Effektive Gesprächstechniken: die Kunst des Paraphrasierens

Effektive Gesprächstechniken: die Kunst des Paraphrasierens

Aktives Zuhören ist Schnee von gestern? Von wegen! Nur wer seinem Gegenüber aufmerksam und interessiert begegnet, kann Vertrauen aufbauen und Missverständnissen vorbeugen. Ist das aktive Zuhören also eine Lebenseinstellung und keine bloße Pflichtübung, kann es den Kontakt zu Kunden und Mitarbeitern deutlich verbessern und somit mittelfristig die Erfolgschancen Ihres Unternehmens erhöhen. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Kerntechnik des aktiven Zuhörens, das Paraphrasieren, genauer vor.
Paraphrasieren in der effektiven Kommunikation
Lecturio Redaktion

·

24.11.2023

Inhalt

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Was ist Paraphrasieren?

Ganz grundsätzlich bedeutet Paraphrasieren das Wiedergeben des Gesagten in eigenen Worten. Die Grundaussage wird dabei nicht verfälscht und im Idealfall sogar von emotionalen Anteilen befreit, sodass lediglich der schlichte Gehalt der Botschaft übrig bleibt.

Insofern stellt das Paraphrasieren eine Kommunikationstechnik dar, die je nach Situation verschiedenen Zwecken dienen kann.

Wichtig sind dabei vor allem zwei Aspekte: Zum einen sollten in der Wiederholung lieber synonyme Begriffe verwendet werden. Geben Sie das Gesagte in exakt denselben Worten wieder, könnte Ihr Gesprächspartner sich veralbert fühlen. Zum Anderen sollte Ihre Aussage inhaltlich unbedingt mit dem Original übereinstimmen, statt dieses zu verfälschen. Andernfalls erreichen Sie unter Umständen das genaue Gegenteil Ihrer eigentlichen Intention, nämlich ein Missverständnis.

Standardformulierungen des Paraphrasierens

Häufig werden Paraphrasen in Frageform formuliert, um dem Gegenüber die Möglichkeit zur Korrektur zu lassen. Außerdem ist eine Frage häufig neutraler als eine Aussage. So vermeiden Sie es im Zweifelsfall, sich selbst emotional zu sehr zu engagieren und halten das Gespräch auf einer sachlichen Ebene.

Typische Einstiege für eine Paraphrase sind:

  • „Habe ich richtig verstanden, dass…?“
  • „Meinen Sie damit, dass…?“
  • „Sie sagten gerade, dass … Doch meine Kunden könnten meinen, dass…“
  • „Wenn Sie sagen, dass … bedeutet dies dann, dass…?“

Vorteile des Paraphrasierens

Mithilfe derlei Formulierungen lassen sich ganz unterschiedliche Ziele verfolgen, die auch im Geschäftsbereich nicht vernachlässigt werden dürfen. Wenden Sie diese Methode bedacht und zweckmäßig an, können Sie langfristig auf unterschiedlichen Ebenen erfolgreicher agieren.

  • Dominanzgewinn: Als Führungstechnik eingesetzt kann das Paraphrasieren dem Verdeutlichen der eigenen Position dienen.
  • Genauigkeit: Vor allem bei komplizierten Sachverhalten lassen sich durch inhaltsgleiches Umformulieren Missverständnisse vermeiden.
  • Entschleunigung: Gerade in hitzigen und emotional aufgeladenen Verhandlungen bietet das Paraphrasieren Zeit, sich zu beruhigen und die eigenen Argumente neu zu sortieren.
  • Rückversicherung: Indem Sie Aussagen Ihres Gegenübers paraphrasieren, können Sie sich die nötige Zustimmung für Ihr Verständnis der Sachlage einholen.
  • Feedback: Über das sinngemäße Wiederholen der Kernaussage geben Sie Ihrem Gesprächspartner das Gefühl, sein Anliegen zur Kenntnis genommen zu haben.
  • Kommunikationsförderung: Dadurch, dass jede Paraphrase mit einer Frage eingeleitet wird, regen Sie Ihr Gegenüber indirekt zum Weitersprechen an. Dadurch kann er eventuell noch ungeklärte Punkte selbst zur Sprache bringen, ohne sich durch direkte Ergänzungen ihrerseits vorgeführt zu fühlen.
  • Vertrauensaufbau: Die durch das sinngerechte Zusammenfassen der Kernaussage ausgestrahlte Interesse dient dazu, dem Anderen das Gefühl zu geben, wahrgenommen und verstanden zu werden. Dies dient sowohl bei den eigenen Mitarbeitern als auch Geschäftspartnern langfristig dem Aufbau eines nachhaltigen Vertrauensverhältnisses.

Paraphrasieren schafft Vertrauen

Während sich im Rahmen einer persönlichen Begegnung viel mit Mimik und Gestik arbeiten lässt, um dem Gegenüber das Gefühl zu signalisieren, dass er verstanden wird, ist so etwas am Telefon nicht ohne Weiteres möglich.

Gerade bei Erstkontakten kann sich deshalb leicht ein Gefühl von Skepsis oder Reserviertheit einstellen, das im Geschäftsbereich wenig förderlich ist. Um derlei vorzubeugen und stattdessen den Eindruck von Vertrautheit und Verbindlichkeit zu erwecken, können Gesprächstechniken wie die Paraphrasierung durchaus hilfreich sein.

Diese Wirkung beruht auf dem Prinzip des Spiegelns: Gleichen Sie sich im Habitus, der Wortwahl oder Sprachduktus Ihrem Gegenüber an, signalisieren Sie damit, dass Sie sich auf einer Wellenlänge befinden. Das schafft die Grundlage für Sympathie und Vertrauen. Denn: Wer sich einer ähnlichen Sprache bedient, der impliziert eine ähnliche soziale Herkunft und ermöglicht eine Kommunikation auf Augenhöhe, die für fruchtbare Geschäftskontakte unabdingbar ist.

Wer Sie als sympathisch und angenehm in Erinnerung behält, wird im Folgenden sicherlich eher bereit sein, einer Vereinbarung oder einem Terminvorschlag nachzugeben. Auf diese Weise können Sie im Kontakt mit Geschäftspartnern nachhaltig von ein paar einfachen Kommunikationstricks profitieren.

Doch gerade für Führungspersönlichkeiten kann das Paraphrasieren auch im eigenen Unternehmen von hoher Relevanz sein. Denn nichts ist für einen Mitarbeiter kränkender, als sich missachtet zu fühlen. Üben Sie sich als Chef deshalb im aktiven Zuhören. Das bedeutet nicht, dass Sie jeder noch so weitschweifigen Erzählung Ihrer Angestellten in jedem Moment volle Aufmerksamkeit schenken müssen.

Doch wenn Sie merken, dass es Ihrem Gesprächspartner wichtig ist, dann kann es der Gesprächsatmosphäre nur zuträglich sein, wenn Sie aufmerksam hinhören und die Kernaussagen nochmals zusammenfassen. Dadurch fühlt der Andere sich verstanden und ernst genommen. Selbst, wenn Sie dem Gesuch dann letztlich nicht stattgeben, so erwecken Sie doch zumindest den Eindruck, es in Erwägung gezogen zu haben. Eine solche Herangehensweise kann das Betriebsklima ohne großen Aufwand nachhaltig verbessern. Arbeitnehmer, die sich ernst genommen und wertgeschätzt fühlen, erledigen ihre Arbeit zügiger und gründlicher.

Frustrationsbedingte Arbeitsverweigerungen können Sie auf diese Weise schon vor Ihrer Entstehung entgegenwirken. Damit lässt sich der Erfolg Ihres Unternehmens mittelfristig deutlich steigern.

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.