Die richtige Planung – das A und O jedes gelungenen Projekts
Einer der häufigsten Fehler im Projektmanagement ist eine nachlässige Planung. Durch den Irrglauben, man könne hier Zeit einsparen und somit sofort drauflos arbeiteten, wird aus anfänglicher Begeisterung schnell blinder Aktionismus. Zu viele Baustellen gleichzeitig und Ergebnisse, die zueinander in Konflikt stehen, bringen bald den Arbeitsfluss ins Stocken. Ihre Motivation schwindet.
Investieren Sie daher ausreichend viel Zeit in die Planung und eine konkrete Abstimmung der Ziele mit dem Auftraggeber! Webbasierte Tools helfen Ihnen in den unterschiedlichen Projektstufen zusätzlich dabei, den Überblick zu behalten. Sie können Informationen zeitnah bearbeiten, effektiv managen und für andere zugänglich machen. Hierfür stehen neben Unternehmenslösungen, wie beispielsweise Microsoft Project oder LiquidPlanner, auch günstige bis kostenlose Tools zur Verfügung. Gute, oft modulare Projekthelfer müssen daher nicht zwangsläufig kostspielig sein, solange sie für Ihre Bedürfnisse ausreichen und einen wertvollen Beitrag zu Ihrem Projekterfolg leisten.
Die SMART-Methode für gelungene Zieldefinitionen
Ein Ziel hat SMART zu sein! Geben Sie sich daher erst dann mit der Auftragsbeschreibung zufrieden, wenn Ihr Ziel wie folgt charakterisiert werden kann:
S – Spezifisch. Benennen Sie deutlich Ihr Ziel, sodass jeder versteht, was gemeint ist.
M – Messbar. Geben Sie klare Kriterien an, wann und wie das Ziel erreicht werden soll.
A – Attraktiv. Motivation steigert Ihren Erfolg.
R – Realistisch. Unglaublich, aber wahr: Es lassen sich genug Teams dazu hinreißen, an unerreichbaren Aufgaben zu arbeiten.
T – Terminiert. Setzen Sie feste und erreichbare Termine.
Zielkonflikte ermitteln
Überlegen Sie genau, welche Teilziele mit dem Projektziel einhergehen, und ob diese miteinander vereinbar sind. Mit Brainstorming, Brainwriting etc. stehen Ihnen einfache Methoden zur Verfügung, relevante Aspekte in Erfahrung zu bringen. Um langwierige Meetings zu vermeiden, kann die Gedankensammlung mit webbasierten Tools erfolgen. Erstellen und teilen Sie Gedanken beispielsweise mit MindMeister oder bubble.us und nutzen Sie somit die Möglichkeit, dem Team spontane Einfälle mitzuteilen sowie deren Gedanken anzuregen.
Prioritäten setzen!
Das Pareto-Prinzip vertritt die Annahme, dass mit 20 % der Arbeit 80 % des Erfolgs realisierbar sind. Sortieren Sie daher die Faktoren nach ihrer Relevanz für das Projekt und befassen Sie sich zuerst mit dem Wesentlichen. Hilfreiche Tools sind die Prioritätenmatrix, mit der Sie Einflussfaktoren paarweise vergleichen und so eine Rangordnung herstellen können, sowie das Affinitäten- oder Relationendiagramm, mit dem Sie die Beziehungen der Einflussfaktoren zueinander feststellen.
Als Faustregel gilt: Beginnen Sie an den Faktoren zu arbeiten, die besonders großen Einfluss auf die anderen Faktoren ausüben, und kümmern Sie sich erst später um die anderen.
Finden Sie die beste Alternative
Die Nutzwertanalyse ist ein probates Mittel, um herauszufinden, welche Herangehensweise Sie Ihrem Projektziel am nächsten bringt. Hierzu werden einzelne Kriterien (Teilziele) nach deren Anteil am Gesamtziel gewichtet. Danach wird der Nutzen der jeweiligen Alternativen in Hinblick auf das einzelne Kriterium bewertet. Die Entscheidung, die letztendlich den größten Beitrag bietet, ist vermutlich die sinnvollste.
Beachten Sie die Risiken
Hilfreich ist eine Analyse, mit der zunächst im Rahmen eines Brainstormings alle möglichen Risiken und deren Folgen für das Projekt ermittelt werden. Untersuchen Sie danach die Ursachen sowie die jeweilige Risikowahrscheinlichkeit. Hierfür ist das Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa-Diagramm) geeignet.
Erarbeiten Sie zudem Notfallpläne, um im Ernstfall noch eingreifen oder entsprechende andere Maßnahmen einleiten zu können.
Planen Sie Ihre Maßnahmen
Um stets einen Überblick zu behalten – auch wenn es einmal stürmisch wird – erarbeiten Sie vor Projektbeginn konkrete Zeitpläne, welche die Wechselwirkungen der einzelnen Maßnahmen beachten. Gehen Sie bei der Zeitplanung am besten vom Endpunkt Ihrer Deadline aus. Mit der Netzplantechnik definieren Sie eine kritische Zeitlinie, an der sich alle Projektmaßnahmen orientieren. In einem GANTT-Diagramm, welches einfach über Excel oder mit GanttProjekt zu erstellen ist, definieren Sie einen klaren Aktionsplan. Als einzelne Module stehen beispielsweise Produkteev, Toodledo oder remember the milk für die reine Aufgabenplanung zur Verfügung.
Eine saubere Projektdurchführung leitet Sie sicher durch den Sturm
Gehen Sie schrittweise vor
Halten Sie sich bei der Durchführung Ihrer Maßnahmen an Ihren Projektplan. So bewahren Sie in kritischen Situationen einen kühlen Kopf. Notieren Sie regelmäßig Ihre Fortschritte. Hierbei helfen Ihnen wiederum webbasierte Tools. So erleichtert zum Beispiel minutes.io die Protokollführung.
Teilen Sie Ihr Wissen
Halten Sie Beteiligte und Betroffene stets durch klare Kommunikation auf dem neuesten Stand. So vermeiden Sie Verunsicherungen und Fehlarbeiten. Filesharing-Tools wie Dropbox und Google Drive bringen Ihr Wissensmanagement voran. Ein gutes Tool für die Akquise und Pflege der Kundenbeziehungen ist Highrise. Hiermit greifen alle Mitarbeiter auf eine lückenlose Dokumentation des E-Mail-Schriftwechsels mit dem Kunden sowie auf ergänzende Notizen zu.
Führen Sie ein diszipliniertes Projektcontrolling durch
Führen Sie regelmäßige Standortbestimmungen durch und gleichen Sie stets ab, ob Sie sich noch auf dem gewünschten Kurs befinden. Je früher Sie Abweichungen erkennen, desto leichter können Sie gegensteuern. Ein gutes Benchmarking-System hilft Ihnen hierbei. Auch hier sind webbasierte Tools arbeitserleichternd. Für die Erfassung der aufgewendeten Zeit eignet sich beispielsweise Clockify besonders gut.
Lernen Sie aus Ihren Erfahrungen
Werfen Sie Ihre Projektdokumentation nicht weg, sondern nutzen Sie diese für eine abschließende Projektevaluation: Wie zufrieden ist der Kunde? Was entspricht seinen Erwartungen, was übertrifft sie und begeistert ihn, und was hat ihn enttäuscht?
Lernen Sie selbst aus Ihren Fehlern: Wo lief das Projekt gut, was war nicht zielführend, was sollte das nächste Mal anders gemacht werden? Für Umfragen oder Mitarbeiterfeedbacks eignet sich zum Beispiel das kostenlose Tool Lime Survey, mit dem schnell und einfach Fragebögen erstellt und ausgewertet werden können.
