizierten Fachkräften erhalten.

Quellen

Wertschätzende Absagen schreiben via business-wissen.de

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Die Deutsche Gesellschaft für Verbraucherstudien (DtGV) hat Lecturio zum Branchen-Champion unter den deutschen Online-Kurs-Plattformen gekürt. Beim Kundenservice belegt Lecturio den 1. Platz, bei der Kundenzufriedenheit den 2. Platz.

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Für herausragende Kundenzufriedenheit wurde Lecturio von der Deutschen Gesellschaft für Verbraucherstudien (DtGV) mit dem deutschen B2B-Award 2022 ausgezeichnet.
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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.