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Leitfaden zur Implementierung des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes in Unternehmen

Leitfaden zur Implementierung des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes in Unternehmen

Das neue deutsche Hinweisgeberschutzgesetz, das seit dem 2. Juli 2023 in Kraft ist, markiert einen bedeutenden Fortschritt im Bereich der Unternehmensführung und Ethik. Dieser Artikel dient Führungskräften als Leitfaden zur erfolgreichen Implementierung des Gesetzes in ihren Organisationen. Er hebt die Bedeutung dieses Schutzgesetzes hervor, erläutert seinen Anwendungsbereich und bietet klare Schritte zur Umsetzung. Die Einhaltung dieser Vorschriften sollte nicht nur als rechtliche Verpflichtung betrachtet werden, sondern auch als Chance, eine Kultur der Integrität und Transparenz in Unternehmen zu fördern.
eu whistleblower richtlinie, umsetzung, Hinweisgeberschutzgesetz
Lecturio Redaktion

·

23.10.2023

Inhalt

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Was besagt die neue Whistleblower-Richtlinie?

Die neue Whistleblower-Richtlinie, wie sie im Deutschen als Hinweisgeberschutzgesetz vom 2. Juli 2023 umgesetzt wurde, stellt eine spezifische Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie dar. Sie zielt darauf ab, umfassenden rechtlichen Schutz für Hinweisgeber, auch als Whistleblower bekannt, bereitzustellen. Ein Hinweisgeber ist eine Person, die Missstände oder illegale Aktivitäten in einem Unternehmen oder einer Organisation aufdeckt und meldet. Solche Missstände können von Betrug und Korruption bis hin zu Verstößen gegen Umweltauflagen reichen.

Das Hinweisgeberschutzgesetzt soll demnach sicherstellen, dass Hinweisgeber vor möglichen Repressalien geschützt sind und gleichzeitig die Transparenz und Integrität in Unternehmen und Organisationen fördern.

Wer ist vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hat einen breiten Anwendungsbereich und betrifft vor allem:

Beschäftigte: Das HinSchG schützt alle Personen, die in Beschäftigungsverhältnissen stehen, einschließlich Arbeitnehmer*innen, Auszubildende und öffentlich Bedienstete wie Beamtinnen und Beamte sowie Richter*innen.

Unternehmen: Grundsätzlich gilt das HinSchG für Beschäftigungsgeber jeder Größe, angefangen bei kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen. Die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweise gilt jedoch nur für Unternehmen mit mindestens 50 Personen in Beschäftigungsverhältnissen.

Weitere Betroffene: Neben Beschäftigten und Unternehmen betrifft das HinSchG auch Einrichtungen des öffentlichen Sektors, Behörden und Gemeinden ab einer bestimmten Einwohnerzahl. Diese müssen sichere Meldekanäle für Hinweisgeber bereitstellen.

Es ist wichtig zu beachten, dass das Gesetz nicht nur Personen schützt, die Missstände melden, sondern auch Bewerber*innen, ehemalige Beschäftigte, Unterstützende des Hinweisgebers bzw. der Hinweisgeberin und Journalist*innen. Der Hinweisgeberschutz erstreckt sich auf das Melden von Verstößen gegen EU-Recht in verschiedenen Bereichen, wie Steuerbetrug, Geldwäsche, öffentliche Aufträge, Produkt- und Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Gesundheit, Verbraucher- und Datenschutz.

Warum ist die Implementierung wichtig?

Die Implementierung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gleichzeitig eine Kultur der Ethik und Integrität fördert. Hier sind einige wichtige Gründe, warum die Umsetzung dieses Gesetzes in Ihrem Unternehmen unerlässlich ist:

Rechtliche Compliance: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist für jedes Unternehmen von wesentlicher Bedeutung. Das Hinweisgeberschutzgesetz enthält klare Anforderungen und Fristen für die Implementierung und den Schutz von Hinweisgebern. Durch die Einhaltung dieser Vorschriften können rechtliche Konsequenzen vermieden werden.

Schutz vor Reputationsschäden: Öffentliche Enthüllungen von Fehlverhalten oder Missständen können das Ansehen und den Ruf eines Unternehmens erheblich schädigen. Die effektive Umsetzung des Gesetzes kann dazu beitragen, solche Situationen zu verhindern oder angemessen zu reagieren, wenn sie auftreten.

Förderung einer Kultur der Integrität: Die Implementierung des Hinweisgeberschutzgesetzes sendet ein klares Signal an Ihre Mitarbeitenden, dass Ihr Unternehmen Ethik und Integrität hoch schätzt. Dies kann dazu beitragen, das Vertrauen der Mitarbeitenden zu stärken und eine offene Kommunikationskultur zu fördern.

Frühzeitige Identifizierung von Risiken: Durch die Schaffung eines Mechanismus zur Meldung von Missständen können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie sich zu schwerwiegenden rechtlichen oder finanziellen Herausforderungen entwickeln.

Vorbereitung auf die Implementierung

Die erfolgreiche Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen effektiv auf die neuen Anforderungen reagieren kann. In diesem Abschnitt werden die notwendigen Schritte und Überlegungen erläutern, die Sie bei der Vorbereitung auf die Implementierung des Gesetzes berücksichtigen sollten:

Bewertung der aktuellen Unternehmenskultur und -praktiken:

Bevor Sie mit der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes beginnen, ist es wichtig, die bestehende Unternehmenskultur und die internen Praktiken zu bewerten. Fragen Sie sich, wie in Ihrem Unternehmen bisher mit Meldungen von Fehlverhalten oder Missständen umgegangen wurde. Gibt es bereits Mechanismen zur Meldung von Problemen, und wenn ja, wie effektiv sind sie? Eine ehrliche Bewertung dieser Aspekte kann dazu beitragen, die Grundlage für Verbesserungen zu schaffen und sicherzustellen, dass das neue Gesetz reibungslos integriert werden kann.

Identifikation von Schlüsselpersonen und Zuständigkeiten:

Die Implementierung des Gesetzes erfordert klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen. Identifizieren Sie die Schlüsselpersonen, die für die Umsetzung und Aufrechterhaltung des Hinweisgeberschutzprogramms verantwortlich sein werden. Dies kann die Einrichtung eines Hinweisgeberschutzbeauftragten oder eines Teams umfassen, das für die Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Hinweisen verantwortlich ist.

Die Vorbereitungsphase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes reibungslos und effektiv bewältigen kann. Indem Sie die bestehende Kultur und Praktiken bewerten, klare Zuständigkeiten festlegen und ein gründliches Verständnis für das Gesetz entwickeln, legen Sie den Grundstein für den Erfolg bei der Umsetzung und Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. In den folgenden Abschnitten werden wir die konkreten Schritte zur Implementierung des Gesetzes behandeln.

Schritt-für-Schritt Umsetzung: Ein Leitfaden

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes erfordert einen strukturierten Ansatz, der sicherstellt, dass alle erforderlichen Schritte ordnungsgemäß durchgeführt werden. Hier ist eine schrittweise Anleitung, wie Sie das Gesetz in Ihrem Unternehmen implementieren können:

Schritt 1:  Erstellung einer Richtlinie und Verfahren

Beginnen Sie damit, eine klare Richtlinie zum Hinweisgeberschutz zu entwickeln. Diese Richtlinie sollte alle relevanten Informationen und Anforderungen des Gesetzes enthalten, einschließlich der Definitionen von Fehlverhalten, des Meldeverfahrens und des Schutzes für Hinweisgeber.

Definieren Sie klare Verfahren zur Entgegennahme, Überprüfung und Bearbeitung von Hinweisen. Stellen Sie sicher, dass diese Verfahren den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und den Schutz der Hinweisgeber gewährleisten.

Schritt 2:  Einrichtung der “internen Meldestelle”

Ein zentraler Aspekt der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Einrichtung einer “internen Meldestelle”. Diese Stelle spielt eine entscheidende Rolle bei der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen auf Missstände oder illegale Aktivitäten. Gemäß § 16 HinSchG sind die Meldekanäle so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Dies stellt sicher, dass die Identität der hinweisgebenden Person oder der Inhalt des Hinweises vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Diese Anforderungen haben auch technische Implikationen, die in der Umsetzung berücksichtigt werden müssen.

Die internen Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen sollten entweder telefonisch oder mittels einer anderen Form der Sprachübermittlung möglich sein. Darüber hinaus ist es gemäß dem Gesetz erforderlich, auf Ersuchen der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme von Meldungen zuständigen Person der internen Meldestelle innerhalb einer angemessenen Zeit zu ermöglichen.

Schritt 3:  Interne Kommunikation und Sensibilisierung

Kommunizieren Sie die neuen Richtlinien und Verfahren zur Hinweisgebermeldung deutlich an alle Angestellten. Dies kann in Form von Schulungen, Handbüchern oder internen Mitteilungen erfolgen.

Schaffen Sie Bewusstsein für die Bedeutung des Hinweisgeberschutzes und betonen Sie die Unternehmenskultur der Transparenz und Integrität.

Schritt 4: Überwachung und Berichterstattung

Die Überwachung und Berichterstattung sind entscheidende Elemente, um sicherzustellen, dass die Implementierung des Hinweisgeberschutzgesetzes effektiv ist und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gewährleistet wird. Dieser Schritt beinhaltet:

  • Regelmäßige Überprüfung: Regelmäßige interne Audits und Überprüfungen sollten durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die internen Meldeverfahren ordnungsgemäß funktionieren und den gesetzlichen Standards entsprechen.
  • Dokumentation: Alle Hinweise, die eingehen, sollten sorgfältig dokumentiert werden. Dies schließt den Verlauf der Untersuchung und alle getroffenen Maßnahmen ein.
  • Berichterstattung: Es sollte ein Mechanismus für die Berichterstattung an die Geschäftsleitung und gegebenenfalls an externe Aufsichtsbehörden eingerichtet werden. Dies gewährleistet Transparenz und trägt dazu bei, das Vertrauen der Mitarbeiter in den Hinweisgeberschutzprozess aufrechtzuerhalten.

Schritt 5: Schutz von Hinweisgebern

Der Schutz von Hinweisgebern ist ein zentraler Aspekt des Hinweisgeberschutzgesetzes. Hier sind einige Maßnahmen, die ergriffen werden sollten:

  • Anonymität gewährleisten: Sicherstellen, dass Hinweisgeber die Möglichkeit haben, anonyme Meldungen abzugeben, um mögliche Repressalien zu verhindern.
  • Schutz vor Vergeltung: Es sollte eine klare Politik zur Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber entwickelt und umgesetzt werden. Dies beinhaltet auch die Schaffung von sicheren Kanälen, über die Hinweisgeber eventuelle Schikanen melden können.
  • Bildung und Sensibilisierung: Schulungen und Informationskampagnen sollten für Mitarbeitende durchgeführt werden, um sie über ihre Rechte und den Schutz, den das Gesetz bietet, aufzuklären.
  • Zusammenarbeit mit externen Stellen: Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit externen Organisationen oder Anwälten, um eine unabhängige Anlaufstelle für Hinweisgeber zur Verfügung zu stellen.
  • Feedback-Mechanismus: Implementieren Sie einen Mechanismus, der es Hinweisgebern ermöglicht, den Fortschritt ihrer Meldungen zu verfolgen und Feedback zu erhalten

Sanktionen bei Nichteinhaltung

Verstöße gegen die grundlegenden Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) können als Ordnungswidrigkeiten mit Geldbußen geahndet werden. Dies betrifft insbesondere Unternehmen, die keine interne Meldestelle einrichten, die Meldungen behindern oder Repressalien gegenüber Hinweisgebern ausüben. Die Bußgeldvorschriften für Verstöße gegen die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle treten jedoch erst ab dem 1. Dezember 2023 in Kraft (gemäß § 42 Abs. 2 HinSchG).

Fazit

Die Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes hat weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen in Deutschland. Die Umsetzung dieses Gesetzes ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch eine Gelegenheit, eine Kultur der Ethik und Integrität in Unternehmen zu etablieren. Ein effektiver Hinweisgeberschutzmechanismus stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden, fördert eine offene Kommunikationskultur und trägt zur rechtlichen Compliance bei. Dieser Leitfaden bietet Führungskräften einen klaren Weg zur erfolgreichen Umsetzung des Gesetzes und zur Schaffung einer Unternehmenskultur, die auf Transparenz, Ethik und Verantwortungsbewusstsein basiert. Die kontinuierliche Verbesserung und Pflege dieser Maßnahmen sind entscheidend, um langfristigen Erfolg und Integrität in Unternehmen sicherzustellen.

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Quellen

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

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Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

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Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

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Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

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Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.