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Professionelle Kündigungsschreiben verfassen: Richtlinien für Arbeitgeber

Professionelle Kündigungsschreiben verfassen: Richtlinien für Arbeitgeber

Ein effektives Kündigungsschreiben zu verfassen, kann eine Herausforderung sein, insbesondere in schwierigen Situationen. Ob es um Leistungsprobleme, Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien oder andere gravierende Angelegenheiten geht, es ist wichtig, dass Arbeitgeber diesen Prozess mit Professionalität und Sensibilität angehen. In diesem Artikel bieten wir Ihnen praxisnahe Tipps und Richtlinien, wie Sie ein korrektes und rechtssicheres Kündigungsschreiben erstellen.
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Lecturio Redaktion

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24.11.2023

Inhalt

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Anforderungen an eine Kündigung

Es gibt drei Begründungen, die eine Kündigung rechtfertigen: die personenbedingte, die verhaltensbedingte und die betriebsbedingte. Am einfachsten zu realisieren ist die betriebsbedingte Kündigung. Oft wird allerdings eine auf die Person oder das Verhalten zurückzuführende Kündigung als „betriebsbedingt“ tituliert. Ein Grund dafür liegt darin, dass einer verhaltensbedingten Kündigung in der Regel zunächst eine Abmahnung vorausgehen muss.

Darüber hinaus wird zwischen fristgerechter und außerordentlicher (fristloser) Kündigung unterschieden. Auch eine Änderungskündigung ist grundsätzlich möglich. In der Praxis muss der Grund für eine außerordentliche Kündigung so gravierend sein, dass dieser auch in einem möglichen Arbeitsrechtsprozess haltbar wäre. Bei der fristlosen Kündigung muss im Vorfeld eine Abmahnung ausgesprochen werden.

Hier gibt es einen Unterschied beim Inhalt der Kündigung. Während bei einer fristlosen Kündigung der Grund mit angegeben werden muss, ist dies bei einer fristgerechten Kündigung nicht zwingend nötig. In jedem Fall ist die Schriftform einzuhalten. Der Gekündigte muss den Erhalt der Kündigung zudem schriftlich per Unterschrift bestätigen. Zusätzlich muss eine Information an den Betriebsrat erfolgt sein.

Keine Kündigung ohne gründliche Vorbereitung

Arbeitgebern sei geraten, zunächst einmal den Arbeitsvertrag zu prüfen, bevor sie eine Kündigung schreiben. Unbefristete Verträge lassen sich fristgerecht und fristlos kündigen. Befristete Verträge können hingegen nicht fristgerecht gekündigt werden. Diese Verträge laufen entweder aus oder müssen fristlos gekündigt werden. Wichtige Gründe, die der Arbeitgeber bei einer fristlosen Kündigung angeben muss, sind im Bürgerlichen Gesetzbuch im Paragraf 626 festgeschrieben.

Eine fristgerechte Kündigung ist nur dann ohne Angabe von Gründen rechtens, wenn der Betrieb nicht dem Kündigungsschutzgesetz unterliegt. Ausschlaggebend ist hierbei die Betriebsgröße von zehn Mitarbeitern. In kleineren Betrieben mit weniger Arbeitnehmern gilt das Kündigungsschutzgesetz in der Regel nicht.

Ein besonderer Kündigungsschutz gilt darüber hinaus für Schwangere, Eltern und Schwerbehinderte. Deren Kündigung bedarf einer Zustimmung des Gewerbeaufsichtsamts, des Amtes für Arbeitsschutz bzw. des Integrationsamtes. Die Kündigungsfrist bemisst sich in der Regel nach der Anzahl der Jahre der Betriebszugehörigkeit. Kleinunternehmen mit unter 20 Mitarbeitern haben die Möglichkeit, eine kürzere Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag festzulegen.

Praxistipp: Arbeitgeber sollten in der Kündigung stets den Vertragsbeginn und den Kündigungszeitpunkt angeben. Um etwaiger Unklarheiten bei Fristen vorzubeugen, wird in der Regel ein Satz im Arbeitsverstrag ergänzt, der aussagt, dass „vorsorglich zum nächstmöglichen zulässigen Termin“ gekündigt wird.

Kündigung ist nicht gleich Kündigung

Wie bereits erwähnt, ist die betriebsbedingte Kündigung die häufigste Art zu kündigen. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass es dem Unternehmen unmöglich ist, den Mitarbeiter weiter zu beschäftigen. Belegbar ist dies durch Absatz- und Umsatzeinbußen sowie Änderungen im Betrieb, die z. B. durch die Nutzung neuer Technologien die Einsparung von Arbeitskräften erfordern. Darunter fallen auch Outsourcing-Maßnahmen oder der Wegfall an früher gewährten Finanzmitteln.

Für eine personenbedingte Kündigung muss zweifelsfrei nachgewiesen werden können, dass der Mitarbeiter aufgrund für ihn unbeeinflussbarer Faktoren nicht oder nicht mehr die ihm zugewiesenen Tätigkeiten ausführen kann, nicht anderweitig einsetzbar ist oder die betrieblichen Abläufe enorm stört. Meist fallen auch krankheitsbedingte Kündigungen in diesen Bereich. Eine Langzeiterkrankung über 18 Monate, häufige Kurzerkrankungen oder eine krankheitsbedingte Minderung der Arbeitsfähigkeit um rund 30 Prozent können Anlässe für eine personenbedingte Kündigung sein. Unabhängig von Krankheiten können eine fehlende Arbeitserlaubnis oder eine Freiheitsstrafe die Ursachen für eine personenbedingte Kündigung sein.

Mindestens eine Abmahnung muss im Vorfeld erteilt worden sein, um eine verhaltensbedingte Kündigung glaubhaft zu machen. Gründe können hier beispielsweise Verstöße gegen betriebliche Anordnungen wie das Alkoholverbot sein. Aber auch unentschuldigtes Fehlen, nicht nachgewiesene Krankmeldungen oder Arbeitsverweigerung sind Gründe für eine verhaltensbedingte Kündigung. Verrat von Betriebsgeheimnissen, sexuelle Belästigung, unerlaubte Nebentätigkeit, feindliche Meinungsäußerungen, Mobbing und private Internetnutzung können ebenfalls zur verhaltensbedingten Kündigung führen.

Außerordentliche, fristlose Kündigungen können bei Gefährdung Dritter ausgehändigt werden. Diebstahl und Urlaubsantritt ohne Genehmigung können als Umstand für eine fristlose Kündigung gelten. Daneben sind menschenverachtende Äußerungen und Handlungen Tatbestände für eine außerordentliche Kündigung. Auch Vertragsbruch und Abwerbungsversuche fallen hierunter.

Den Kündigungsgrund nicht vergessen

Insbesondere für den Arbeitnehmer ist die Angabe des Grundes von großer Bedeutung. Dabei kann die Begründung einer betriebsbedingten Kündigung emotional viel stärker treffen, da beim Arbeitnehmer Fragen nach dem „Warum ich und nicht die anderen?“ aufkommen werden. Personen- und verhaltensbedingte Kündigungen sind hingegen keine großen Überraschungen und kündigen sich in der Regel mit entsprechender Abmahnung an. Rechtliche Details zu Kündigungsgründen finden Arbeitgeber beim Blick in den Paragrafen 1 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG).

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.