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Qualitätsmanagement im Projekt

Qualitätsmanagement im Projekt

“Machen Sie es fertig, und machen Sie es gut!” lautet häufig die Devise bei Projektarbeiten. Deshalb sollte die Qualitätssicherung eigentlich einen integralen Bestandteil eines jeden Projektes darstellen. Da allerdings in vielen Fällen unter Zeitdruck und mit knappem Budget gearbeitet werden muss, wird dieser Aspekt oft als erstes wegkalkuliert. Dabei lässt sich, bei effizientem Einsatz der vorhanden Möglichkeiten, mittels Qualitätssicherung viel Zeit und Geld sparen. Wir verraten Ihnen, wie eine sinnvolle Qualitätssicherung aussehen kann und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.
qualitätssicherung im projekt
Lecturio Redaktion

·

09.06.2023

Inhalt

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Stellenwert im Projektprozess

Wie das Wort schon sagt, umfasst die Qualitätssicherung alle Prozesse, welche die Qualität der Projektarbeit sicherstellen sollen. Sie dient dazu, Projektvorgänge mit den zuvor festgelegten Zielen abzugleichen. Die dafür erforderlichen Maßnahmen sind vorab im Rahmen der Qualitätsplanung vom Projektmanagement festgelegt worden.

Dies macht eines deutlich: Die Qualitätssicherung dient nicht dazu, das Niveau eines Produktes oder Arbeitsprozesses kontinuierlich zu steigern. Vielmehr geht es darum, einen fixierten Standard zu erreichen oder zu halten. Um die Kontinuität zu wahren, ist es deshalb besonders wichtig, qualitätssichernde Maßnahmen nicht erst ganz zum Schluss zu ergreifen.

Stattdessen sollte das damit betraute Team möglichst früh innerhalb des Arbeitsprozesses einsteigen und fortlaufend alle Prozesse beobachten und einschätzen, um eventuellen Fehlentwicklungen möglichst früh entgegen zu wirken. Dies bedeutet insbesondere, dafür zu sorgen, dass genehmigte Änderungsanträge nicht im Sande verlaufen, sondern tatsächlich umgesetzt werden.

Dadurch können Prozesse beschleunigt und optimiert werden. Der Ausschuss sowie nicht-wertschöpfende Vorgänge werden im besten Fall identifiziert und reduziert, was am Ende häufig Kosten spart. Dies erfordert allerdings eine enge Zusammenarbeit zwischen der Qualitätsprüfung und dem Rest des Teams. Ist eine solche nicht gegeben, kann auch die engagierteste Qualitätssicherung ihren eigentlichen Wert nicht unter Beweis stellen.

Häufige Fehler

Damit die Qualitätssicherung nicht stiefmütterlich behandelt wird, gilt es, besonders häufige Fehler zu vermeiden. Hier sind einige der verbreitetsten Stolpersteine:

Unklare Vorgaben

In vielen Fällen lautet das Ergebnis der Qualitätssicherung schlicht: „Naja, zumindest wissen wir jetzt, wie wir es NICHT haben wollen!“ Sätze solcher Art können die gesamte Teamatmosphäre vergiften. Oft ist schon viel Arbeit in einen bestimmten Teilbereich geflossen, die mit solchen Aussagen zu Nichte gemacht wird.

Hüten Sie sich deshalb davor, die Qualitätssicherung als Korrektiv für unklare Projektzielvorgaben zu nutzen! Legen Sie im Vorneherein schon genau fest, was in welcher Form zu geschehen hat, um Irritation und Frustration im Nachhinein zu vermeiden.

Ansteigende Maßstäbe

Als besonders unbeliebt gelten in vielen Unternehmen diejenigen Projektleiter, die am Anfang alles durch winken, ohne auf die Qualität zu achten, zum Ende eines Projektes hin jedoch nervös werden und plötzlich alles umschmeißen, um einen vollkommen fiktiven Qualitätsstandard zu implementieren.

Ein solches Verhalten löst schnell Frust und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern aus, vor allem, wenn es lange Nachtschichten nach sich zieht.Deshalb gilt: Machen Sie als Projektmanager Ihre Ansprüche von Anfang an transparent! Legen Sie Richtlinien und Mindeststandards fest, an denen sich alle, einschließlich des Teams zur Qualitätssicherung, kontinuierlich orientieren können.

Übermäßige Formalisierung

Auch wenn fixe Kriterien unerlässlich sind: Das Wichtigste bei einer guten Qualitätssicherung ist nicht das formalistische Abhaken von Checklisten, sondern eine aufmerksame, konzentrierte Herangehensweise. Das eigene Mitdenken in einer Flut aus Formularen zu ersticken, kann dem Gesamtergebnis nur abträglich sein.

Auf der anderen Seite sollte die Qualitätssicherung auch nicht zu einer vorgeschobenen Pflichtübung verkommen. Am Ende jedes Meetings noch kurz hinterherzuschieben, dieses Treffen könne doch gewiss auch gleich mit als QS-Analyse gewertet werden, vermittelt den falschen Eindruck. Denn: Die Qualitätssicherung hat ihren eigenen Stellenwert.

Wird sie lediglich mit einer Suggestivfrage bedient, welche impliziert, dass man auf diese Weise einfach nur möglichst schnell weiter kommen möchte, sind die eigentlichen Ziele verfehlt. In einem solchen Fall wäre es ratsam, die Prioritäten offen auf das Einhalten des Zeitplans zu legen und die Qualitätssicherung hinten an zu stellen, statt weiterhin so zu tun, als sei sie maßgeblich für den aktuellen Projektfortgang.

Nur Ergebnisse prüfen

Setzt die Qualitätssicherung zu spät ein, untersucht sie oft nur die Ergebnisse, nicht aber die Prozesse, unter denen das Ergebnis entstanden ist. Dies ist insofern unsinnig, als dass schon die eingesetzte Methode häufig erkennen lässt, ob das zu erwartende Ergebnis adäquat sein wird oder nicht. Daher bietet es sich an, auch die Arbeitsprozesse einer Qualitätsanalyse zu unterziehen. Auf diese Weise können falsche Weichenstellungen zeitnah korrigiert werden.

Setzt man hier zu spät an, ist eventuell schon eine Menge Zeit oder Geld in einen Arbeitsablauf geflossen, der unweigerlich als Sackgasse enden wird. Halten Sie daher die Abstände der Qualitätssicherung so gering wie möglich, um einerseits die Kontinuität zu wahren und andererseits auch die Vorgänge zu analysieren anstatt des bloßen Produkts.

Ganz generell liegt es in der Natur der Qualitätssicherung, dass sie Fehler auffindet und Schwachstellen beleuchtet. Dies kann, je nach Temperament, einigen Kollegen durchaus unangenehm sein. Denn häufig zieht das Aufdecken von Mängeln einen zusätzlichen Zeitaufwand für Korrekturen und Gegensteuerungsmaßnahmen nach sich.

Das kann dann zu dem Gefühl führen, in seiner Arbeit um einige Schritte zurück geworfen zu werden; besonders frustrierend, wenn man geglaubt hat, diesen Teil der Aufgabe schon beendet zu haben. Solche Dämpfer lassen sich nicht vermeiden, können sich aber für einen reibungslosen Projektablauf sogar als notwendig erweisen.

Deshalb ist es wichtig, dass seitens des Projektmanagements im gesamten Team eine vertrauensvolle Atmosphäre etabliert wird, welche Fehler nicht nur zulässt, sondern als notwendige Entwicklungsanreize charakterisiert. Nur so können Sie bei Ihren Mitarbeitern die nötige Offenheit erreichen, die für eine effektive Qualitätssicherung nötig ist.

Die Lecturio-Redaktion

Unsere Artikel sind das Ergebnis gewissenhafter Arbeit unseres Redaktionsteams und entsprechender Fachautoren. Strenge Redaktionsvorgaben und ein effektives Qualitätsmanagement-System helfen dabei, die hohe Relevanz und Validität aller Inhalte zu sichern. 

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.