Maximale Effizienz: 8 Tipps gegen Zeitkiller

8 Tipps gegen Zeitkiller

Tipp 1: Holen Sie das Maximum aus Ihrer Zeit heraus

Ein Tag hat 24 Stunden – daran werden auch Sie mit ständiger Erreichbarkeit oder langen Überstunden nichts ändern können. Zeitmanagement bedeutet daher, das Maximum aus Ihrer Zeit herauszuholen. Ganz konkret: Sie werden Ihre Arbeitsabläufe reorganisieren, strukturieren und priorisieren. Zunächst wollen wir uns kleinen Hinweisen zuwenden, bevor wir den Nutzen eines Tagesplans erläutern.

Tipp 2: Halten Sie eine sinnvolle Ordnung

Lassen Sie sich von jedem Telefonat und jeder E-Mail aus dem Konzept bringen, brauchen Sie sich nicht darüber zu wundern, am Ende des Arbeitstages zu nichts gekommen zu sein. Sorgen Sie für eine gute Ordnung, sowohl, was Ihren Schreibtisch, als auch Ihr virtuelles Postfach angeht. Nutzen Sie entsprechende Tools oder erstellen Sie ein sinnvolles Ordner-System im E-Mail-Programm.

Tipp 3: Überprüfen Sie Smartphone und Messenger nur zu festen Zeiten

Überprüfen Sie Smartphone und Laptop wenn möglich nur zu festen Zeiten, anstatt auf jedes Blinken einzugehen. Löschen Sie bereits beantwortete oder irrelevante E-Mails sofort und formulieren Sie Ihre Antworten kurz und sachlich. Ihre Kollegen haben schließlich genauso wenig Zeit wie Sie.

Tipp 4: Vermeiden Sie Multi-Tasking

Arbeiten Sie nicht halbherzig, sondern immer mit voller Konzentration. Merken Sie, dass Ihre Kräfte schwinden, machen Sie am besten eine kurze Entspannungspause. Sorgen Sie für ein Arbeitsumfeld, in dem Sie möglichst störungsfrei arbeiten können. Belohnen Sie sich nach erfolgreich erledigten Tätigkeiten. Arbeiten Sie eine Aufgabe nach der nächsten ab und vermeiden Sie Multi-Tasking. Flüchtigkeitsfehler sind große Zeitkiller, genau wie sinnlose Meetings.

Berufen Sie Sitzungen nur dann ein oder nehmen Sie nur dann daran teil, wenn sich der Sachverhalt nicht anders lösen lässt. Haben Sie das Gefühl, in einem verpflichtenden Meeting Ihre Zeit zu verschwenden, sprechen Sie das offen an und präsentieren Sie einen Lösungsvorschlag.

Tipp 5: Behalten Sie Ihren Tag im Blick

Damit Sie einen Überblick über Ihre Aufgaben gewinnen, erstellen Sie am besten einen Tagesplan. Was für Tätigkeiten stehen heute an und mit wie viel Arbeitsaufwand rechnen Sie jeweils? Welchen Stellenwert haben die anstehenden Arbeitsschritte für Ihren Arbeitgeber und Ihre Karriereplanung? Erstellen Sie die Übersicht in aller Ruhe, aber fassen Sie sich so kurz wie möglich. Bleiben Sie realistisch und planen Sie lieber zu viel, als zu wenig Zeit ein.

Denken Sie dabei lieber in kleinen Sprints anstatt in Marathons. Teilen Sie große Aufgaben in mehrere Schritte von maximal zwei Stunden. Sonst steigt ohnehin das Risiko, dass Sie sich in unwichtigen Details verlieren. Gleichartige Aufgaben fassen Sie in Blöcken zusammen, die Sie am besten direkt hintereinander abarbeiten.

Ob händisch mit Zettel und Papier oder auf Ihrem mobilen Device, eine solche Übersicht ist schnell erstellt und hilft enorm, Ihre begrenzte Arbeitszeit möglichst effektiv zu nutzen. Auf einen Blick können Sie nun erkennen, welche Aufgaben Priorität haben und welche warten können. Ihr Geist freut sich, denn Ihre Erinnerung muss sich nicht mehr mit all den Terminen und Daten herumschlagen. Werfen Sie einfach einen Blick auf Ihren Tagesplan und Sie haben wieder alles im Überblick. Daher empfehlen wir Ihnen allgemein, so viel wie möglich schriftlich zu notieren.

Tipp 6: Behalten Sie einen klarem Kopf wie Präsident Eisenhower

Haben Sie Probleme, die besonders wichtigen Aufgaben zu erkennen, nutzen Sie einfach das Eisenhower-Prinzip. Demnach teilen Sie alle anstehenden Aufgaben in wichtig und oder dringlich ein. Wichtig ist jeder Arbeitsschritt, der Sie in Ihrem Unternehmen weiterbringt. Dringlich sind Tätigkeiten, die essentiell für Ihr Unternehmen sind. Die Präsentation über die Geschäftszahlen ist also wichtig, dringlich dagegen das Projekt Ihres Großkunden.

Nun erledigen Sie zuerst alle Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Danach arbeiten Sie dringliche Tätigkeiten ab. Zeichnet sich ab, dass diese Ihr Zeitfenster sprengen, werden Sie aktiv und kümmern Sie sich frühzeitig um eine Lösung. Wichtige Aufgaben können dagegen warten. Arbeitsschritte, die Sie weder als wichtig, noch als dringlich eingestuft haben, sollten Sie natürlich gar nicht erst bearbeiten.

Behalten Sie den Tagesplan im Auge und halten Sie sich daran! Notieren Sie außerdem, wie lange sie tatsächlich für einzelne Aufgaben brauchen. Das hilft Ihnen dabei, bei der künftigen Tagesplanung Ihren Arbeitsaufwand immer präziser einzuschätzen. Überprüfen Sie sich regelmäßig, aber erwarten Sie keine Wunder und vergeben Sie sich Fehler. Das Patentrezept für richtiges Zeitmanagement existiert nicht – daher sind Rückschläge und Umwege unvermeidlich. Sind Sie mit dem Prinzip des Tagesplans vertraut, können Sie das System ohne weiteres auf eine Woche, einen Monat und ein Jahr übertragen.

Tipp 7: Stürzen Sie sich zuerst auf die unbeliebten Aufgaben

Arbeitsexperten empfehlen schon lange:

Erledigen Sie die unangenehmsten Aufgaben als erstes.

Anstatt sich stundenlang mit dem Ausblick auf eine anstrengende Tätigkeit zu quälen, stürzen Sie sich also künftig auf unbeliebte Herausforderungen.

Außerdem sollten Sie ihre Leistungshochs nicht mit unwichtigen Aufgaben verschwenden. Etwa 60 Prozent der Deutschen sind sogenannte Morgenmenschen, die ein Hoch am Morgen und ein Zweites gegen Nachmittag haben. Unmittelbar nach der Mittagspause dagegen herrscht bei den meisten Arbeitnehmern ein ausgeprägtes Tief. Kennen Sie Ihren Biorhythmus, können Sie Ihre Hochzeiten verlässlich voraussagen und nutzbringend mit Ihrem Tagesplan abstimmen.

Tipp 8: Schärfen Sie Ihre Vision

Vergessen Sie nicht, dass nach getaner Arbeit Entspannung folgen sollte. Auch wenn sich Privates und Berufliches immer schwerer auseinanderhalten lassen, sollten Sie unbedingt auf Ihre Work-Life-Balance achten. Davon profitieren nicht nur Ihr Körper und Geist, sondern auch Ihre Arbeitsleistung. Können Sie Ihre Freizeit entspannt genießen, arbeiten Sie auch besonders diszipliniert. Powern Sie sich nach nervigen Meetings mit Sport aus, gehen Sie Ihren Hobbys nach und lassen Sie Smartphone und Laptop nach Feierabend wann immer möglich abgeschaltet.

Mitarbeiter, die sich kaum mit den Zielen ihres Unternehmens identifizieren, wenig Sinn in ihrer Tätigkeit sehen oder für sich keine langfristige Perspektive in der Firma erkennen, werden sich nicht mit hundert Prozent einbringen. Daher sollten auch Sie sich in einer ruhigen Minute auf Ihre persönlichen Ziele und Ihre Motivationshaltung besinnen.

Welche Position könnten Sie mit Ihrer Arbeit erreichen? In welchen Punkten stimmen Firmenphilosophie und Ihre Einstellungen überein? Warum ist gerade Ihr Beitrag für das Unternehmen unersetzlich und was zeichnet gerade Sie für diese Tätigkeit aus? Entwickeln Sie Ihre große Vision und entdeckten Sie auch in kleinen, eher unwichtigen Aufgaben einen Sinn für Ihre Zukunft. Gelingt Ihnen das nicht, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten. Kein Chef wird es Ihnen übelnehmen, mehr Verantwortung und komplexere Arbeiten übernehmen zu wollen.

Vielleicht ist auch eine Weiterbildung oder ein berufsbegleitendes Seminar genau das Richtige, um Ihren gestressten Geist neues Leben einzuhauchen. Doch vor allem:

Genießen Sie jede freie Minute, die Sie durch Zeitmanagement einsparen!