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vom 12.09. – 14.09.2023 | Stand N.41, Halle 5.1 | Koelnmesse

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Zeitmanagement: So verschieben Sie keine Aufgabe mehr auf morgen

Zeitmanagement: So verschieben Sie keine Aufgabe mehr auf morgen

Zugegeben, vor der dritten Tasse Kaffee war ich weder ansprechbar noch fähig, wirklich klare Gedanken zu fassen. An einen strukturierten Tagesbeginn war dabei nicht zu denken. Da tat ich es doch lieber Millionen Menschen gleich, die sich in Social-Media-Netzwerke vergraben, um vermeintlich “up to date” zu bleiben oder einfach nur um mitreden zu können. Zwei Stunden später haben sich dann die leichten Kopfschmerzen so weit gesteigert, dass ich nicht mehr vor dem Rechner sitzen konnte und zumindest eine Kleinigkeit essen musste, da mein Magen nach so viel Kaffee sonst auch noch zu rebellieren begann.
zeitmanagement
Lecturio Redaktion

·

01.12.2023

Inhalt

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Wo tat ich das? Na klar, vor dem Fernseher – um vermeintlich gut recherchierte Reportage zu sehen. Nachdem nun schon mindestens vier Stunden des Tages einfach so verstrichen sind und effektiv rein gar nichts passiert ist, fiel mir doch noch die lange To-do-Liste ein, die ich dann bis spät nachts kreuz und quer abzuarbeiten versuchte – die Beantwortung von Mails und Telefonaten erledigte ich zwischendurch.

Am nächsten Morgen dann erklärte ich einmal mehr meiner Kaffeemaschine, dass sie nun schnell das heiße Getränk produzieren müsse, da ich als “Nachtmensch” schließlich mal fit werden müsse – und das, bevor ich mich wieder in die Social-Media-Ausrede flüchtete und à la “Und täglich grüßt das Murmeltier” die Ineffektivität in Reinkultur von vorne begann. Zeitmanagement war in diesem Lebensstil ein Fremdwort.

Sicherlich habe ich nicht alle Vorurteile genannt, aber die meisten werden sich in dem einen oder anderen Satz bestimmt wiederfinden. Wie aber kann es anders werden? Mit der Fokussierung auf Ziele, mit der Nutzung eigener Stärken und mit einer effizienten Zeiteinteilung, die auf Routinen aufbaut.

Nachdem ein effektiver Lebensstil auch ein Stück weit neu “erlernt” werden muss, begeben wir uns zurück in die Schulzeit – und schreiben nun zunächst eine Art “Stundenplan”. Dort werden alle privaten und beruflichen Termine eingetragen. Achten Sie darauf, etwaige Fahrzeiten mit zu kalkulieren. An dieser Stelle schon ein erster Praxistipp: Gerade Fahrtzeiten eignen sich dazu, mit dem Anhören von Hörbuchern effektiv genutzt zu werden. Die Vertonung eines Bestsellers kann so für Ausgeglichenheit hinterm Steuern sorgen.

Mit physischer Fitness zu mehr Leistungsfähigkeit

Sind alle Termine eingetragen? Und wo steht die Morgengymnastik? Planen Sie mindestens zweimal am Tag 20-minütige Trainings ein, die Ihrem Kopf eine kognitive Auszeit gönnen und Ihnen darüber hinaus noch eine Portion Energie zurückgeben. Den Rest der Tage reservieren Sie für verschiedene Arbeitsblöcke, die Sie – je nach individueller Leistungsfähigkeit – bewerten.

Ein Arbeitsblock kann beispielsweise “E-Mails beantworten” heißen. An dieser Stelle sei gesagt: Morgens und abends sind denkbar ungünstige Zeiträume, um E-Mails zu bearbeiten. Praxistipp: Natürlich ist es illusorisch zu glauben, dass alle E-Mails sofort zu beantworten sind. All die Anfragen, die Ihre E-Mail-Zeit unverhältnismäßig sprengen würde, terminieren Sie auf einen anderen Termin.

Neben “E-Mails beantworten” wird es in der Regel auch Arbeitspakete geben, die “Rückrufliste” heißen oder “Social Media”. Tipp: Aktualisieren Sie mit Abarbeitung von E-Mails oder Telefonanrufen zeitgleich Ihren Kalender, legen Sie sich vereinbarte Abgabetermine auf Wiedervorlage und dokumentieren Sie getroffene Vereinbarungen. Empfehlenswert ist darüber hinaus ein Zeitfenster für “High Priority”-Themen und für die Bearbeitung der To-do-Liste.

Diese hat sicherlich jeder Mensch in der einen oder anderen Weise – wichtig ist aber, auch aktiv mit ihr zu arbeiten, sonst wird die To-do-Liste schnell zur Aufzählung unbearbeiteter Aufgaben, die täglich länger wird und letztendlich auch nicht mehr leistbar ist. Wichtig ist also hier (genau wie beim Terminkalender): Festgelegte Aktionen müssen auch erledigt werden.

Dafür ist es wichtig, dass die Ziele realistisch sind und die Priorisierung verlässlich ist. An dieser Stelle sei gesagt: Übung macht den Meister. Denn mit Beginn des Zeitmanagements werden ihre Listen und Terminpläne noch sehr voll sein, bis Sie sich dann doch überlegen, ein paar wichtige Tipps in die Tat umzusetzen, die doch recht radikal klingen:

Sagen Sie Nein, nehmen Sie nicht an jedem Meeting teil, lassen Sie E-Mails und Telefonate unbeantwortet, wenn diese nicht zur Erreichung des erklärten Zieles beitragen, und deaktivieren Sie Benachrichtigungen von E-Mail-Providern und Netzwerken – kurz: hängen Sie (bildlich gesprochen) das “Bitte-nicht-stören”-Schild auf. Konnten Sie diesen Schritt erfolgreich meistern, sind Sie bereit für die Not-to-do-Liste, auf der Sie alle Zeitfresser notieren, denen Sie nicht weiterhin etwas von Ihrem kostbaren Gut abgeben möchten.

Schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen

Ein weiteres kostbares Gut ist Ihre Energie – und die gewinnen Sie nicht über viel Kaffee (den sollten Sie nämlich lieber in Ihrer freien Zeit genießen), sondern über reichlich Mineralwasser und gesunde Snacks mit Obst und Gemüse. Darüber hinaus ist es sinnvoll, Energie- und Zeitfresser rigoros zu eliminieren und attraktive Rahmenbedingungen zu schaffen:

Dafür muss Ihr Arbeitsplatz nicht klinisch rein sein, doch sollte ein Grundmaß an Ordnung vorherrschen, um die Zeit nicht erst ins Aufräumen investieren zu müssen, wenn doch gerade die kognitive Hochphase eingeläutet wurde. Aufräumen und Ablage machen passt übrigens gut auf die 5-Minuten-Liste – denn mithilfe dieser erledigen sich kleine Dinge, die weniger als fünf Minuten Zeit kosten, fast “nebenbei”.

Mit diesen “Kleinstaufgaben” beherrschen Sie Ihren Alltag, ohne dabei den Fokus auf Ihre Ziele zu verlieren. Realistischerweise müssen auch immer wieder Unterbrechungen eingeplant werden, die unvorhersehbar sind, aber Sie nur dann nicht ins Terminchaos stürzen, wenn Sie von vornherein eingeplant und kalkuliert sind.

Grundsätzlich gilt in der Welt des effektiven Zeitmanagements auch: Fokussierung statt Multitasking. Eine konzentrierte Abarbeitung eines Themas in idealerweise mehreren Aufgabenblöcken, die jeweils nach 90 Minuten eine Pause beinhalten sollten, ist effizienter, als der Versuch, möglichst viele Aufgaben parallel zu bewerkstelligen oder zehn Stunden am Stück kognitive Arbeit leisten zu wollen.

Die Fehlerquote würde aufgrund mangelnder Pausen derart in die Höhe schnellen, dass Sie mehr Zeit in die Nacharbeit stecken müssten, als wenn Sie gleich von Beginn an mehr Perfektionismus an den Tag gelegt hätten. Haben Sie nicht ausreichend Wissen in einem Bereich, versuchen Sie die Aufgabe zu delegieren und sich besser auf Ihre eigenen Stärken zu konzentrieren. Das ist zielführender, als sich mit einem Randthema auseinanderzusetzen, was zeitintensiv ist und womöglich nur einmal von Ihnen gefordert wird.

So gewinnen Sie Zeit für sich selbst

Das Thema Zeitmanagement möchte ich nun noch mit ein paar Zeitspartipps abschließen. Wenn Sie im täglichen Leben Zeit sparen, können Sie diese wiederum für sich selbst effizient und effektiv nutzen. Wie das geht? Kombinieren Sie ähnliche Aufgaben und reduzieren Sie Ihr Tagespensum auf drei große Aufgabenblöcke.

Ziele, die Sie sich setzen, müssen immer auch erreichbar sein, sonst ist Frust vorprogrammiert. Agieren Sie antizyklisch – ein Beispiel: Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht damit, dann zum Supermarkt zu fahren, wenn gerade Markt ist und Sie sicherlich eine halbe Stunde allein schon mit dem Suchen eines Parkplatzes zubringen werden. Nutzen Sie Ihren Stundenplan, um Ihrem Gehirn Routine zu bieten. Und räumen Sie sich auch Freiräume für sich selbst ein – um ganz privat ein Buch über Zeitmanagement zu lesen und dabei in Ruhe eine Tasse Kaffee zu genießen.

Die Lecturio-Redaktion

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Lecturio und die Exporo-Gruppe wurden für ihre digitale Compliance-Akademie mit dem eLearning Award 2023 ausgezeichnet.

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Lecturio und die TÜV SÜD Akademie erhielten für den gemeinsam entwickelten Online-Kurs zur Vorbereitung auf den
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Comenius-Award 2019

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Die Lecturio Business Flat erhielt 2019 das Comenius-EduMedia-Siegel, mit dem die Gesellschaft für Pädagogik, Information und Medien jährlich pädagogisch,  inhaltlich und gestalterisch
herausragende didaktische Multimediaprodukte auszeichnet.

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Die International E-Learning Association, eine Gesellschaft für E-Learning Professionals und Begeisterte, verlieh der Lecturio Learning Cloud die Gold-Auszeichnung in der Kategorie “Learning Delivery Platform”.

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B2B Award 2020/2021

Die Deutsche Gesellschaft für Verbraucherstudien (DtGV) hat Lecturio zum Branchen-Champion unter den deutschen Online-Kurs-Plattformen gekürt. Beim Kundenservice belegt Lecturio den 1. Platz, bei der Kundenzufriedenheit den 2. Platz.

B2B Award 2022

Für herausragende Kundenzufriedenheit wurde Lecturio von der Deutschen Gesellschaft für Verbraucherstudien (DtGV) mit dem deutschen B2B-Award 2022 ausgezeichnet.
In der Rubrik Kundenservice deutscher Online-Kurs-Plattformen belegt Lecturio zum zweiten Mal in Folge den 1. Platz.

Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.