Es kommt oft genug vor, dass Personen ihre beruflichen Wege verändern, sei es durch den Ruhestand, Kündigung oder den Wechsel des Arbeitgebers. Neben ihrer Arbeitskraft nimmt sie auch noch etwas anderes mit: Wissen. Je nachdem wie viel Verantwortung die Person im Unternehmen hatte, hat sie auch unterschiedliche Prozesse begleitet und verschiedene Aufgaben ausgeführt. Dabei hat die angestellte Person auch immer eine persönliche Note eingebracht – die mit ihr verloren geht.
Diesen Verlust so gering wie möglich zu halten, ist die große Herausforderung für jedes Unternehmen. Schließlich macht das Schlagwort Wissensgesellschaft auch nicht vor Firmen halt. Daher muss ein ausgereifter Wissenstransfer stattfinden. Der lässt sich aber nicht immer generalisieren.
Was ist Wissenstransfer?
Wissenstransfer in Unternehmen bezeichnet den systematischen Prozess, durch den relevantes Wissen, sei es in Form von Fachwissen, Erfahrungen oder Kompetenzen, von einer Quelle oder Person zu anderen Mitgliedern der Organisation übertragen wird. Dies geschieht mit dem Ziel, die Effizienz, Innovation und Leistungsfähigkeit der gesamten Unternehmensstruktur zu steigern.
Die drei Stufen des Wissenstransfers
- Wissen als Landkarte
Anstelle von Generalisierung müssen Unternehmen für jede neu besetzte Position einen geeigneten Weg finden, um das Wissen der Vorgänger*innen zu bewahren. Fachleute empfehlen grundlegend drei Phasen für einen erfolgreichen Wissenstransfer.
Benno Ackermann, Senior Knowledge Manager im Global Knowledge Management Competence Center der Credit Suisse, schlägt vor, als erstes eine Wissenslandkarte durch den Mitarbeitenden erstellen zu lassen. In diesem Schritt wird das Wissen festgelegt, das weitergegeben werden muss. Diese Phase ist von entscheidender Bedeutung und erfordert größtmögliche Detailliertheit.
2. Der eigentliche Wissenstransfer
Stufe zwei sieht den eigentlichen Transfer vor. Hier wird das Wissen an die Nachfolgeperson weitergegeben. Das funktioniert beispielsweise durch paralleles Arbeiten. So können Erfahrungen on the job vermittelt werden. Ist das jedoch nicht möglich, muss das Unternehmen alternative Methoden finden.
In der Praxis gibt es zahlreiche Beispiele, wie Wissen im Unternehmen gehalten werden kann. Eine vielversprechende Option sind beispielsweise Wikis im Intranet, in denen für jede Position informative Beiträge erstellt werden, die Aufgaben und Besonderheiten detailliert beschreiben. Darüber hinaus können Visualisierungen wie Bilder oder Mind-Maps eingesetzt werden, um Kontextinformationen effektiv zu veranschaulichen.
3. Die Förderung des Wissensaustauschs
Unabhängig von der gewählten Methode ist die Bereitschaft der Mitarbeitenden, ihr Wissen zu teilen, von entscheidender Bedeutung. Oftmals behalten Mitarbeitende ihr Wissen für sich und behindern so den Wissenstransfer. Um diesem Phänomen entgegenzuwirken, sollte das Wissensmanagement transparent sein und von allen in der Firma betrieben werden, nicht nur von den Mitarbeitenden, sondern auch von den Abteilungsleitungen und der Geschäftsführung.
Durch die Schaffung einer Kultur des Wissensaustauschs wird die Akzeptanz für den dritten Schritt gesteigert. Hierbei geht es darum, „das Erfahrungswissen des Vorgängers, soweit sinnvoll und mit vertretbarem Aufwand machbar, in niedergeschriebenes, explizites Wissen“ umzuwandeln. Ackermann empfiehlt dazu eine Art Journal des Wissenstransfers, in dem alles Wichtige geschrieben steht. Auch wenn das etwas Aufwand ist: Spätestens beim nächsten Personalwechsel kann dieses Dokument wieder beim Wissenstransfer genutzt werden.
