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Das Pareto-Prinzip: Wie 20 % Aufwand zu 80 % Erfolg führen können

Das Pareto-Prinzip: Wie 20 % Aufwand zu 80 % Erfolg führen können

Was haben Vilfredo Pareto und Pablo Picasso gemeinsam? Es sind prominente Köpfe, die uns anregen, unsere Vorstellungen von Leistung und Erfolg zu hinterfragen. Gerade wenn man sich auf weniger konzentriert, kann man Herausragendes erreichen. Wir erklären Ihnen, warum es manchmal ratsam sein kann, seine Prioritäten zu verschieben und wie Sie so viel Zeit sparen können.
80 20 Regel Arbeit, pareto-prinzip beispiele alltag,
Lecturio Redaktion

·

27.10.2023

Inhalt

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden und sichern Sie den Erfolg und die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens

Input von unerwarteter Stelle

Wer kennt das nicht? Auf dem Schreibtisch stapeln sich 20 Bücher und 30 Aufsätze, die durchgearbeitet werden wollen, aber wir fragen uns, ob wir die ganze Literatur jemals bewältigen werden und ob wir nach der Lektüre wirklich klüger sind. Die Glosse, die wir in der Bahn auf dem Weg zur Arbeit lesen, gibt uns dagegen oft neue Ideen und Einblicke, die wir nicht erwartet haben. Mit diesem Phänomen hat sich bereits ein großer Denker befasst.

Das Pareto-Prinzip als ökonomische Regel

Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto (1848–1923) fand bei Untersuchungen des italienischen Landbesitzes heraus, dass 80 % des Bodens 20 % der Bevölkerung gehörten. Diese 80/20-Regel wurde daraufhin auf viele andere Zusammenhänge übertragen. Das hört sich zunächst etwas weit hergeholt an, aber diese 20/80 Regel trifft man im Alltag häufig an.

So erwirtschaften 20 % der Belegschaft eines Betriebes 80 % des Umsatzes und 20 % der Kunden nehmen 80 % der produzierten Waren ab. Es müssen nicht immer 80/20 sein, sondern können im Extremfall auch 1/99 sein. Wesentlich ist, dass wir das Prinzip hinter dem Phänomen erkennen.

Mit 20/80 die Arbeit organisieren

In die Arbeitsorganisation hat das Pareto-Prinzip schon Einzug gehalten. Konkret bedeutet dies, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Noch verlockender ist die Vorstellung, dass allein 20 % des Aufwandes satte 80 % des Erfolges bringen.

Auf das Beispiel zu Beginn bezogen heißt das, dass ein Löwenanteil der Leseanstrengungen nicht mit 80 % der Erkenntnis korreliert. In seinem Roman „Murp!“ beschreibt Oliver Uschmann die Kunst der Unvollkommenheit, auch er weist darauf hin, dass ein Arbeitstag zu 20 % aus richtiger Arbeit und zu 80 % aus Nebensächlichkeiten besteht.

Verändern Sie Ihr Leben mit dem Pareto-Prinzip!

Diese Erkenntnis kann nun auch auf unsere eigene Arbeit angewandt werden. Wollen Sie Ihren Arbeitsalltag optimieren, sollten Sie Ihre bisherige Arbeitsweise überdenken. Stellen Sie sich einige Fragen und versuchen Sie, diese möglichst ehrlich zu beantworten. Einige Beispiele:

  • Kenne ich die 20 % meiner Arbeit, die 20 % meines Erfolges ausmachen?
  • Welche 80 % blockieren mich?
  • Welche 20 % meiner Zeit sind die produktivsten?

Für die Umsetzung während des Arbeitstages kann das bedeuten, dass Sie sich Zeitfenster einrichten, z.B. zwei Stunden am Tag für „Nebensächlichkeiten“ einplanen, die allerdings erledigt werden müssen. Schreiben Sie am Vortag eine To-do Liste, was erledigt werden muss. Die Steuererklärung, Besorgungen in der Stadt oder Briefe zur Post bringen, können dazugehören.

Dieses Zeitfenster sollte nach Möglichkeit am Anfang Ihres Arbeitstages stehen, dann haben Sie den Kopf frei für Wesentliches und kommen weniger in Gefahr, sich mit Nebensächlichkeiten zu verzetteln. Aber nehmen Sie sich auch Zeit für schöne Nebensachen, z.B. eine ausgedehnte Kaffeepause.

Ebenfalls sollten Sie sich qualitativ hochwertige Zeit zum Arbeiten nehmen, vielleicht ebenfalls zwei Stunden, in denen Sie sich Ihren Kernaufgaben widmen. Wenn Sie z.B. an einem Aufsatz schreiben, sollten Sie sich zwei Stunden am Tag dafür freihalten, damit Sie kontinuierlich weiterarbeiten können. Es ist legitim, in der Zeit keine Anrufe anzunehmen oder E-Mails zu beantworten, denn das ist Zeit, die nur Ihnen gehört.

Setzen Sie sich realistische Ziele!

Manchmal kann es besser sein, sich auf weniges zu beschränken, und diese 20 % zu perfektionieren.

Kreative Geister kennen das Phänomen. Beim Schreiben merkt man, dass man besser textet, wenn man sich auf einige wenige Gedanken beschränkt, sich auf wenige Punkte konzentriert und diese präzise zu Papier bringt. Noch deutlicher wird dies bei der Bildenden Kunst: Man betrachtet eine Zeichnung und fragt sich, was macht ausgerechnet ein Kunstwerk, das nur aus wenigen Pinselstrichen besteht genial?

Ein bekannter und bekennender Underachiever war der Künstler Pablo Picasso. Er plädierte in einem bekannten Ausspruch ebenfalls dafür, sich zu beschränken und gerade so Großes zu erreichen.

You must always work not just within, but below your means. If you can handle three elements, handle only two… In that way, the ones you do handle, you handle with more ease, more mastery, and you create a feeling of strength in reserve

Das heißt, wenn man seine Mittel zurückschraubt, gewinnt man an Selbstvertrauen, da man Reserven behält. Aber nicht nur das, richtiges Können wird erreicht, indem man sich beschränkt. Denken wir an unseren zugestellten Schreibtisch zurück, bedeutet das, dass wir vielleicht das eine oder andere Buch in die Bibliothek zurückbringen könnten. Die Ziele sollten natürlich hoch gesetzt sein. Doch wenn man sich auf Wesentliches beschränkt, hat man die Chance, innerhalb kürzer gesteckter Bahnen meisterlich zu agieren.

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.