Input von unerwarteter Stelle
Wer kennt das nicht? Auf dem Schreibtisch stapeln sich 20 Bücher und 30 Aufsätze, die durchgearbeitet werden wollen, aber wir fragen uns, ob wir die ganze Literatur jemals bewältigen werden und ob wir nach der Lektüre wirklich klüger sind. Die Glosse, die wir in der Bahn auf dem Weg zur Arbeit lesen, gibt uns dagegen oft neue Ideen und Einblicke, die wir nicht erwartet haben. Mit diesem Phänomen hat sich bereits ein großer Denker befasst.
Das Pareto-Prinzip als ökonomische Regel
Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto (1848–1923) fand bei Untersuchungen des italienischen Landbesitzes heraus, dass 80 % des Bodens 20 % der Bevölkerung gehörten. Diese 80/20-Regel wurde daraufhin auf viele andere Zusammenhänge übertragen. Das hört sich zunächst etwas weit hergeholt an, aber diese 20/80 Regel trifft man im Alltag häufig an.
So erwirtschaften 20 % der Belegschaft eines Betriebes 80 % des Umsatzes und 20 % der Kunden nehmen 80 % der produzierten Waren ab. Es müssen nicht immer 80/20 sein, sondern können im Extremfall auch 1/99 sein. Wesentlich ist, dass wir das Prinzip hinter dem Phänomen erkennen.
Mit 20/80 die Arbeit organisieren
In die Arbeitsorganisation hat das Pareto-Prinzip schon Einzug gehalten. Konkret bedeutet dies, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Noch verlockender ist die Vorstellung, dass allein 20 % des Aufwandes satte 80 % des Erfolges bringen.
Auf das Beispiel zu Beginn bezogen heißt das, dass ein Löwenanteil der Leseanstrengungen nicht mit 80 % der Erkenntnis korreliert. In seinem Roman „Murp!“ beschreibt Oliver Uschmann die Kunst der Unvollkommenheit, auch er weist darauf hin, dass ein Arbeitstag zu 20 % aus richtiger Arbeit und zu 80 % aus Nebensächlichkeiten besteht.
Verändern Sie Ihr Leben mit dem Pareto-Prinzip!
Diese Erkenntnis kann nun auch auf unsere eigene Arbeit angewandt werden. Wollen Sie Ihren Arbeitsalltag optimieren, sollten Sie Ihre bisherige Arbeitsweise überdenken. Stellen Sie sich einige Fragen und versuchen Sie, diese möglichst ehrlich zu beantworten. Einige Beispiele:
- Kenne ich die 20 % meiner Arbeit, die 20 % meines Erfolges ausmachen?
- Welche 80 % blockieren mich?
- Welche 20 % meiner Zeit sind die produktivsten?
Für die Umsetzung während des Arbeitstages kann das bedeuten, dass Sie sich Zeitfenster einrichten, z.B. zwei Stunden am Tag für „Nebensächlichkeiten“ einplanen, die allerdings erledigt werden müssen. Schreiben Sie am Vortag eine To-do Liste, was erledigt werden muss. Die Steuererklärung, Besorgungen in der Stadt oder Briefe zur Post bringen, können dazugehören.
Dieses Zeitfenster sollte nach Möglichkeit am Anfang Ihres Arbeitstages stehen, dann haben Sie den Kopf frei für Wesentliches und kommen weniger in Gefahr, sich mit Nebensächlichkeiten zu verzetteln. Aber nehmen Sie sich auch Zeit für schöne Nebensachen, z.B. eine ausgedehnte Kaffeepause.
Ebenfalls sollten Sie sich qualitativ hochwertige Zeit zum Arbeiten nehmen, vielleicht ebenfalls zwei Stunden, in denen Sie sich Ihren Kernaufgaben widmen. Wenn Sie z.B. an einem Aufsatz schreiben, sollten Sie sich zwei Stunden am Tag dafür freihalten, damit Sie kontinuierlich weiterarbeiten können. Es ist legitim, in der Zeit keine Anrufe anzunehmen oder E-Mails zu beantworten, denn das ist Zeit, die nur Ihnen gehört.
Setzen Sie sich realistische Ziele!
Manchmal kann es besser sein, sich auf weniges zu beschränken, und diese 20 % zu perfektionieren.
Kreative Geister kennen das Phänomen. Beim Schreiben merkt man, dass man besser textet, wenn man sich auf einige wenige Gedanken beschränkt, sich auf wenige Punkte konzentriert und diese präzise zu Papier bringt. Noch deutlicher wird dies bei der Bildenden Kunst: Man betrachtet eine Zeichnung und fragt sich, was macht ausgerechnet ein Kunstwerk, das nur aus wenigen Pinselstrichen besteht genial?
Ein bekannter und bekennender Underachiever war der Künstler Pablo Picasso. Er plädierte in einem bekannten Ausspruch ebenfalls dafür, sich zu beschränken und gerade so Großes zu erreichen.
You must always work not just within, but below your means. If you can handle three elements, handle only two… In that way, the ones you do handle, you handle with more ease, more mastery, and you create a feeling of strength in reserve
Das heißt, wenn man seine Mittel zurückschraubt, gewinnt man an Selbstvertrauen, da man Reserven behält. Aber nicht nur das, richtiges Können wird erreicht, indem man sich beschränkt. Denken wir an unseren zugestellten Schreibtisch zurück, bedeutet das, dass wir vielleicht das eine oder andere Buch in die Bibliothek zurückbringen könnten. Die Ziele sollten natürlich hoch gesetzt sein. Doch wenn man sich auf Wesentliches beschränkt, hat man die Chance, innerhalb kürzer gesteckter Bahnen meisterlich zu agieren.
