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Risiken identifizieren im Projekt: 7 Methoden des Risikomanagements

Risiken identifizieren im Projekt: 7 Methoden des Risikomanagements

Das Risiko lauert überall – in der Umwelt, im Recht, in der Technik… Doch wer kein Risiko wagt, der verpasst die Chance auf den Erfolg. Das Risikomanagement befasst sich mit der Risikoidentifikation und trifft in Projekten vorbeugende Maßnahmen, um letztlich Risiken zu kontrollieren und Chancen zu kreieren. Lernen Sie die Facetten des Risikos kennen und mit welchen einfachen Methoden Sie es erkennen.
risiken identifizieren im projekt
Lecturio Redaktion

·

24.11.2023

Inhalt

PRINCE2®, ITIL®, Six Sigma und Scrum: Bilden Sie sich zertifiziert in Projektmanagement weiter und profitieren Sie von 100% Förderung

Risiko als Bestandteil eines Projektes

Die traditionelle Welt der Hierarchien in Abteilungen von Firmen wird zunehmend durch die betriebliche Projektwirtschaft verändert. Die Neuausrichtung und die Eingliederung von neuen Aufträgen in Form von Projekten setzen damit dauerhaft auf global verteilte und flexible Expertenteams.

Hierbei sind Projekte in ihrer Form einzigartig und somit immer wieder neu. Zu Beginn eines Projektes können daher viele Annahmen nur unter mehr oder weniger großer Unsicherheit getroffen werden. Diese Risiken lassen sich im Vorfeld meist nur bedingt ausschalten oder verringern, indem man versucht die einzelnen Aufgaben des Projektes genau herauszuarbeiten und im Detail zu beschreiben.

Definition Risiko

Risiken sind reale oder virtuelle Ereignisse, die einen realen Schaden anrichten. Der Schaden kann sich im Projektmanagement auf einen oder mehrere der Faktoren Zeit, Kosten und Qualität auswirken.

Der Begriff “Risiko” ist das griechische Wort für “Klippe” oder “Gefahr”, das altitalienische “riscare” spricht von “etwas wagen”.

Risiko – Fallen

Auch wenn Projekte in ihrer Art und ihrem Umfang individuell sind, so lassen sich doch gewisse immer wiederkehrende Strukturen erkennen. Vor allem was den Ablauf eines Projektes angeht, haben sich gewisse Phasen, die ein Projekt durchläuft, als sinnvoll herausgestellt. Folglich sollen typische Risikobereiche aufgezeigt werden, die je nach Projekt unterschiedlich stark zum Tragen kommen, in ihrer Form aber grundsätzlich bei jedem Projekt beachtet werden müssen.

Typische Risiken sind z. B. ein zu hoher oder zu niedriger Ansatz von

  1. Personalstunden
  2. Materialverbräuchen
  3. Investitionen
  4. Komponenten oder Teilen
  5. Leistungen Dritter
  6. Beschaffungspreisen

Risikomanagement als Chance

Ziel der Risikoplanung ist es, bereits im Projektvorfeld Maßnahmen zur Risikovermeidung zu treffen oder für den Eintrittsfall einen Plan B parat zu haben. Das Risikomanagement konzentriert sich nicht nur darauf, Gefahrenquellen für Ziele, sogenannte Meilensteine, zu identifizieren, sondern auch darauf, diese durch intelligente Planung zu umgehen oder zu begrenzen.

Die hohe Kunst des Risikomanagements liegt in der Fähigkeit, eine Situation mit ungewissem Ausgang so zu bewerten, dass eine positive Auswirkung auf das Projekt entsteht. Dies wird dann als” Chance” bezeichnet. Eine vollständige Vermeidung von Risiken wäre demnach auch eine vollständige Vermeidung von Chancen!

Werden Risiken jedoch detektiert, aber falsch bewertet, kann die Weiterentwicklung des Unternehmens oder des Projekts in überlebenskritischen Sackgassen enden.

Risiken erkennen

Die Projektphase “Risiken erkennen” ist für den erfolgreichen Abschluss eines Projektes von enormer Bedeutung. Hier wird festgelegt, welchen Einfluss Risiken auf das Projektergebnis haben. Der Projektablauf muss bereits im Kopf des Projektmanagers klar existieren und durchgespielt sein. Zu diesem Zeitpunkt muss zwingend eine Projektstrukturplanung, oder besser ein Projektbasisplan, vorliegen.

Nicht nur die Tatsache, dass an einer bestimmten Stelle ein Risiko eintreten kann, sondern auch, welche Folgen das Risiko haben wird, muss erkannt und prägnant beschrieben werden. Es ist in der Detektion von Risiken immer von Vorteil, selbst Projektthemen-affin zu sein.

Folgende Methoden helfen dabei, Projektrisiken zu finden.

Interne und externe Risiken

Eine Unterscheidung von internen und externen Risiken ist sehr sinnvoll, da die Einflussnahme auf externe Risiken nur bedingt möglich ist.

Als extern zu bezeichnende Risiken sind beispielsweise Einflüsse aus Politik und Rechtsprechung, sowie Rahmenbedingungen und Umwelteinflüsse. Auch gehören Markt- und Wettbewerbsveränderungen zu den nicht beeinflussbaren externen Risiken. Wirtschaftliche Entwicklungen entgegen der Unternehmensentwicklung oder das Implodieren von Märkten zählen zu den strategischen Risiken mit höchster Tragweite.

Auf interne Risiken können Sie aktiv Einfluss nehmen. Prägnante interne Risiken sind beispielsweise das Risiko aus Verträgen oder die Zusicherung bestimmter Ressourcen oder Qualitäten. Interne Risiken sind somit auch Risiken, die durch Gegenmaßnahmen minimiert werden können.

Methoden zur Risikoerkennung

  1. Analyse anhand des Projektbasisplans: Der Projektbasisplan ist die Summe aller Projektphasen und Module, die zur Zielerreichung notwendig sind. Hier ist es übersichtlich möglich, jedes Modul einer Risikokontrolle zu unterziehen. Bei jedem Schritt sollten Sie sich fragen: “Was kann dabei schief gehen?”.
  2. Einsatz von Checklisten: Checklisten werden von jedem Mitarbeiter jeden Tag zu jeder erforderlichen Aufgabe abgehakt. Verschriftlichen Sie Checklisten, die projektweit oder sogar projektübergreifend genutzt werden können.
  3. Besichtigungsanalyse: Ortsbegehungen werden oft vorgenommen, um Risiken aus baulicher, technischer oder Umweltsicht zu erkennen. Dies kann auch wichtig sein, um bestimmte Prozesse genauer zu erfassen und zu verstehen.
  4. Studium technischer Pläne und Dokumente: Sie sollten immer die Möglichkeit besitzen, technische Pläne und sämtliche Dokumente einzusehen und studieren zu können.
  5. Mitarbeiterbefragungen: Eine Mitarbeiterbefragung (Fachwort: Risk-Assessement-Meeting) macht mitunter großen Sinn. Die Mitarbeiter, welche die Schritte in ihrem fachspezifischen Bereich durchführen werden, entdecken Risiken meist eher als ihre Vorgesetzten. Wichtig hierbei ist es, erkannte Risiken im Kontext des jeweiligen Arbeitsschrittes richtig zu beschreiben.
  6. Analyse relevanter Rechtsnormen: Viele unterschiedliche politische Rechtssysteme machen die Gesetzesanalyse sehr komplex und kompliziert. Hier könnte es durchaus sinnvoll sein, juristischen Beistand zu beauftragen, sich mit komplexen und mitunter lückenbehafteten Gesetzen zu befassen. Ab einer gewissen Firmengröße macht eine eigene juristische Abteilung durchaus Sinn.
  7. Expertenbefragung: Experten sollten immer dann befragt werden, wenn ein eigenes Problem die eigenen Kompetenzen übersteigt oder es anderweitig sinnvoll ist, unterschiedliche Meinungen zu einer gewissen Situation einzuholen. Wenn Sie ein Projektvorhaben in einem für Sie fachbereichsfremden Gebiet starten wollen, ist es empfehlenswert einen Experten dazu zu holen. Oft kostet der Experte insgesamt gesehen weniger als die entstehenden, unbedachten Risiken.

Die Lecturio-Redaktion

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.