Erstellen Sie einen Kalender mit Excel – in unter fünf Minuten!

Im folgenden Beispiel wird nun gezeigt, wie man einen vollständigen Kalender für das Jahr 2014 erstellt und diesen leicht modifizieren kann.

Name für die Zelle des darzustellenden Kalenderjahres

1. Das Jahr festlegen

Ausgangspunkt ist die Zelle A1 in welcher die Jahreszahl eingetragen wird. Da diese als Konstante dient, auf welche laufend Bezug genommen wird, ordnet man der Zelle zusätzlich noch einen Namen zu. In diesem Beispiel einfach „JZ“ für Jahreszahl. Dazu wird sie einfach markiert und im Namensfeld (über der A Spalte) der entsprechende Eintrag vorgenommen.

2. Den ersten Tag des Jahres berechnen

Dafür wird folgende Formel verwendet, die für jeden Tag des Jahres angewendet wird:

Ergebnis: Berechnung des 1. Januars

Erläuterung der Formel

Man kann in Excel eine WENN-Formel in drei Bestandteile auflösen: WENN, DANN und SONST. WENN kennzeichnet die Bedingung, welche erfüllt sein muss, um eine bestimmte Aktion auszuführen. Je nachdem, ob dies der Fall ist kommt anschließend die Aktion DANN oder SONST zum Einsatz. Die Auflösung der obigen Formel lautet dementsprechend:

WENN

DANN

SONST

Innerhalb von WENN wird durch die Verkettung von Datumsformeln eine Berechnung veranlasst. Der Monat wird ausgehend von der aktuellen Spalten- und Zeilennummer berechnet und anschließend mit der Spaltenzahl verglichen. Die Zeilenzahl wird hierbei um 1 reduziert, da die erste Zeile bereits für die Jahreszahl verwendet wird

Ist der berechnete Monat mit der Spaltenzahl identisch, wird die Ausgabe des Datums vorgenommen. Dieses setzt sich in der Funktion DATUM aus dem Jahr, Monat und Tag zusammen. Excel zeigt das Datum zunächst aber nur als Zahl an. Errechnet wird sie aus der Anzahl der Tage, welche seit dem 01.01.1900 vergangen sind.

Der SONST-Zweig ist nur relevant, wenn Excel eine Monatszahl berechnet, die größer als zwölf ist. In diesem Fall wird eine leere Zeichenkette („“) ausgegeben.

Möchte man die Ausgabe direkt in der Zelle A1 beginnen, vereinfacht sich die Formel, da die beiden Korrekturen um -1 wegfallen. Die Spaltenanzahl entspricht dann direkt dem Monat, die Zeilenanzahl dem jeweiligen Tag. Hierfür müsste allerdings die Konstante JZ in eine andere Zelle verlegt werden, welche sich nicht mit dem später ausgegebenen Kalender überschneidet. Die Formel würde dann folgendermaßen aussehen:

3. Formatierung der Datumsangaben

Das nun angezeigte Ergebnis entspricht noch nicht dem Datumsformat. Abhilfe schafft ein Rechtsklick in die entsprechende Zelle. Dort wird die Option „Zellen formatieren“ ausgewählt und im Reiter „Zahlen“ die Kategorie „Datum“ sowie das gewünschte Datumsformat unter „Typ“ bestimmt. Alternativ kann man auch die Formatierungsmöglichkeiten der Schnellzugriffsleiste nutzen.

Formatierung als Datum

4. Den vollständigen Kalender anzeigen

Ab diesem Zeitpunkt kann der Kalender problemlos vervollständigt werden. Dazu zieht man die Zelle beliebig nach rechts unten, bis alle Monate und Tage abgedeckt sind. Wichtig dabei ist an der rechten unteren Ecke der Zelle mit dem Ziehen zu beginnen, wenn der Mauscursor als schwarzes Kreuz dargestellt wird.

5. Die Wochenenden hervorheben

Unter Verwendung der bedingten Formatierung in Excel, können die Wochenenden farbig dargestellt werden. Alternativ ist es auch möglich diese unsichtbar zu machen, um nur noch die Arbeitstag von Montag bis Freitag im Kalender anzuzeigen.

Um dies umzusetzen, ist in der Zelle des ersten Datums die bedingte Formatierung aufzurufen. Dort aktiviert man dann die Regeln zum Hervorheben von Zellen. Danach wählt man „neue Regel“ und anschließend den letzten Punkt und trägt folgende Formel ein:

Dies legt fest, dass der Wochentag als Zahl größer als fünf sein muss, um die Formatierung zu aktivieren. Die gewünschte Darstellung kann man unter der Schaltfläche „Formatierung“ wählen. Sollten die Änderungen nicht sofort wirksam werden, muss man einfach nochmal die Zelle A2 auswählen und nach rechts unten ziehen.

Bedingte Formatierung der Wochenenden

Das war es schon! Den Kalender können Sie auch ganz leicht aktualisieren. Gehen Sie einfach in die Zelle A1 und ersetzen Sie das alte durch das aktuelle Jahr. Excel besorgt den Rest.