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Projektmanagement: Optimale Zeiteinteilung und Fehlervermeidung

Projektmanagement: Optimale Zeiteinteilung und Fehlervermeidung

Im Gegensatz zur täglichen Terminplanung hat die richtige Zeiteinteilung eines Projekts eine ganz zentrale Bedeutung: Nicht nur Ihr eigener Erfolg, sondern im Zweifelsfall auch der einer ganzen Abteilung hängt von Ihrem Zeitmanagement ab. Wir verraten Ihnen deshalb, worauf Sie beim Terminieren von Projekten achten müssen und welche Fehler unbedingt zu vermeiden sind.
projektmanagement-zeiteinteilung
Lecturio Redaktion

·

24.11.2023

Inhalt

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Die zwei grundsätzlichen Möglichkeiten der Terminierung

Ähnlich wie der allgemeine Strukturplan eines Projekts wird auch der Terminplan zumeist ganz am Anfang erstellt, um allen Beteiligten einen verbindlichen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu bieten. Dabei unterscheidet man jedoch zwei verschiedene Formen: Die progressive und die retrograde Terminierung

Progressive (vorwärtsgerichtete) Terminierung

Hierbei geht man zunächst vom Starttermin des Gesamtprojekts aus. Alle Arbeitsschritte werden in die Zukunft geplant, indem man jeweils den frühestmöglichen Beginn festlegt. Somit erhält man in der Summe auch den frühestmöglichen Endtermin des gesamten Projektes. Vorteil dieser Methode ist, dass die Fertigstellung einzelner Arbeitspakete im Rahmen der eingeplanten Pufferzeit auch einmal nach hinten verschoben werden kann, ohne damit die rechtzeitige Realisierung des Gesamtpakets zu gefährden.

Retrograde (rückwärtsgerichtete) Terminierung

Diese verläuft entgegengesetzt der ersten Variante. Man geht von einem festgelegten Endtermin aus, von dem ab alle nötigen Arbeitsschritte rückwärts in die Gegenwart geplant werden. Als Ergebnis erhält man somit die spätestmöglichen Starttermine für jeden Einzelabschnitt und in der Summe den spätestmöglichen Anfangstermin für das gesamte Projekt. Diese Form der Terminierung findet in der Realität besonders häufig Anwendung, da in den meisten Fällen der Endtermin bereits zu Beginn durch das Management vorgegeben wird.

Oft kommt es jedoch vor, dass der errechnete spätestmögliche Starttermin bereits in der Vergangenheit liegt, mit dem Projekt also im Grunde schon hätte begonnen werden müssen. In einem solchen Falle gilt es, zusätzliche Ressourcen im Sinne von weiteren Mitarbeitern aufzutun, um die rechtzeitige Fertigstellung des Projektes zu gewährleisten.

Häufige Fehler bei der Terminierung von Projekten

Doch unabhängig davon, welche der beiden Terminierungsarten Sie für Ihr Projekt als relevant oder sinnvoll betrachten, gibt es bestimmte Stolpersteine, über die man immer wieder fällt. Mit ein paar einfachen Tricks lassen diese sich jedoch weitestgehend vermeiden.

Fehler Nr. 1: Falsche Priorisierung

Überlegen Sie sich vorab genau, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. Ist die Erfüllung eines Ziels Voraussetzung für das Bearbeiten einer neuen Aufgabe? Müssen alle Einzelabschnitte parallel angegangen werden, oder lohnt sich eine eventuelle Verlagerung einzelner Arbeitspakete nach hinten? Hier kann es hilfreich sein, sich zu überlegen, wie wichtig und wie dringlich bestimmte Aufgaben sind.

Diejenigen, welche wichtig und dringlich zugleich sind, werden demnach zuerst erledigt; diejenigen, die in der Priorisierung weiter hinten stehen, können eventuell vernachlässigt werden. Mit Überlegungen dieser Art kann es Ihnen gelingen, jedem Aspekt des Projekts den ihm angemessenen Raum zur Verfügung zu stellen.

Fehler Nr. 2: Unübersichtlichkeit

Gerade bei größeren Projekten kann es leicht passieren, dass sich Termine für die Fertigstellung verschiedener Arbeitspakete überschneiden; die Erreichung eines Teilziels kann demnach Voraussetzung für den Beginn eines weiteren Arbeitsschrittes sein, während andere Aufgaben durchaus schon parallel angegangen werden können. Um hierbei nicht den Überblick zu verlieren, ist die übersichtliche Erstellung des endgültigen Terminplans entscheidend.

Hilfreiche Software dafür bietet beispielsweise das PowerPoint Add-Inn „think cell“, welches eine engere Verzahnung mit Excel ermöglicht. Dadurch lassen sich vielfältige Diagramme auf Basis der in Excel eingegebenen Daten erstellen und ohne großen Aufwand präsentationsgerecht aufarbeiten. So verlieren Sie und Ihre Mitarbeiter keinen Termin mehr aus den Augen.

Fehler Nr. 3: Akribie

Gerade Einsteiger, die Ihr erstes Projekt planen, neigen häufig zu großer Detailverliebtheit, was das Festlegen der einzelnen Arbeitsschritte betrifft. Was im Allgemeinen durchaus hilfreich ist, kann im Extremfall den Fortgang des Projektes aber auch behindern: Je komplexer ihr Plan aussieht, desto schneller verliert man den Überblick. Verzichten Sie lieber auf eine Detailebene, statt jede Unteraufgabe akribisch aufzulisten.

Denn: Auch Projektpläne beruhen lediglich auf Schätzungen, die vorab getroffen werden. Mit einer Genauigkeit von etwa 90% kann man sich daher ruhigen Gewissens zufrieden geben. Somit bleibt genug Raum, um auf eventuelle Krisenfälle zu reagieren.

Fehler Nr. 4: Kontrollzwang

Ähnliches gilt für das praktische Ausführen der einzelnen Arbeitsschritte: Auch wenn Sie am liebsten alles unter Kontrolle haben wollen, werden Sie spätestens bei mittelgroßen Projekten Aufgaben delegieren müssen. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Nerven, indem Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen effektiv nutzen.

Verteilen Sie Aufgaben der Eignung entsprechend an Ihre Mitarbeiter und vertrauen Sie ihnen, dass sie die Ziele auch erfüllen werden. Nichts ist schädlicher für den Verlauf eines Projekts als die Vergiftung der Arbeitsatmosphäre durch Misstrauen und Kontrollwahn!

Fehler Nr. 5: Zu enge Planung

Auch bei hohem Termindruck gilt: Planen Sie die einzelnen Phasen nicht zu eng! Werden Teilziele zu spät erreicht, können diese Verzögerungen sich schnell summieren und den Gesamterfolg des Projektes gefährden! Optimistische Motivationsversuche wie „Wenn wir X drei Tage früher schaffen, können wir auch Y früher fertig stellen!“ sind hier fehl am Platz. Denn im Falle der Verfehlung solcher Ziele riskieren Sie eine Demotivation Ihrer Mitarbeiter.

Seien Sie deshalb realistisch und rechnen Sie für jeden Schritt Pufferphasen ein, die eventuelle Verspätungen auffangen können. Ein weiterer Tipp: Legen Sie schon zu Beginn sogenannte Meilensteine fest. Das sind Teilziele, die zu einem bestimmten Zeitpunkt unbedingt zu erreichen sind. Anhand dieser Meilensteine können Sie auch kleinere Arbeitspakete terminieren und deren Fertigstellung ausrichten.

Wenn doch mal ein Fehler passiert

Generell jedoch gilt: Aus Fehlern lernt man. Lassen Sie sich deswegen auch von Rückschlägen nicht entmutigen, sondern sehen Sie diese als wertvolle Erfahrung, die Ihnen beim nächsten Mal nützlich sein wird. Planen Sie Ihr erstes Projekt, so kann es zudem hilfreich sein, sich bei Kollegen zu erkundigen: Was läuft bei der Projektplanung besonders häufig schief? Welche terminlichen Engpässe sind ihnen schon untergekommen? Gespräche dieser Art können helfen, die eigene Herangehensweise zu beleuchten und wertvolle Tipps zu erhalten.

Die Lecturio-Redaktion

Unsere Artikel sind das Ergebnis gewissenhafter Arbeit unseres Redaktionsteams und entsprechender Fachautoren. Strenge Redaktionsvorgaben und ein effektives Qualitätsmanagement-System helfen dabei, die hohe Relevanz und Validität aller Inhalte zu sichern. 

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.