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10 Tipps für effiziente Videokonferenzen

10 Tipps für effiziente Videokonferenzen

Wenn die Umstände es erfordern, dass Unternehmen dezentralisiert arbeiten müssen, gewinnen Videokonferenzen enorm an Bedeutung: Wenn Kollegen, Partner oder Kunden zwangsweise an einem anderen Ort sind, ist persönlicher Kontakt wichtig und schafft Vertrauen. Damit alles reibungslos verläuft, haben wir einige Tipps zum Thema Videoconferencing zusammengestellt.
effiziente videokonferenzen
Lecturio Redaktion

·

24.11.2023

Inhalt

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1. Legen Sie eine Agenda fest

Klare Abläufe sind wichtig! Notieren Sie sich nicht nur die Tagesordnungspunkte, sondern auch wer die Beteiligten jeweils sind, und welche Aufgabe Sie haben. Begrenzen Sie die Anzahl der Teilnehmer sinnvoll auf so wenige wie möglich – das erleichtert den Überblick.

Wer moderiert die Konferenz? Gerade bei leichten Zeitverzögerungen in der Übertragung kann es immer wieder notwendig werden, dass jemand organisierend eingreift. Legen Sie außerdem eine Uhr bereit und behalten Sie im Blick, wann definitiv das Ende des Gespräches eingeleitet werden muss.

2. Bereiten Sie alle Unterlagen so vor, dass Sie sie sofort griffbereit haben

Das gilt insbesondere für digitale Materialien, die Sie rechtzeitig vor dem Gespräch noch einmal überprüfen. Damit vermeiden Sie unnötige Verzögerungen des Ablaufes und beweisen Professionalität. Versichern Sie sich auch, dass Sie wissen, wie das Videoconferencing-Programm zu handhaben ist – wo finden sie beispielsweise den Mute-Button?

3. Sorgen Sie für eine reibungslose Verständigung!

Stellen Sie sicher, dass die Technik einwandfrei funktioniert – und zwar, bevor das Meeting beginnt: Verbindung, Mikrofon, Kamera, notwendige Softwareprogramme – alles muss einsatzbereit sein, bevor Sie sich zuschalten. Beseitigen Sie außerdem potenzielle Störquellen im Vorfeld, indem Sie ein Türschild anbringen, den Anrufbeantworter aktivieren und das Handy lautlos schalten.

4. Sorgen Sie für ein passendes optisches Umfeld!

Räumen Sie auf – zumindest in dem Raumabschnitt, den die Kamera einfängt. Generell sollten Sie nach Möglichkeit alle Ablenkungen für das Auge der Konferenzteilnehmer eliminieren: Tragen Sie ein unifarbenes, idealerweise helles Oberteil, das sich vom (dunkleren) Hintergrund gut abhebt. Das macht es der Kamera leichter, sie zu fokussieren.

Stimmen Sie die Beleuchtung richtig ab und vermeiden Sie Schattenwurf. Ihr Gesicht muss zur Gänze sichtbar sein. Die primäre Lichtquelle sollte sich in derselben Richtung befinden, wie die Kamera. Insbesondere Brillenträger müssen darauf achten, dass es keine Spiegelung gibt.

Idealerweise befindet sich die Kamera so vor Ihnen, dass Ihr Gegenüber den Eindruck bekommt, sich mit Ihnen auf Augenhöhe zu unterhalten. Ein Winkel, der sie eher von unten einfängt, ist meist nicht nur optisch unvorteilhaft, sondern kann auch unprofessionell und möglicherweise arrogant wirken.

5. Sorgen Sie für ein passendes akustisches Umfeld!

Im Sinne einer guten Verständigung sollten Sie Geräuschquellen wie gekippte Fenster, Büroapparaturen von Fax bis Drucker und Stimmen anderer Personen im Hintergrund vermeiden. Das ist besonders in Corona-Zeiten schwierig, wenn alle, einschließlich Kinder, zu Hause sind. Ein Headset – kein monströser Kopfhörer, besser ein InEar-Model, welches optisch weniger ablenkend wirkt – kann hilfreich sein, da integrierte Mikrofone oder Tischmikros häufig Umweltgeräusche verstärken.

6. Stellen Sie die Teilnehmenden vor!

Who is Who? Starten Sie – falls notwendig – mit der Vorstellung der Teilnehmenden. Namensschilder oder eingeblendete „Bauchbinden“ haben den Vorteil, dass die einander nicht bekannten Personen sich im Gesprächsverlauf gegenseitig richtig adressieren können, was nicht nur höflich ist, sondern auch für ein Plus in Sachen Struktur sorgt.

7. Kein gestisches Anglerlatein!

Wenn Sie gestikulieren, vermeiden Sie es, zu ausladend zu werden und über den Bildrand hinaus zu geraten, um nicht theatralisch zu wirken. Ein freundliches Lächeln und ein kurzes Nicken, mit dem Sie zeigen, dass Sie zuhören, sind wirkungsvoll genug.

8. Warten Sie etwas länger auf Antworten!

Stille ist produktiv! Wenn Sie gesprochen haben, warten Sie etwas länger auf Antworten, als Sie das in einem normalen Gespräch tun würden. Zum einen benötigt die Übertragung zwischen Ihnen und den anderen Teilnehmern manchmal einen Lidschlag länger, als wenn Sie sich vor Ort befänden. Zum anderen ist die Abstimmung darüber, wer als nächster spricht, schwieriger, was ebenfalls etwas Zeit beansprucht.

9. Seien Sie auch geistig online!

Muten Sie sich, aber bleiben Sie präsent, wenn andere Teilnehmende an der Reihe sind – auch dann, das aktuelle Thema für Sie vielleicht nicht relevant ist. Es kann sehr bizarr aussehen, wenn Sie auf dem Bildschirm etwas anderes als die Konferenz betrachten, und im schlimmsten Falle entgehen Ihnen wichtige Informationen, oder Sie verpassen den Punkt, an dem Sie wieder gefragt sind.

Wenn Sie nicht stummgeschaltet sind, verzichten Sie darauf zu trinken, Gegenstände abzustellen, auf der Tastatur zu tippen, Papiere durchzusehen oder etwas ähnliches – auch das leise Geräusch eines klickenden Kugelschreibers kann in der Übertragung unangenehm störend auffallen. Lassen Sie auch das Handy liegen – selbst wenn es stummgeschaltet nicht zu hören ist, wirkt es doch sehr unhöflich, wenn Sie nebenbei anderen Tätigkeiten nachgehen.

10. Erstellen Sie nach Ende der Konferenz ein Protokoll

Sicher festgehalten! Erstellen Sie nach Ende der Konferenz ein Protokoll mit den Übereinkünften und Absprachen. Mailen Sie das Protokoll dann an alle Beteiligten, damit sichergestellt ist, dass alle Teilnehmenden auf demselben Informationsstand sind, und sich nicht im Nachhinein an einer anderen Stelle im Prozess zeigt, dass es Missverständnisse gegeben hat. So werden die Ergebnisse gesichert, und jeder hat noch einmal vor Augen, wer was bis wann erledigen wird.

Fazit

Videokonferenzen können ein effektives Arbeitsinstrument sein, wenn alle Teilnehmenden gut vorbereitet, aufmerksam und in der Lage sind, sich kurz zu fassen. Sie ermöglichen darüber hinaus, auch in der derzeitigen Situation die persönliche Note in die Zusammenarbeit einzubringen – das ist in diesem Ausmaß über andere Kanäle nicht zu erreichen. Lecturio wünscht viel Erfolg beim Netzwerken!

Die Lecturio-Redaktion

Unsere Artikel sind das Ergebnis gewissenhafter Arbeit unseres Redaktionsteams und entsprechender Fachautoren. Strenge Redaktionsvorgaben und ein effektives Qualitätsmanagement-System helfen dabei, die hohe Relevanz und Validität aller Inhalte zu sichern. 

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.