Mit dem einfachen Prinzip hinter Personal Kanban ersparen Sie sich so manche durchgemachte Deadline-Nacht. Die Methode stammt eigentlich aus dem Produktmanagement und der Softwareentwicklung und ist eine effiziente Alternative zur beliebten SCRUM-Technik. Multi-Tasking und parallele Arbeiten werden dabei minimiert, um den Work In Progress, den Arbeitsfluss zu optimieren, schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen und Probleme, gerade personelle Engpässe, frühzeitig zu entdecken. Arbeitsprozesse werden mit Kanban wie nebenbei überwacht, angepasst und verbessert.
Diese komplexe Management-Technik, die beim japanischen Autobauer Toyota entwickelt wurde, müssen Sie zum Glück gar nicht vollständig verstehen, um trotzdem mit der Visualisierungstechnik Personal Kanban einen gewaltigen Mehrwert für Ihr Arbeitsleben und Ihre Kollegen herauszuholen. Dazu brauchen Sie sich lediglich an drei einfache Regeln zu halten, die wir Ihnen nun genauer vorstellen wollen.
Mit Ihrer Signalkarte in den Flow
Der japanische Begriff Kanban lässt sich grob mit Signalkarte übersetzen. Mit Hilfe von Karten werden Projektprozesse dabei in einer flexiblen Tabelle visualisiert. Personal Kanban bricht das System zur Projektentwicklung auf die private Nutzung herunter. Im Gegensatz zur klassischen To-Do-Liste visualisiert die Methodik dabei den dynamischen Arbeitsprozess mit den Beziehungen zwischen einzelnen Aufgaben, was viele Vorteile mit sich bringt.
Ihre eigene Signalkarte ist schnell erstellt. Ein Flipchart eignet sich dazu genauso gut wie Stift und Papier oder Ihr mobiles Device. Dafür stehen zahlreiche kostenfreie wie kommerzielle Apps und Software-Tools wie Kanban Tool oder Kanbanik bereit. Allerdings empfehlen wir Einsteigern die Papiermethode. Haben Sie sich an die Kanban-Methodik gewöhnt, sollten auch webbasierte Tools kein Problem mehr darstellen.
Überlegen Sie sich zunächst, ob Sie sich einen Überblick über die nächsten Tage, Wochen oder Monate verschaffen wollen. Personal Kanban eignet sich für alle möglichen Planungszeiträume. Erproben Sie sich allerdings noch an der Visualisierungstechnik, empfehlen wir Ihnen, sich auf Ihrem Kanban Board zunächst auf maximal einen Monat zu begrenzen.
Die drei Grundregeln hinter Personal Kanban
Um effektiv mit Personal Kanban zu arbeiten, schärfen Sie sich einfach diese drei Grundregeln ein. Für jedes Thema oder jede Aufgabe erstellen Sie eine Karte. Formulieren Sie die Aufgaben so präzise und kurz wie möglich. Teilen Sie große Projekte in mehrere Zwischenschritte und Karten auf. Dann bringen Sie alle Aufgaben, die in Ihrem Planungszeitraum zu erledigen sind, auf Ihr Kanban Board. Dabei ordnen Sie diese in mindestens drei Spalten, die die Teilprozesse im Arbeitsfluss abbilden: Zu erledigen, in Arbeit und erledigt. Oder eben: To Do, In Progress, Done. Selbsterklärend kann beim Personal Kanban immer nur ein Thema in Arbeit sein.
Weniger ist bekanntlich mehr: Alleine dadurch, dass Sie Ihre Aufgaben auf begrenztem Raum in klare Prozesse ordnen, erkennen Sie unmittelbar wesentliche Arbeiten, setzen Prioritäten und verschaffen sich mehr Transparenz. Arbeitsexperten empfehlen schon lange, sich so viel wie möglich zu notieren. Schleppen Sie alle Ihre Aufgaben und Termine nur im Kopf mit sich herum, verbraucht das viel Energie und wertvolle Ressourcen. Diese können Sie nun zu hundert Prozent zum Arbeiten nutzen, weil Sie mit nur einem Blick auf Ihr Kanban Board alle anstehenden Aufgaben im Überblick haben und auf mögliche Engpässe oder Verzögerungen so früh wie möglich reagieren können.
Stapeln sich die Karten bereits unübersichtlich an Ihrem Kanban Board, empfehlen wir zwei weitere Kategorien. Neben „Zu erledigen“ ergänzen Sie die Spalte „Nächstes“, unter „In Arbeit“ folgt „Wartet“. Indem Sie diese beiden Abschnitte des Arbeitsprozesses weiter auffächern, sorgen Sie für noch mehr Überblick und priorisieren ganz nebenbei. Ein weiterer hilfreicher Experten-Tipp ist die Verwendung unterschiedlicher Farben. Etwa kann eine blaue Karte für Kundenprojekte, rot für Internes und grün für eigene Projekte stehen.
Die Vorteile der Personal-Kanban-Visualisierung
Viele Arbeitnehmer vergessen, Ihre Erfolge zu feiern, und sehen stattdessen immer nur eine Flut an Arbeit auf sich zukommen. Wenn sich aber spätestens am Freitag die Karten im Feld „Erledigt“ stapeln, verabschieden Sie sich garantiert mit einem breiten Grinsen in den Feierabend. Zu sehen, dass Sie Arbeiten erfolgreich zu Ende bringen, trägt entscheidend zu Ihrer Motivation bei.
Auch unliebsamen Aufgaben werden Sie sich mit Personal Kanban künftig viel eher zuwenden. Schließlich muss jede Karte einmal „In Arbeit“ sein. Anstatt, dass Sie sich wie bisher stundenlang mit dem Ausblick auf eine unangenehme Tätigkeit quälen und dabei Ihre Ressourcen vergeuden, nehmen Sie sich diese Arbeiten nun sofort zur Brust. Alleine schon, damit Sie diese aus Ihrem Blickfeld haben!
Erstellen Sie sich jeden Sonntag Ihren Wochenplan, weil dafür im hektischen Büro-Alltag keine Zeit bleibt? Auch diesen Aufwand können Sie sich mit Personal Kanban sparen. Möchten Sie Ihre Arbeit analysieren, liefern die einzelnen Karten wertvolle Hinweise. Um herauszufinden, bei welchen Tätigkeiten Sie noch Nachholbedarf haben oder welche Projekte überraschend einfach zu realisieren waren, empfehlen wir Ihnen, sich auf den Karten bei Erledigung den tatsächlichen Zeitaufwand zu notieren. So können Sie Ihr Kanban Board immer präziser gestalten und schätzen Ihren Arbeitsaufwand realistischer ein.
Gerade wenn Sie das Gefühl haben, ständig zu viel Arbeit auf sich zu nehmen, hilft die Visualisierungstechnik. Im Arbeitsalltag geben wir schnell viele unsichtbare Versprechen ab, die summiert einen erheblichen Arbeitsaufwand darstellen. Das werden Sie mit Personal Kanban sofort erkennen und können an einem realistischeren Arbeitspensum arbeiten. Durch die strikte Begrenzung der Menge von angefangener Arbeit entlasten Sie Ihre Energiereserven und vermeiden die nervtötenden Flüchtigkeitsfehler des unorganisierten Multi-Taskings.
