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Bild: “Scolding chef” von pettifoggist. Lizenz: CC BY-SA 2.0
Erstens: Wählen sie eine korrekte Anrede
Um Ihren Dozenten nicht mit der ersten Zeile direkt zu verstimmen, sollten Sie schon in der Anrede diese fünf Regeln befolgen:
- Akademische Titel müssen Sie ausschreiben, abgesehen vom Doktortitel. Es heißt also „Sehr geehrter Herr Professor Mustermann,“ aber „Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann,“.
- Auf Doktortitel folgt kein Fachgebiet. „Herr Dr. med. Mustermann,“ wäre z. B. falsch.
- Sonstige Titel, wie Bachelor, Master oder Diplom, gehören nicht in eine Anrede.
- Genannt wird nur der höchste akademische Titel. Beispielsweise „Sehr geehrter Herr Professor Mustermann,“ anstatt „Sehr geehrter Herr Professor Dr. Mustermann,“.
- Schreiben Sie an mehrere Adressaten gleichen Rangs, beginnen Sie mit der Frau. Bei Rangungleichheiten steht die titelhöhere Person vorne.
Nicht zu vergessen: Eine Mail an Dozenten beginnt mit „Sehr geehrter Herr“ bzw. „Sehr geehrte Frau“. Darauf folgt der Titel, z. B. „Sehr geehrter Herr Professor Mustermann,“. Der Anfang des ersten Satzes nach der Anrede wird kleingeschrieben.
Zweitens: Drücken Sie sich angemessen aus
Sie überlegen schon länger Ihr Studium abzubrechen? Kein Problem! Schicken Sie Ihrem Dozenten einfach die folgende Nachricht:
Merken Sie sich, eine zu saloppe Schreibweise zu vermeiden. Ihr Dozent ist kein Saufkumpan oder Kommilitone, den Sie auf einer WG-Party kennenlernen. Ebenso wenig sollten Sie auf Beamtendeutsch zurückgreifen, wie es hier geschehen ist:
Sehr geehrter Herr Professor Dr. med Mustermann,
bezüglich des Bachelorabschlusses ersuche ich Sie um Hilfe mit der Anfrage, ob sie mir Rat geben können. Die Entscheidungsfindung bei der Suche eines Masterplatzes erweist sich als unerwartet schwierig. Beim Entscheidungsprozess schwankt meine Präferenz zwischen den Schwerpunktbereichen Verhaltensökonomik und Wirtschaftspolitik. Ich möchte Sie gerne fragen, Herr Professor Dr. med Mustermann, ob Sie mich beim Entscheidungsprozess mit ihrer Einschätzung der Lage unterstützen können?
Hochachtungsvoll,
Max Müller
Bild: “confused” von Björn Bechstein. Lizenz: CC BY-ND 2.0
Beim Entziffern dieser Mail hat der Adressat vermutlich gedacht, er läse einen Gesetzesentwurf. Halten Sie sich kurz und bringen Sie Ihr Anliegen konkret auf den Punkt. Der Empfänger muss sofort erkennen können, weshalb Sie ihm schreiben. Wenn Sie fehlerhafte E-Mails verschicken oder Titel in der Anrede vergessen, machen Sie sich nicht nur unbeliebt bei Dozenten, sondern hinterlassen auch langfristig einen schlechten Eindruck.
Drittens: Keine Experimente bei der Abschiedsfloskel
Sobald Sie Ihre E-Mail stilsicher begonnen und fortgeführt haben, machen Sie den guten Eindruck nicht am Ende zunichte. Mails an Dozenten schließen stets formell mit „Mit freundlichen Grüßen“, ohne darauf folgendes Komma ab. Hieran schließt eine Leerzeile und Ihr vollständiger Name. Sparen Sie sich „Liebe Grüße,“ oder „Viele Grüße,“ für Nachrichten an Freunde und Kollegen auf.
Das abschließende Beispiel zeigt, wie eine angemessene Mail an Ihre Dozenten aussehen sollte:
ich habe mich entschieden, nach meinem Bachelorabschluss weiter zu studieren. Ich dachte an einen Master mit Schwerpunkt Verhaltensökonomik oder mit Schwerpunkt Wirtschaftspolitik. Wozu würden Sie mir raten?Mit freundlichen Grüßen
Max Müller
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