Lecturio auf der ZUKUNFT PERSONAL EUROPE

vom 12.09. – 14.09.2023 | Stand N.41, Halle 5.1 | Koelnmesse

auf Lecturio Online-Kurspakete für Ihr Unternehmen. (Gültig bis 31.12.2022)

Kontaktieren Sie uns gern telefonisch unter: 0341 9899 4748 oder via Mail: sales@lecturio.de

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So vereinfachen Sie Ihren Büroalltag mit Kaizen

So vereinfachen Sie Ihren Büroalltag mit Kaizen

Es klingt ganz simpel, ist aber eine Kunst für sich: Die Arbeitsabläufe, mit denen man täglich zu tun hat, sind einem meist schon so geläufig, dass man gar nicht auf den Gedanken kommt, sie sich genauer anzusehen. Tut man das jedoch ganz bewusst, kann die Betriebsblindheit einer neuen, einfacheren Struktur weichen. Wir zeigen Ihnen, wie.
kaizen büro
Lecturio Redaktion

·

27.10.2023

Inhalt

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden und sichern Sie den Erfolg und die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens

Für jede Minute, die Sie ins Organisieren investieren, gewinnen Sie eine Stunde.

Benjamin Franklin

Prozessoptimierungen finden in vielen Unternehmen statt – selten jedoch auf der Büro- und Verwaltungsebene. Der Fokus liegt eher auf der Produktion. Jedoch stehen die Mitarbeiter in den Büros ebenfalls immer stärker unter Druck. Beständig kommen neue Aufgaben hinzu, und so mancher Angestellte stellt sich die Frage, wie er das alles noch bewältigen soll. Die Gefahr, sich zu verzetteln, steigt.

Kaizen – eine Frage der Philosophie

Will man sich der Kunst der Vereinfachung zuwenden, kann eine japanische Idee hilfreich dazu sein: Kaizen. Dieser Begriff setzt sich aus „Kai“ (Veränderung) und „Zen“ (zum Besseren) zusammen. Gemeint ist damit ein umfassendes, methodisches Konzept. Im Zentrum steht das Bemühen um eine kontinuierliche, nie abgeschlossene Verbesserung. Diese soll durch Optimierung zu Stande kommen, schrittweise und punktuell.

Die westliche Welt hat Kaizen als Managementphilosophie adaptiert. Unter dem Schlagwort des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) fokussieren sich europäische Unternehmen auf stetige Qualitätssteigerung und Kostensenkung. Das Ziel lautet: Höhere Kundenzufriedenheit. Um das zu erreichen, legen Betriebe neben Kostensenkung und Qualitätssicherung besonderes Augenmerk auf die Zeiteffizienz.

In der Kaizen-Philosophie bezieht sich die stetige Verbesserung aller Bereiche einer Firma aber auch auf das Arbeitsumfeld und den einzelnen Mitarbeiter. Der Arbeitnehmer soll durch kontinuierliche Weiterbildung engagiert bleiben und sich im Rahmen seines Mitspracherechts an den Veränderungen des Unternehmens beteiligen.

In 5 konkreten Schritten zur Vereinfachung

Es war der deutsche Aphoristiker Rupert Schützbach, der sagte: „Ordnung soll nicht herrschen, sondern dienen.“ Damit sie im Unternehmen gute Dienste leistet, muss sie jedoch erst einmal hergestellt werden.

Dafür kommt die 5S-Methode (manchmal auch 5A) zum Einsatz:

Kaizen

Ordnung schaffen

Beginnen Sie damit, alles auszusortieren, was Sie nicht mehr brauchen. Das heißt: Alles, was doppelt vorhanden ist, seinen Zweck nicht mehr erfüllt, kaputt ist oder nie benutzt wird, kommt weg.

Was ist mit den vielen interessanten Artikeln, Broschüren und Infomappen, die Sie längt einmal lesen wollten? Legen Sie einen Lesestapel an, der nach oben hin begrenz ist, beispielsweise durch ein Regalbrett. Wenn der Stapel dort anstößt, entfernen Sie die untersten Publikationen, und entsorgen Sie sie ungelesen.

Ordnungsliebe

Nach dem großen Ausmisten gilt es, Strukturen zu schaffen. Führen Sie eine grundsätzliche Ordnung ein. Das heißt: Was Sie täglich zum Arbeiten brauchen, verbleibt direkt am Arbeitsplatz. Diese Gegenstände und Arbeitsmittel müssen leicht und schnell zugänglich sein.

Was Sie nur ein paar Mal pro Woche brauchen, darf in einem der etwas schlechter zu erreichenden Schubfächer oder Regale verschwinden. Dinge, die Sie nur jeden Monat einmal in Verwendung haben, können an einen Ort ausgelagert werden, der etwas weiter von Ihrem Arbeitsplatz entfernt ist.

Sauberkeit

Nun geht es darum, Ihren schön geordneten, übersichtlichen Arbeitsplatz in Schuss zu halten. Legen Sie dafür fest, wann die Grundreinigung jeweils durchzuführen ist (und von wem!), und legen Sie eine Checkliste an, um die regelmäßige Durchführung im Blick zu haben.

Persönlicher Ordnungssinn

Die Dinge haben im Zuge der ersten beiden Schritte einen festen Ort erhalten. Machen Sie Ihre Anordnungen zur Regel: Eindeutige Plätze für Ihre Arbeitsmaterialien reduzieren den Zeitaufwand beim Suchen und Aufräumen.

Sie können die geschaffenen Strukturen mit Fotos dokumentieren – das bietet sich vor allem an den Arbeitsplätzen an, die von mehreren Personen und Auszubildenden genutzt werden.

Es kann auch eine schriftliche Dokumentation mit den wichtigsten Standards nützlich sein: Auf jedem Schreibtisch gibt es einen Posteingangskorb, Montags um 10:00 Uhr gibt es eine Teambesprechung, die Zeitvorgabe für die Beantwortung für E-Mails beträgt maximal einen Werktag, etc. Halten Sie eine solche Dokumentation knapp und übersichtlich!

Disziplin

Der letzte Schritt ist im eigentlichen Sinne kein Schritt, sondern ein anhaltender Prozess. Es geht um die Etablierung der entwickelten Strukturen, aber auch – im Sinne von Kaizen – um deren stetige Anpassung und Weiterentwicklung.

Legen Sie außerdem fest, in welchen festgelegten Zyklen die gesamte Abfolge der vorgenannten Schritte erneut durchlaufen werden soll. Finden Sie Möglichkeiten, Feedback von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erhalten, wie sie zurechtkommen, und wo es Schwierigkeiten gibt.

Die Lecturio-Redaktion

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eLearning Award 2023

Lecturio und die Exporo-Gruppe wurden für ihre digitale Compliance-Akademie mit dem eLearning Award 2023 ausgezeichnet.

eLearning Award 2019

Lecturio und die TÜV SÜD Akademie erhielten für den gemeinsam entwickelten Online-Kurs zur Vorbereitung auf den
Drohnenführerschein den eLearning Award 2019 in der Kategorie “Videotraining”.

Comenius-Award 2019

Comenius-Award 2019

Die Lecturio Business Flat erhielt 2019 das Comenius-EduMedia-Siegel, mit dem die Gesellschaft für Pädagogik, Information und Medien jährlich pädagogisch,  inhaltlich und gestalterisch
herausragende didaktische Multimediaprodukte auszeichnet.

IELA-Award 2022

Die International E-Learning Association, eine Gesellschaft für E-Learning Professionals und Begeisterte, verlieh der Lecturio Learning Cloud die Gold-Auszeichnung in der Kategorie “Learning Delivery Platform”.

Comenius-Award 2022

In der Kategorie “Lehr- und Lernmanagementsysteme” erhielt die Lecturio Learning Cloud die Comenius-EduMedia-Medaille. Verliehen wird der Preis von der Gesellschaft für Pädagogik, Information und Medien für pädagogisch, inhaltlich und gestalterisch herausragende Bildungsmedien.

B2B Award 2020/2021

Die Deutsche Gesellschaft für Verbraucherstudien (DtGV) hat Lecturio zum Branchen-Champion unter den deutschen Online-Kurs-Plattformen gekürt. Beim Kundenservice belegt Lecturio den 1. Platz, bei der Kundenzufriedenheit den 2. Platz.

B2B Award 2022

Für herausragende Kundenzufriedenheit wurde Lecturio von der Deutschen Gesellschaft für Verbraucherstudien (DtGV) mit dem deutschen B2B-Award 2022 ausgezeichnet.
In der Rubrik Kundenservice deutscher Online-Kurs-Plattformen belegt Lecturio zum zweiten Mal in Folge den 1. Platz.

Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.