Informationsmanagement: Die 5 wichtigsten Neuerungen der letzten Jahre

Bei der Verfolgung des Ziels Wissen zu vermitteln, entstand zwischen Informations- und Kommunikationsmanagement eine gegenseitige, sich bedingende Wechselwirkung. Diese wurde durch die flächendeckende Einführung des Internets und dessen technischer Weiterentwicklung noch weiter verstärkt. Dadurch ging ein Ruck durch die Welt im Allgemeinen und die Wirtschaft im Besonderen. Nie zuvor waren Menschen, Wissen und Unternehmen so gut vernetzt. Das beinhaltet viele Vorteile, aber auch einige organisatorische Herausforderungen.

Das Informationsmanagement erfuhr in den letzten Jahren im Rahmen der technischen Aufrüstung einige Neuerungen. Daraus leitete sich für Unternehmen das ökonomisches Ziel ab. IRM muss so gestaltet, dass über den sinnvollen Umgang mit Informationen der Produktionsfaktor Wissen optimal genutzt werden kann, da nur in diesem Fall eine Firma im höchsten Grade effektiv wirtschaften kann.

1. Einführung des Internets und des Intranets

Durch die quasi flächendeckende Einführung des Internets, zuletzt auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen, fließen Informationen, inklusive deren Bearbeitung, heute schneller und besser als je zuvor. Auch die Vernetzung der einzelnen Filialen und Mitarbeiter wurde durch das Internet und das in vielen Firmen vorhandene Intranet (Firmennetzwerk) optimiert.

Mithilfe dieser Netzwerke können Informationen zwischen allen Unternehmensbereichen und darüber hinaus zielgerichtet und zeitnah ausgetauscht, verarbeitet und gespeichert werden. Der Datenaustausch ist jetzt schneller und effektiver, als noch vor Jahren. Durch die innovative Umstellung der schriftlichen Kommunikation von Post auf E-Mail sparen die Firmen zudem Zeit und Kosten, die nun an anderer Stelle eingesetzt werden können. So erfolgt eine optimale Generierung, Verteilung, Neubearbeitung und -speicherung von Wissen.

2. Neue Recherchemöglichkeiten durch Suchmaschinen

Suchmaschinen, wie beispielsweise Google, Yahoo oder Bing, bieten Ihnen die Möglichkeit, schnell und grenzenlos an Informationen zu gelangen. Mit passenden Übersetzungsprogrammen führen Sie die Suche nun weltweit durch. Die Vorteile liegen auf der Hand: Konkurrenzunternehmen werden gewissermaßen durchleuchtet. Unternehmen können Investitionen jetzt permanent schnell und unproblematisch auf ihre momentane Effizienz und Wirtschaftlichkeit prüfen.

So betrachtet helfen Ihnen Suchmaschinen, unter Einbeziehung schnell zu Verfügung stehender Informationen, kurzfristig Wissen zu generieren und entsprechende Entscheidungen zu treffen. Jedoch sollte bedacht werden, dass man auch häufig auf nicht aufgearbeitete und ungefilterte Informationen stoßen kann.

Viele Informationen im Internet sind mit Vorsicht zu genießen, denn viel Material ist mehrfach vorhanden, ungeprüft oder schlichtweg unwahr. Die Verwendung falscher Angaben kann jedoch wiederum zu fatalen Folgen in der Projektsteuerung führen, wenn Sie diese ungeprüft übernehmen.

3. Einführung des Informationsmanagers

Um die ungeheure Flut an Informationen zu meistern, führten viele Firmen die Position des Informationsmanagers ein. Seine Aufgabe besteht darin, Informationen vorab zu sortieren und zu verwalten. Informationen, welche als Produktionsfaktor dienen, sollen dabei so verarbeitet werden, dass sie möglichst effektiv und effizient zum strategischen Unternehmensziel beitragen.

Sortieren Sie daher entscheidungsbringende Daten vor, damit Sie nicht jeden Mitarbeiter mit einem Ballast an Informationen überfordern und er nur fachgebiets- oder aufgabenrelevanten Input erhält. Die Zielsetzung des Informationsmanagers ist schließlich die Verhinderung des maximalen Outputs. Jedoch gestaltet es sich im Zeitalter der allgegenwärtigen Informationen als schwierig, wichtige von den unwichtigen zu trennen. Diese Angelegenheit kostet Zeit.

Eine der Aufgaben des Informationsmanagers liegt dementsprechend darin, eingehende Informationen dem jeweiligen Bearbeiter zur Verfügung zu stellen und zu erkennen, welche davon nur für einen speziellen Nutzer und welche tatsächlich für die Allgemeinheit wichtig sind. Beispielsweise wird so vorab entschieden, ob eine ganze Abteilung oder nur ein Sachbearbeiter ein bestimmtes Dokument liest. Unter diesen Bedingungen kann die zur Verfügung stehende Zeit der restlichen Abteilung optimiert werden.

Unternehmen befinden sich heute in der komfortablen Situation, Informationen schnell zu finden und zu lesen, sie zügig zu überarbeiten, die Daten zeitnah neu zu speichern und weiterzuvermitteln. Noch vor zwanzig oder gar dreißig Jahren wären der Informationsfluss und die Informationsverarbeitung von heute unvorstellbar gewesen.

4. Informationsmanagement versus Kommunikationsmanagement

Die Grenze zwischen Informations- und Kommunikationsmanagement verläuft fließender denn je. Durch die in den letzten Jahren stark vereinfachten Verbindungskanäle wurde das Informationsmanagement jedoch nicht unbedingt nur vereinfacht. Natürlich sind Informationen schneller zu bekommen und leichter zu übermitteln. Jedoch müssen Unternehmen auch den Fakt anerkennen, dass die Masse der Daten deren Filtrierung erschwert.

In Anbetracht der enormen Bedeutsamkeit von Informationsmanagement sollte ein betriebseigener Informationsmanager trotz des zu erwartenden Kostenfaktors in einem Unternehmen vorhanden sein.

5. Webbasierter Workspace

Die Einführung des webbasierten Workspace beinhaltet eine der effektivsten Neuerungen in der Arbeitswelt. Der virtuelle Arbeitsplatz bietet Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich von jedem Ort der Welt (z.B. per Notebook, Tablet oder Smartphone) oder auch im Home Office auszutauschen.

Über webbasierten Workspace können Sie Wissen archivieren, Informationen teilen und aktuelle Probleme in Arbeitsgruppen diskutieren. Dies garantiert einen steten Informationsaustausch, der nicht an physische Meetings gebunden ist. So kann Kreativität im wahrsten Sinne grenzenlos gelebt und Probleme unabhängig von Bürozeiten und Anwesenheit gelöst werden.