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Offboarding im Fokus: Die Bedeutung in Unternehmen

Offboarding im Fokus: Die Bedeutung in Unternehmen

Onboarding ist heute in aller Munde: Neue Mitarbeiter werden während ihres Einstiegs ins Unternehmen mit gezielten Maßnahmen unterstützt. Hingegen werden Arbeitnehmer, die ausscheiden, oft vernachlässigt. Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung eines bewusst gestalteten Trennungsprozesses und vergeben damit wertvolle Chancen für ihr Employer Branding. Hier erfahren Sie, warum es wichtig ist, ein professionelles Offboarding anzubieten und wie Sie dieses optimal gestalten können.
Offboarding Bedeutung
Lecturio Redaktion

·

24.11.2023

Inhalt

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6 Gründe, warum Sie Offboarding nicht vernachlässigen sollten

1. Soziale Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern

Als Arbeitgeber und Personalmanager tragen Sie Verantwortung für das Wohl Ihrer Mitarbeiter. Das gilt während der gesamten Zeit, die sie Ihrem Unternehmen angehören, also auch in der abschließenden Phase. Mit einem gut durchdachten Konzept für die Gestaltung des Offboardings zeigen Sie ihnen Ihre persönliche Wertschätzung.

2. Positive Signale für Unternehmensangehörige

Ein würdigender Umgang mit scheidenden Mitarbeitern vermittelt auch intern eine wichtige Botschaft. Die verbleibenden Mitarbeiter werden Veränderungsprozesse als weniger bedrohlich erleben und ihre Arbeitsaufgaben entsprechend ruhig und konzentriert weiterführen können. Zudem erhöhen Offboarding-Maßnahmen die Loyalität unter der verbleibenden Belegschaft, denn diese spürt, dass es honoriert wird, wenn man dem Unternehmen über viele Jahre treu ‚gedient‘ hat.

3. Konfliktrisiko senken

Fühlt sich ein Mitarbeiter im Rahmen seiner Trennung vom Unternehmen ungerecht behandelt, kann dies zu Konflikten führen. Im schlimmsten Fall kommt es zu langwierigen und kostspieligen juristischen Auseinandersetzungen. Durch ein gutes Offboarding-Management gelingt es, dieses Risiko abzufangen.

4. Ausgeschiedene Mitarbeiter als Image-Träger

Ehemalige Mitarbeiter sind Botschafter Ihres Unternehmens. Wie diese sich über das Unternehmen äußern, hängt entscheidend davon ab, wie sie im Zuge ihres Abschieds behandelt wurden. Mit einem professionellen Offboarding-Management sorgen Sie dafür, dass frühere Arbeitnehmer Sie in guter Erinnerung behalten und diese Haltung auch nach außen tragen. So erreichen Sie eine nachhaltige Image-Steigerung.

5. Ehemalige als wichtige Netzwerkpartner

Mitarbeiter, zu denen Sie auch über die Zeit der unmittelbaren Zusammenarbeit hinaus – während der Trennung vom Unternehmen – eine gute Beziehung pflegen, können einmal eine wichtige Quelle für Empfehlungen sein. Das gilt sowohl mit Blick auf zukünftige Bewerber als auch auf Geschäftspartner oder Kunden. Die Beziehungen, die frühere Arbeitnehmer in ihrem neuen beruflichen Umfeld knüpfen, könnten Ihnen nützlich werden.

6. Rückkehrwillige anziehen

Wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen, verknüpfen sie mit dem Wechsel bestimmte Hoffnungen. Nicht immer erfüllen sich diese allerdings. So kommt es vor, dass Ehemalige irgendwann erkennen, was sie an Ihnen als Arbeitgeber hatten, und den Wunsch entwickeln, zu Ihnen zurückzukehren. Mit einem gut durchdachten Konzept für das Offboarding signalisieren Sie Mitarbeitern beim Verlassen des Unternehmens, dass die Tür für sie offen bleibt.

So schnüren Sie ein individuelles Abschiedspaket

Offene Kommunikation pflegen

Eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen Unternehmensführung und Belegschaft ist nicht nur zentral für den Unternehmenserfolg, sondern auch für das reibungslose Gelingen von Trennungsprozessen.

Ob die Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses nun von Ihrer Seite aus oder gemäß dem Wunsch des Mitarbeiters erfolgt, so ist es immer wichtig, die Thematik zeitnah zu behandeln und den Mitarbeiter über das weitere Vorgehen zu informieren. Machen Sie im Gespräch deutlich, dass Ihnen die berufliche und persönliche Zukunft Ihrer Mitarbeiter ein wichtiges Anliegen ist und bieten Sie konkrete Unterstützungsleistungen an.

Outplacement-Beratung anbieten

Diese Unterstützung könnte in Form der persönlichen Begleitung durch einen externen Coach erfolgen. Gerade Mitarbeitende, die sehr lange im Unternehmen tätig waren, sollten Sie „auffangen“ und bei der beruflichen Neuorientierung unterstützen. Bewerbungstraining, Vermittlung und Empfehlung, die Erstellung von Kompetenzprofilen sowie die Weiterbildung gehören zu den am häufigsten angebotenen Outplacement-Leistungen.

Pensionären besondere Aufmerksamkeit schenken

Arbeitnehmer, die in den Ruhestand gehen, stellen hinsichtlich des Offboardings eine besondere Gruppe dar. Mit dem Austritt aus dem Berufsleben beginnt eine neue Lebensphase und viele Menschen tun sich schwer, mit dieser Umstellung zurechtzukommen.

Beziehen Sie den jeweiligen Stelleninhaber gegebenenfalls in die Auswahl und Einarbeitung seines Nachfolgers ein. So zeigen Sie ihm, dass er noch gebraucht wird. Entwickeln Sie zudem Strategien für den Wissenstransfer, um das wertvolle Know-how langjähriger Mitarbeiter für das Unternehmen zu sichern.

Zeugnisse und Referenzen mitgeben

Sie sollten einen scheidenden Mitarbeiter auch in seiner beruflichen Neuorientierung unterstützen, indem Sie ihm ein aussagekräftiges Arbeitszeugnis oder eine Referenz ausstellen. Zum einen können Sie auf diesem Wege noch einmal Ihre Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter zum Ausdruck bringen, zum anderen können Sie so seine weitere Karriere fördern.

Lassen Sie bei der Formulierung große Sorgfalt walten. Je professioneller das Zeugnis gestaltet wird, desto größer ist die Chance, dass der Mitarbeiter eine andere passende Stelle findet.

Abschließendes persönliches Gespräch suchen

In einem systematischen Debriefing oder Abschlussgespräch können Sie herausfinden, welche Sicht ein Mitarbeiter auf das Unternehmen gewonnen hat. Verlässt er das Unternehmen auf eigenen Wunsch, bietet sich hier die Möglichkeit, die Ursachen zu ergründen. Ein ehrliches Feedback ist eine wichtige Quelle für Qualitätssicherung und Optimierung.

Einen würdigen Abschied gestalten

Abschiedsfeiern werden in der Regel von den Angestellten selbst organisiert. Kommen Sie der Einladung nach und nutzen Sie die Chance, noch einmal in lockerer Atmosphäre mit dem scheidenden Mitarbeiter zu sprechen und die letzten Schritte bis zum Austritt zu klären. So gehen beide Seiten mit einem guten Gefühl auseinander. Sie können dem Mitarbeiter auch ein kleines Erinnerungsgeschenk oder eine Karte mit den besten Wünschen für die Zukunft überreichen.

Alumni-Netzwerk einrichten

Um den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitern zu pflegen, können Sie anbieten, ihnen weiterhin den Newsletter oder die Mitarbeiterzeitung des Unternehmens zukommen zu lassen. Auch die Aufnahme in ein unternehmenseigenes Alumni-Netzwerk, das spezielle Informationen und Veranstaltungshinweise bereithält, kann dazu beitragen, die Bindung über die direkte Zusammenarbeit hinaus aufrechtzuerhalten.

Technisches Offboarding durchführen

Aus Datenschutzgründen müssen Sie Accounts löschen und Zugänge sperren, damit der ehemalige Mitarbeiter nicht mehr auf Unternehmensinterna zugreifen kann. Besitztümer, die im Laufe des gemeinsamen Arbeitsverhältnisses übergeben wurden (Dienstwagen, Rechner etc.), sind zurückzuverlangen. Noch eintreffende E-Mails können Sie an Vertretungspersonen oder den Nachfolger weiterleiten lassen.

Software-Lösungen nutzen

Der Prozess des Offboardings kann auch durch spezielle Software unterstützt werden. Sie steuert die unterschiedlichen Maßnahmen und gewährleistet so Übersichtlichkeit und Transparenz. Mit ihrer Hilfe lassen sich alle Informationen verwalten, die mit dem Austritt aus dem Unternehmen in Verbindung stehen.

So kann die Software die Deaktivierung der Zugangsberechtigungen ausgeschiedener Mitarbeiter sicherstellen und somit den Missbrauch und Diebstahl sensibler Daten verhindern. Mitunter ermöglicht sie auch die Generierung von „Laufzetteln“ und regelt so beispielsweise die Rückgabe von Firmeneigentum. Auch Mitarbeiterbefragungen können über die Software geführt werden.

Die Mehrheit entsprechender Software-Lösungen stammt aus den USA und ist auf Bedürfnisse der deutschen Unternehmen nicht abgestimmt. Zu den wenigen Anbietern aus Deutschland zählt zum Beispiel Nintex.

Fazit

Überlassen Sie im Trennungsprozess nichts dem Zufall, sondern zeigen Sie ganz bewusst, dass Sie auch dann noch das Wohl Ihrer Mitarbeiter im Blick haben, wenn sich Ihre Wege trennen. Ein optimiertes Offboarding-Management geht mit einem Image-Gewinn einher und erhöht Ihre Attraktivität als Arbeitgeber im Wettbewerb um die Anziehung und Bindung von qualifiziertem Personal.

Quellen

Offboarding – Jedes Ende ist anders via www.karriere.at

Beautiful Exit. Wie ein geglücktes Trennungsmanagement funktioniert via www.managementportal.de

Die Lecturio-Redaktion

Unsere Artikel sind das Ergebnis gewissenhafter Arbeit unseres Redaktionsteams und entsprechender Fachautoren. Strenge Redaktionsvorgaben und ein effektives Qualitätsmanagement-System helfen dabei, die hohe Relevanz und Validität aller Inhalte zu sichern. 

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.