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Projekt strukturieren: Leitfaden zur Erstellung eines Projektstrukturplans

Projekt strukturieren: Leitfaden zur Erstellung eines Projektstrukturplans

Sie stehen kurz davor, ein neues Projekt in die Tat umzusetzen? Sie befinden sich bereits in der Planung Ihrer neuen Vision und wollen dem Ganzen eine Struktur verleihen? Mit der folgenden Hilfe gelingt es Ihnen, einen Projektstrukturplan (PSP) aufzustellen und somit legen Sie genau fest, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge Ihre Mitarbeiter zu erfüllen haben. Ein Projektstrukturplan wird von Projektmanagern eingesetzt, um Teile eines Projektes voneinander abzugrenzen.
projektstrukturplan
Lecturio Redaktion

·

24.11.2023

Inhalt

PRINCE2®, ITIL®, Six Sigma und Scrum: Bilden Sie sich zertifiziert in Projektmanagement weiter und profitieren Sie von 100% Förderung

Der Projektstrukturplan

Der PSP bietet Ihnen den Vorteil, dass das Projekt vollständig erfasst ist und Klarheit über die zu leistende Arbeit herrscht. Wer also einen korrekten Projektstrukturplan aufstellt, wird

  1. weniger vergessen
  2. laufen die Besprechungen schneller
  3. ist die Kommunikation klarer
  4. sind die Verantwortlichkeiten eindeutig.

Der PSP bezieht sich auf den Weg vom Startpunkt zum Ziel.

Madauss (1994) nennt im Handbuch Projektmanagement weitere ergänzende Eigenschaften von Projekten:

Projekte sind Vorhaben mit definiertem Anfang und Abschluss, die durch die Merkmale zeitliche Befristung, Einmaligkeit, Komplexität und Neuartigkeit gekennzeichnet sind.

Als eines der Standardinstrumente des Projektmanagements hat der Projektstrukturplan auch die Aufgabe den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern intern und zu externen Gewerken zu sichern.

Stellen Sie sich zunächst folgende Fragen:

  1. Was ist zu tun?
  2. Wie werden wir es tun?

Legen Sie eindeutig fest, ob Sie allein den PSP erstellen oder bereits mit Ihren Teilnehmern die passende Variante ausarbeiten.

Zu Beginn ein einfaches Beispiel für einen PSP:

TätigkeitStakeholderanalyse (Betroffene)
Arbeitspaket 1Klärung der Aufgabenstellung, Erstellung eines Zeit- und ArbeitsplanesGruppe und Projektleiter
Arbeitspaket 2Recherche im Internet, in der Tagespresse etc.Heinz, Sabine, Franz, Günther, Karl, Inga

Sie sehen also, dass ein Projekt nun in plan- und kontrollierbare Elemente gegliedert wird.

Nach den DIN-Normen 69900 ff gibt es drei gängige Gliederungsprinzipien:

  1. Die funktionsorientierte Gliederung: Diese fragt nach Funktionsbereichen der projektausführenden Organisation. Im Vordergrund steht die Art der auszuführenden Tätigkeit.
  2. Die objektorientierte Gliederung: Hierbei steht das Produkt selbst im Vordergrund. Der Projektgegenstand wird in seine einzelnen Komponenten zerlegt.
  3. Die zeitorientierte Gliederung: Im Fokus stehen der Ablauf und die Phasen des Projekts. Diese bilden dann die Arbeitspakete der jeweiligen Ebene.

Schauen Sie am besten selbst, was für Ihr Projekt die passende Gliederung ist. Hinzu kommt dann die Form der Methode, mit welcher Sie Ihren PSP ausarbeiten wollen.

3 Methoden für die Erstellung von Projektstrukturplänen

Der Top-Down-Ansatz

Es wird zunächst das Projekt benannt, dann erfolgt die Auswahl der geeigneten Orientierungsmethoden, danach wird das Gesamtprojekt in Teilobjekte zerlegt, es erfolgt die Auflistung der Aufgaben, dann die Auswahl für die geeignete Orientierungsmethode für jedes Element der zweiten Ebene, anschließend erfolgt die weitere Zerlegung bis Arbeitspakete vorliegen.

Der Bottom-Up-Ansatz

Dieser Weg führt vom Detail zum Ganzen. Zunächst werden die im Projekt auszuführenden Aufgaben gesammelt, anschließend werden die Beziehungen analysiert, dann erfolgt der Aufbau und die Zusammensetzung zu einer Baumstruktur und abschließend wird alles auf Vollständigkeit und Einmaligkeit kontrolliert.

Das Yo-Yo-Verfahren

Hierbei werden beide vorherigen Verfahren kombiniert, um die Stärken beider zu nutzen. Vergessen Sie dabei nicht folgende Regeln: Achten Sie auf die Einmaligkeit! Die Strukturelemente jeder Ebene müssen sich inhaltlich vollständig voneinander unterscheiden. Achten Sie auf Vollständigkeit! Die inhaltliche Summe der Elemente, die zu einem übergeordnetem Element gehören, müssen mit dem Inhalt des übergeordneten Elements übereinstimmen.

Für die Darstellung der Projektstrukturpläne hat sich in der Praxis die Baumstruktur durchgesetzt. Das wichtigste Darstellungsziel sollte für Sie die Übersichtlichkeit sein. Eine fachkundige Person sollte in der Lage sein den Betrachtungsgegenstand ohne Mühe nachzuvollziehen.

Zusätzlich sollte der PSP natürlich auch die Controllingdaten zu den im Projektmanagement relevanten Größen enthalten: Kosten, Termine und Ergebnisse.

Der PSP lebt davon, dass ein Projekt immer weiter unterteilt wird. Das Ganze hat auch noch weitere Vorteile. Ein Projektbudget kann den höchsten Ebenen des Strukturplans zugewiesen werden, sodass Budgets auf der Grundlage der einzelnen Projekte schnell berechnet werden können.

Auch während das Projekt ausgeführt wird, können entscheidende Abschnitte mithilfe des Strukturplans nachverfolgt und kontrolliert werden. Wenn sich ein Projekt im Rückstand zeigt, kann Ihnen der PSP zudem anzeigen, welche Bestandteile dafür verantwortlich sind oder was die verspäteten Unterarbeiten sind.

Leitfaden zum Erstellen des Strukturplans

  1. Die oberste Ebene steht für das Endergebnis bzw. für das Projekt selbst.
  2. Unterarbeiten enthalten Arbeitspakete, die Abteilungen oder Einheiten der Organisation zugewiesen sind.
  3. Die Elemente des Projektstrukturplans müssen nicht auf gleicher Ebene definiert werden.
  4. Ein Arbeitspaket definiert die Arbeit, die Dauer und die Kosten für die Aufgaben, die zur Erstellung desselben nötig sind.
  5. Arbeitspakete sollten eine Dauer von 10 Tagen nicht überschreiten.
  6. Arbeitspakete sollten im Projektstrukturplan unabhängig voneinander sein.
  7. Arbeitspakete sind eindeutig und sollten deshalb nicht über den Projektstrukturplan dupliziert werden.

Stellen Sie klar, dass ein Projektstrukturplan keine Aufgabenliste, kein Terminplan und keine Organisationstabelle ist. Er stellt umso mehr die Basis dar, auf der eine Aufgabenliste oder ein Terminplan aufgebaut werden kann.

Das Projektmanagement beschreibt daher die Prozesse, die der Sicherstellung dienen, dass das Projekt alle erforderlichen Arbeiten umfasst, um es erfolgreich zu beenden.

Ein häufig auftretender Fehler bei der Projektplanung besteht meist darin, in Form eines Balkendiagramms direkt mit dem Erstellen eines Ablaufplans zu beginnen. Achten Sie darauf, dass Sie sich eher an das Baumdiagramm halten und die oben beschriebenen Aspekte abarbeiten.

Mithilfe des Projektstrukturplans sollten Sie nun folgende Fragestellungen zu Ihrem Projekt erfolgreich gemeistert haben:

  1. Wie ist das Projekt inhaltlich strukturiert?
  2. Welche Bereiche bzw. Funktionen sind projektspezifisch abzudecken?
  3. Welche Arbeitspakete sind zusammenzustellen?
  4. Welche Kosten/Kapazitäten sind pro Teilprojekt notwendig?
  5. Welche Kosten/Kapazitäten sind für einzelne Funktionsbereiche aufzubringen?

Hoffentlich konnten Sie Ihre nächste Vision strukturieren und starten nun voller Ambitionen in Ihr neues Projekt. Zur Unterstützung der Entwicklung eines Projektstrukturplans können Sie mittlerweile auch diverse Software-Programme nutzen. Für Ihr nächstes Projekt wünschen wir Ihnen viel Erfolg!

Die Lecturio-Redaktion

Unsere Artikel sind das Ergebnis gewissenhafter Arbeit unseres Redaktionsteams und entsprechender Fachautoren. Strenge Redaktionsvorgaben und ein effektives Qualitätsmanagement-System helfen dabei, die hohe Relevanz und Validität aller Inhalte zu sichern. 

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.