Das müssen Sie beim Schreiben von Kündigungen beachten

Prüfen Sie, ob ein Kündigungsschutz besteht

Als Arbeitgeber müssen Sie den allgemeinen Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz, eine Mehrzahl einzelner arbeitsrechtlicher Kündigungsverbotsgesetze, Kündigungsbeschränkungen und behördliche Zustimmungserfordernisse bei der Kündigung von Arbeitnehmern berücksichtigen.

Dies gilt insbesondere dann, wenn der zu kündigende Mitarbeiter einer besonderen Personengruppe angehört, u.a.:

• Betriebsratsmitglieder
• Schwangere
• Arbeitnehmer in Elternzeit
• Schwerbehinderte
• Wehrdienstleistende
• Zivildienstleistende

Beachten Sie das Kündigungsschutzgesetz (KSchG)

Das Kündigungsschutzgesetz findet nur dann Anwendung, wenn Ihr Unternehmen mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigt. Der betroffene Arbeitnehmer muss zudem seit mehr als sechs Monaten bei Ihnen angestellt sein (§ 1 Abs. 1 KSchG). Für Kleinbetriebe hat das Bundesverfassungsgericht eigene Grundsätze über den Kündigungsschutz entwickelt.

Das sind mögliche Kündigungsgründe

Gilt das Kündigungsschutzgesetz, so muss einer der dort geregelten Kündigungsgründe vorliegen, damit die Kündigung wirksam ist. Die Entlassung kann betriebsbedingt, verhaltensbedingt oder personenbedingt erfolgen (§ 1 Abs. 2 KSchG).

Betriebsbedingte Gründe für eine Kündigung liegen beispielsweise dann vor, wenn ein Arbeitsplatz wegfällt und es keine andere Beschäftigungsmöglichkeit für den Mitarbeiter gibt. Weiterhin muss der betroffene Arbeitnehmer unter Abwägung der sozialen Kriterien der am wenigsten schützenswerte sein (Sozialauswahl). Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, ist die Kündigung unwirksam (§ 1 Abs. 3 KSchG).

Personenbedingte Gründe für eine Kündigung liegen dann vor, wenn der Arbeitnehmer ohne eigenes Verschulden seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann, etwa weil er krank ist. Auch in diesem Fall sind Sie zunächst verpflichtet, einen Arbeitsplatz zu suchen, dessen Anforderungen der Arbeitnehmer trotz seiner Beeinträchtigung erfüllen kann.

Verhaltensbedingte Gründe für eine Kündigung sind dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag schwerwiegend verletzt hat, beispielsweise durch Diebstahl.

In der Regel ist eine vorherige Abmahnung Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Darin müssen Sie den konkreten Sachverhalt beschreiben, in dem Ihrer Ansicht nach ein Vertragsverstoß liegt. Andernfalls ist die Abmahnung aus formellen Gründen unwirksam.

Kündigungsschutz durch arbeitsrechtliche Verbotsgesetze

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verpflichtet Sie dazu, keinen Mitarbeiter aufgrund der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu benachteiligen. Eine Kündigung, der einer dieser Gründe zugrunde liegt, ist darum nichtig (§ 7 Abs. 1 AGG).

Auch eine Kündigung, die im Zuge des Übergangs eines Betriebs oder eines Betriebsteils (§ 613a Abs. 4 BGB) erfolgt sowie eine, die gegen das Maßregelungsverbot (§ 612a BGB) verstößt, ist unwirksam.

Sonderkündigungsschutz für besondere Personengruppen

Schwangere, Mütter bis vier Monate nach der Niederkunft, Mütter oder Väter in Elternzeit, Pflegende, Auszubildende, schwerbehinderte Menschen und Mitglieder des Betriebs- oder Personalrats genießen einen besonderen Kündigungsschutz. Bei erheblichen Pflichtverletzungen sind aber auch hier Kündigungen möglich. Oft müssen Sie dafür vorab behördliche Genehmigungen einholen.

Kündigungsschutz bei Massenentlassungen

Gemäß § 17 Abs. 1 KSchG müssen Sie der Bundesagentur für Arbeit Meldung erstatten, bevor Sie eine größere Zahl von Mitarbeitern entlassen. Unterbleibt die Anzeige, ist die Kündigung nach der neueren Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs unwirksam. Voraussetzung ist allerdings, dass der Arbeitnehmer sich auf die Unwirksamkeit beruft.

Allgemeine Gründe für die Unwirksamkeit von Kündigungen

Auch wenn das Arbeitsverhältnis nicht in den Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes fällt, gibt es allgemeine gesetzliche Beschränkungen, die unbedingt einzuhalten sind, um die Wirksamkeit einer Kündigung zu gewährleisten.

Das darf die Kündigung nicht:

1. Gegen ein gesetzliches Verbot verstoßen (§ 134 BGB)
2. Sittenwidrig sein (§ 138 BGB )
3. Gegen das Gebot von Treu und Glauben verstoßen, z. B. indem sie in verletzender Form oder zur Unzeit ausgesprochen wird (§ 242 BGB)
4. Die Grundrechte verletzen

Mitunter ist die Anhörung des Betriebsrats erforderlich

Es kommt vor, dass für eine Kündigung die vorherige Zustimmung oder Anhörung des Betriebsrats, Personalrats oder einer anderen Stelle erforderlich ist (§ 102 BetrVG, § 79 BPersVG).

Halten Sie die Kündigungsfrist ein

Bild von Ryan McGuire

Grundsätzlich ist bei jeder ordentlichen Kündigung eine Frist einzuhalten. Diese läuft ab Zugang der Kündigung. Unter § 187 Abs. 1 BGB ist geregelt, dass der Tag an dem die Kündigung dem Mitarbeiter zugeht, nicht mitgerechnet wird. Sie beginnt erst am folgenden Tag.

Das Fristende richtet sich nach § 188 Abs. 2 BGB. Hierbei ist es unerheblich, ob das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt.

Neben gesetzlichen Vorschriften zur Kündigungsfrist finden sich entsprechende Regelungen in Arbeitsverträgen und Tarifverträgen. Sind im Arbeits- und Tarifvertrag unterschiedlich lange Kündigungsfristen angegeben, gilt die längere von beiden.

Gesetzliche Kündigungsfrist

Gemäß § 622 BGB beträgt die Kündigungsfrist für die Auflösung eines Arbeitsverhältnisses vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats (Grundkündigungsfrist). Diese Frist verlängert sich je nach Dauer des Arbeitsverhältnisses:

Diese verlängerten Kündigungsfristen enden jeweils zum Ende des Kalendermonats:

„(2) Für eine Kündigung durch den Arbeitgeber beträgt die Kündigungsfrist, wenn das Arbeitsverhältnis in dem Betrieb oder Unternehmen

1. zwei Jahre bestanden hat, einen Monat zum Ende eines Kalendermonats,
2. fünf Jahre bestanden hat, zwei Monate zum Ende eines Kalendermonats,
3. acht Jahre bestanden hat, drei Monate zum Ende eines Kalendermonats,
4. zehn Jahre bestanden hat, vier Monate zum Ende eines Kalendermonats,
5. zwölf Jahre bestanden hat, fünf Monate zum Ende eines Kalendermonats,
6. 15 Jahre bestanden hat, sechs Monate zum Ende eines Kalendermonats,
7. 20 Jahre bestanden hat, sieben Monate zum Ende eines Kalendermonats.

Bei der Berechnung der Beschäftigungsdauer werden Zeiten, die vor der Vollendung des 25. Lebensjahrs des Arbeitnehmers liegen, nicht berücksichtigt.“

Tarifvertragliche Kündigungsfrist

Durch den Tarifvertrag können längere – aber auch kürzere – Kündigungsfristen festgelegt werden. Die tariflichen Kündigungsfristen gelten aber nur unter den folgenden Bedingungen:

• Der Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind jeweils tarifgebunden.
• Oder der Tarifvertrag ist für allgemeinverbindlich erklärt.
• Oder der Tarifvertrag wird beim Arbeitgeber in betrieblicher Übung ständig angewandt.
• Oder die Anwendung des Tarifvertrags ist arbeitsvertraglich vereinbart. Es ist auch zulässig, nur die Kündigungsfristen des jeweiligen Tarifvertrages zwischen den nicht tarifgebundenen Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu vereinbaren.

Arbeitsvertragliche Kündigungsfrist

Im Arbeitsvertrag können Sie kürzere Kündigungsfristen vereinbaren, wenn der Arbeitnehmer nur zur vorübergehenden Aushilfe eingestellt wurde oder wenn Sie in der Regel nicht mehr als 20 Arbeitnehmer (ohne Auszubildende) beschäftigen und die Kündigungsfrist vier Wochen nicht unterschreitet.

Die einzelvertragliche Vereinbarung längerer als der gesetzlichen Kündigungsfristen ist arbeitsvertraglich möglich.

Kündigungsfrist während der Probezeit

Während einer Probezeit – längstens für die Dauer von sechs Monaten – beträgt die Kündigungsfrist gemäß der gesetzlichen Regelung aus § 622 Abs. 3 BGB zwei Wochen. Beachten Sie, dass das Kündigungsschreiben dem Arbeitnehmer innerhalb der vereinbarten Probezeit zugehen muss.

In einem befristeten Probearbeitsverhältnis gilt diese Kündigungsfrist nur dann, wenn einzelvertraglich oder in dem auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifvertrag ein vorzeitiges Kündigungsrecht vereinbart ist (§ 15 TzBfG).

Ein Berufsausbildungsverhältnis kann während der Probezeit jederzeit ohne Einhalten einer Kündigungsfrist beendet werden. (§ 22 Abs. 1 BBiG)

Die fristlose Kündigung

Eine fristlose Kündigung ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter bzw. der Auszubildende sich einen besonders schwerwiegenden Vertragsverstoß zuschulden kommen lassen hat (§ 626 Abs. 1 BGB, § 22 Abs. 2 S. 1 BBiG).

Wie bei einer ordentlichen, verhaltensbedingten Kündigung ist auch hier in der Regel eine vorherige Abmahnung erforderlich, damit die Kündigung nicht unverhältnismäßig und damit unwirksam ist.

Gemäß einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts müssen einer fristlosen Kündigung Tatsachen zugrunde liegen, aufgrund derer Ihnen – unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der Interessen beider Parteien – nicht zugemutet werden kann, das Arbeitsverhältnis fortzusetzen. Der Kündigungsgrund muss sich dabei konkret nachteilig auf das Arbeitsverhältnis auswirken (BAG, Urteil v. 21.06. 2001, Az.: 2 AZR 325/00).

Mögliche Gründe für eine fristlose Kündigung sind Vermögensdelikte (Betrug, Diebstahl), Beleidigungen und Tätlichkeiten, aber auch eine Arbeitsverweigerung, Arbeitszeitbetrug oder das Vortäuschen von Arbeitsunfähigkeit.

Sobald Sie von einem schwerwiegenden Vergehen eines Mitarbeiters oder eines Auszubildenden Kenntnis erlangen, verbleibt Ihnen eine Frist von zwei Wochen, um die fristlose Kündigung auszusprechen (§ 626 Abs. 1 BGB, § 22 Abs. 4 BBiG).

So vermeiden Sie Formfehler im Kündigungsschreiben

Bild: “#3” von Thomas Kohler. Lizenz: CC BY 2.0

Wenn geklärt ist, dass eine Kündigung erteilt werden kann und welche Kündigungsfrist eingehalten werden muss, stellt sich als nächstes die Frage nach den Formvorgaben für die schriftliche Ausfertigung. Um Formfehler und die daraus folgende Unwirksamkeit einer Kündigung zu vermeiden, sollten Sie bei der Erstellung des Dokumentes auf folgende Punkte achten:

Schriftliche Kündigung mit eigenhändiger Unterschrift

Seit dem 1. Mai 2000 legt das BGB fest, dass eine Kündigung nur dann Gültigkeit erlangt, wenn Sie sie schriftlich in Briefform erstellen und mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen. Die elektronische Form (Fax, E-Mail, SMS) ist ausgeschlossen (§ 623 BGB).

Vollmachtsurkunde für bevollmächtigte Unterzeichner

Wenn das Kündigungsschreiben nicht vom Geschäftsführer, Prokuristen oder Leiter der Personalabteilung sondern von einem Bevollmächtigten unterzeichnet wird, müssen Sie eine Vollmachtsurkunde beifügen (§ 164 BGB). Tun Sie dies nicht, kann der Empfänger die Kündigung unverzüglich zurückweisen und dadurch unwirksam machen (§ 174 BGB).

Explizite Information über die Auflösung des Arbeitsvertrags

Es gilt als umstritten, ob das Wort „Kündigung“ in einem Kündigungsschreiben enthalten sein muss. Fest steht allerdings: Der Empfänger muss eindeutig erkennen können, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden möchten.

Angabe eines Termins für das Ende der Beschäftigung

Sie müssen zudem den Zeitpunkt nennen, an dem das Arbeitsverhältnis infolge der Kündigung enden soll. Dazu genügt es laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts, wenn Sie die Formulierung „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ wählen (BAG, Urteil v. 20.06.2013, Az.: 6 AZR 805/11).

Begründung der Kündigung nur in bestimmten Fällen erforderlich

In der Regel ist es nicht notwendig, im Kündigungsschreiben auf die Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses einzugehen. Handelt es sich allerdings um eine außerordentliche Kündigung, sind Sie verpflichtet, dem Arbeitnehmer auf Verlangen unverzüglich eine schriftliche Begründung vorzulegen (§ 626 Abs. 2 BGB).

Wollen Sie ein Berufsausbildungsverhältnis beenden, müssen Sie die Gründe bereits im Kündigungsschreiben nennen (§ 22 Abs. 3 BBiG).

Hinweis auf Meldepflicht bei der Bundesagentur für Arbeit

Sie sollten den Mitarbeiter im Kündigungsschreiben darauf hinweisen, dass er sich bei der Bundesagentur für Arbeit melden muss, da ihm andernfalls eine Minderung des Arbeitslosengeldes droht. Die Kündigung wird aber nicht unwirksam, wenn der Hinweis fehlt.

Eine Kündigung ist erst bei „Zugang“ gültig

Die Kündigung gilt erst dann als erklärt, wenn der Empfänger sie erhält. Das klingt selbstverständlich, ist in der Praxis aber oft mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden. Im Zweifelsfall müssen Sie nämlich beweisen können, dass die Kündigung dem Arbeitnehmer tatsächlich zugegangen ist. Es gibt zahlreiche Beispiele für problematische Fälle bezüglich dieses Nachweises.

Ziehen Sie eine Rechtsberatung hinzu

Diese Tipps können eine individuelle juristische Beratung nicht ersetzen. Soll ein Mitarbeiter entlassen werden, ist es ratsam, dass Sie sich vorsorglich an einen Anwalt wenden. Das gilt zumindest für den Fall, dass Sie mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigen.

Ein im Arbeitsrecht erfahrener Rechtsanwalt kann helfen, Chancen und Risiken zu erkennen, das Prozessrisiko zu bewerten, Verhandlungsmöglichkeiten gezielt zu nutzen und teure Fehler zu vermeiden.

Quellen

Kündigung: Die wichtigsten Tipps für Arbeitgeber via heise.de

Diese Formvorschriften muss Ihre Kündigung einhalten via arbeitsrecht.org

Kündigung & Kündigungsschutz – Ratgeber via anderfuhr-buschmann.de

Handbuch Arbeitsrecht: Kündigung des Arbeitsvertrags (Überblick) via hensche.de

Die Kündigungsfrist im Arbeitsverhältnis via arbeitnehmer-kuendigung.de