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chaos im büroWenn alles sofort erledigt werden muss, oder besser noch gestern, bricht uns schnell die Decke über dem Kopf zusammen. Stress, schlechte Laune und Schlafstörungen sind schnelle Folgen von zu hoher Belastung. Doch liegt das Problem oft nicht darin, dass wir zu viel zu tun haben, sondern, dass wir unsere Aufgaben falsch strukturieren und der Berg unerledigter Tätigkeiten so immer größer wird.
Hier hilft effektives Zeitmanagement. Leichter gesagt, als getan? Wir geben euch Tipps, wie eine bessere Strukturierung gelingen kann.

To-Do-Listen

Egal ob im Kalender, auf einem extra Block oder am PC: To-do-Listen helfen, einen Überblick über anstehende Aufgaben zu bekommen und nichts zu vergessen. Die Zeit, die du zu Beginn des Tages in das Erstellen der Liste investierst, arbeitest du im Laufe des Tages problemlos wieder auf, da du dank der To-do-Liste geordneter und strukturierter vorgehst und weniger Pausen brauchst um dich zu sammeln. Wichtig hierbei: Die Liste sollte auf keinen Fall zu lang werden! Dann wirkt sie schnell demotivierend. 7 Aufgaben für einen Tag sind ideal. Schreibt diese wichtigsten Tagesaufgaben auf eine Liste und alle anderen Dinge, die in den kommenden Tagen erledigt werden müssen, auf eine separate Liste. So garantiert ihr einerseits, alles im Blick zu haben und nichts zu vergessen. Andererseits geht nichts im Chaos einer überlangen To-do-Liste verloren und ihr habt am Abend das Erfolgserlebnis, alle Tagesaufgaben abgehakt zu haben.

Pufferzeiten einbauen

Damit sich dieses Erfolgserlebnis wirklich einstellt, müssen Pufferzeiten eingeplant werden. Wenn 5 der 7 Aufgaben schon jeweils eine Stunde in Anspruch nehmen, kontrolliert noch einmal, ob ihr nicht eine oder zwei Aufgaben auf den nächsten Tag legen könnt. Auf keinen Fall solltet ihr diese 7 Aufgaben-Faustregel strickt und erbarmungslos befolgen, sie ist nur eine ungefähre Richtzahl. Der Zeitaufwand steht im Vordergrund. Überlegt beim Schreiben der To-do-Liste wie viel Zeit jede Aufgabe beansprucht und wie viel Zeit ihr zur Erfüllung der Liste am jeweiligen Tag habt. Ist alles wirklich dringend? Habt ihr die Chance, eine Stunde länger im Büro zu bleiben? Oder gibt es Verabredungen nach der Arbeit, sodass ihr alles innerhalb der 8 Stunden im Büro schaffen müsst? Nehmt auf solche Aspekte auf jeden Fall Rücksicht, denn auch das Freizeitprogramm ist wichtig.

Pausen

Pausen sind nicht nur nach der Arbeit in Form von Abschalten wichtig, sondern auch während der Arbeitszeit. Auch wenn einige Chefs dies nicht gerne sehen: Wer fünf Stunden pausenlos auf den Computerbildschirm starrt, bringt am Ende nicht mehr die gleiche Leistung wie in der ersten Stunde. Nutzt kurze Pausen wie Toiletten- oder Küchengänge um euch zu strecken, tief durchzuatmen, das Fenster zu öffnen und kurz die Augen zu schließen. Kleine Gesten mit denen ihr schnell wieder Energie tankt und bestimmt bis zur Mittagspause durchhaltet.

Ablenkungen ausschalten 

Erreichbarkeit rund um die Uhr, jede Minute fünf neue e-Mails. Das kann vorkommen, annehmen müssen wir es jedoch lange noch nicht! Wenn ihr gerade an einer Aufgabe arbeitet die viel Konzentration erfordert, schaltet euer E-Mail Programm komplett aus. Jede eintreffende E-Mail erfordert kurz unsere Konzentration und lenkt ab. Das muss nicht sein. Eine Antwort in einigen Stunden ist immer noch schnell genug und wer etwas wirklich Dringendes von euch benötigt, wird zum Telefonhörer greifen oder an die Bürotür klopfen.

Über die Autoren: Unsere Freunde von Karrierefaktor haben sich für euch mal überlegt, wie ihr eure Zeit effektiver nutzen könnt. Ihr wollt erfolgreich ins Berufsleben starten, euch neuen beruflichen Herausforderungen stellen oder braucht Hilfe zu Themen des Arbeitsalltages? Karrierefaktor.de ist ein Portal mit Tipps zu Bewerbung, Social Networks, Weiterbildung, Karriere und Herausforderungen des Arbeitsalltags. Hier finden Berufseinsteiger, Studenten, Arbeitnehmer und Fach- und Führungskräfte alle wichtigen Informationen, die für den beruflichen Erfolg notwendig sind.
 

 

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