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Erfolgreiche Mitarbeitergespräche: Vorbereitung und Durchführung

Erfolgreiche Mitarbeitergespräche: Vorbereitung und Durchführung

Mindestens einmal jährlich stehen sie auf dem Programm: individuelle Mitarbeitergespräche. Sie sollen zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten einen Austausch auf gleicher Augenhöhe ermöglichen. Hier erfahren Sie, was es in der Vorbereitung und Durchführung zu beachten gilt, damit diese Unterhaltungen für alle Beteiligten hilfreich sind.
mitarbeitergespraeche fuehren
Lecturio Redaktion

·

24.11.2023

Inhalt

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Zweck der Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Steuerungsinstrument. Sie dienen dazu, gemeinsame Ziele und Strategien zu formulieren und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

In den Gesprächen können Sie einen Eindruck davon gewinnen, welche Stimmung unter der Belegschaft herrscht. So ist es Ihnen möglich, bei Bedarf Maßnahmen einzuleiten, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

Mitarbeitergespräche stellen ein wichtiges Führungsinstrument dar. Sie dienen dem Vertrauensaufbau zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten. Der offene Dialog fördert das gegenseitige Verständnis und hilft so, Problemlösungsprozesse konfliktfreier zu gestalten.

Im Rahmen von Mitarbeitergesprächen können Sie Weiterbildungswünsche ermitteln und entsprechende Maßnahmen vereinbaren. Die Gespräche geben Ihnen auch Aufschluss über die Entwicklungspotenziale Ihrer Beschäftigten. Damit bietet sich Ihnen die Möglichkeit, hochqualifizierte Fachkräfte aus Ihrem eigenen Mitarbeiterstamm zu gewinnen.

In Mitarbeitergesprächen erfahren die Beschäftigten Anerkennung und Wertschätzung für ihre Leistungen. Das erhöht die Arbeitszufriedenheit und stärkt die Bindung zum Unternehmen.

Tipp: Schulung von Personalverantwortlichen

Es ist ratsam, Personalverantwortliche für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen zu schulen. Sie müssen ihre Entscheidungsbefugnisse – etwa im Bereich der Personalentwicklung – sowie deren Grenzen genau kennen. Das erhöht ihre Glaubwürdigkeit in Bezug auf die Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen.

Die Einführung von Mitarbeitergesprächen kann bei Ihren Beschäftigten Ängste auslösen. Sie sollten diese ernst nehmen und Ihre Mitarbeiter ausführlich über die Ziele und Inhalte der Gespräche aufklären.

Die richtige Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen

Schritt 1: Gesprächsleitfaden

Erstellen Sie sich einen Gesprächsleitfaden, der die wichtigsten Gliederungspunkte enthält, z. B. so:

  • Gesprächseröffnung
  • Rückschau auf das vergangene Jahr
  • Vorausschau auf das kommende Jahr mit Zielvereinbarungen und Unterstützungsmaßnahmen
  • Gesprächsabschluss

Erweitern Sie diesen komprimierten Gesprächsleitfaden um die wichtigsten Informationen zu den Mitarbeitergesprächen: Dazu zählen neben den Zielen auch der Zeitplan, die wichtigsten (Kommunikations-)Regeln, Informationen zum Protokoll sowie zum Ablauf der Mitarbeitergespräche.

Schritt 2: Vorbereitungsbogen

Aufbauend auf dem Gesprächsleitfaden lassen sich Vorbereitungsbögen entwickeln, mit denen sich Führungskräfte und Beschäftigte jeweils auf die Gespräche einstimmen können.

Schritt 3: Mitarbeitergespräche ankündigen

Kündigen Sie zunächst auf Abteilungsebene an, dass in Kürze Mitarbeitergespräche durchgeführt werden. Danach können die Führungskräfte mit ihren jeweiligen Beschäftigten individuelle Gesprächstermine vereinbaren. Dabei sollte dem einzelnen Mitarbeiter mindestens zwei Wochen Zeit eingeräumt werden, um sich auf das Gespräch vorzubereiten.

Tipps zur Durchführung von Mitarbeitergesprächen

Tipp 1: Wählen Sie die richtige Umgebung aus

Für die Mitarbeitergespräche eignen sich ruhige Räume, damit Störungen vermieden werden.

Tipp 2: Nehmen Sie Gebrauch von Ihrer Vorbereitung

Orientieren Sie sich am Gesprächsleitfaden.

Tipp 3: Beachten Sie einige wesentliche Kommunikationsregeln

Im Gespräch sollten hierarchische Differenzen reduziert werden. Es gilt, Vertrauen zwischen den Gesprächspartnern aufzubauen. Durch einen lockeren Einstieg schaffen Sie eine positive Stimmung, die es Ihrem Gegenüber erleichtert, sich zu öffnen.

Das Feedback für den Mitarbeiter sollte sachlich, d. h. auf konkrete Handlungen bezogen, und insgesamt ausgewogen sein. Konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die Sie ansprechen wollten, und schweifen Sie nicht ab. Auf dieser Grundlage können Sie eine sachliche Diskussion führen und konkrete Maßnahmen beschließen.

Zu einem ausgewogenen und fairen Feedback gehört es, zuerst positive Aspekte anzusprechen und erst danach auf eventuelle Fehler oder Entwicklungsmöglichkeiten des Gegenübers einzugehen. Finden Sie ein angemessenes Verhältnis zwischen Lob und Kritik. Dann wird der Mitarbeiter beides gern annehmen.

Vermeiden Sie vorschnelle Urteile. Betonen Sie stets, dass es sich um Ihre persönliche Wahrnehmung handelt. Mit Sätzen wie „Ich habe den Eindruck, dass …“ signalisieren Sie dem Mitarbeiter, dass er ernst genommen wird und geben ihm die Chance, seine eigene Sichtweise zu schildern.

Beide Seiten sollten etwa gleiche Gesprächsanteile haben, d. h. dem Beschäftigten sollte ausreichend Zeit gegeben werden, seine Meinung und Ideen vorzubringen.

Tipp 4: Vereinbaren Sie SMART Ziele für die weitere Zusammenarbeit

Ein zentraler Inhalt jedes Mitarbeitergesprächs ist die Zielvereinbarung. Diese Ziele können sich auf die konkrete Arbeitsleistung eines Mitarbeiters beziehen, aber auch auf Aspekte der Zusammenarbeit innerhalb einer Abteilung.

Es hat sich bewährt, in einem Mitarbeitergespräch maximal fünf Ziele zu vereinbaren. Um eine möglichst hohe Praxisnähe zu gewährleisten, bietet sich die Verwendung der „SMART“-Formel an.

S = Spezifisch
Die Ziele sollten die zu erfüllenden Aufgaben und Maßnahmen möglichst konkret beschreiben. Sie sollten sich auch stets auf einen konkreten Bereich, also eine Person oder Gruppe, einen Prozess oder ein Objekt beziehen.

M = Messbar
Ziele sollten quantifizierbar sein, um die Bewertung von Aktivitäten zu erleichtern. Da dies allerdings bei verhaltensbezogenen Zielen schwierig ist, kann von diesem Kriterium ggf. Abstand genommen werden.

A = Aktionsorientiert
Ziele sollten praxisorientierte Ansatzpunkte für positive Entwicklungen enthalten. Die Beteiligten sollten aktiv zur Erreichung des Ziel beitragen können.

R = Realistisch
Ein Ziel sollte anspruchsvoll, zugleich aber erreichbar sein.

T = Terminiert
Für die Erreichung des Ziel sollte ein angemessener Zeitraum und ein fester Endpunkt vereinbart werden.

Bringen Sie die vereinbarten Ziele in eine Rangordnung und legen Sie fest, durch welche Maßnahmen die Zielerreichung unterstützt werden soll.

Nachhaltiger Abschluss für Mitarbeitergespräche

Halten Sie die Ergebnisse des Gesprächs schriftlich fest. Es empfiehlt sich, ein Gesprächsprotokoll anzufertigen. Sinnvoll ist die Verwendung eines anhand des Gesprächsleitfadens erstellten Formulars, das während des Gesprächs ausgefüllt wird. In der Regel genügt es, die wichtigsten Punkte und Aussagen, übereinstimmende Bewertungen und eventuell nicht ausgeräumte Meinungsverschiedenheiten festzuhalten.

Das Protokoll sollte von allen Gesprächsteilnehmern unterschrieben werden. Sorgen Sie dafür, dass jede Gesprächsseite eine Kopie erhält.

Die Lecturio-Redaktion

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.