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Budgetkürzungen beim eigenen Projekt – So reagieren Sie richtig!

Budgetkürzungen beim eigenen Projekt – So reagieren Sie richtig!

Sie arbeiten schon seit längerer Zeit an einem wichtigen Projekt, das Sie detailliert geplant haben, und dann das: Ihr Budget wird aus heiterem Himmel gesenkt. Wie soll es jetzt weitergehen? Wir geben Ihnen 5 Tipps, wie Sie mit Budgetkürzungen richtig umgehen und das Projekt doch noch erfolgreich abschließen können.
budgetkürzung
Lecturio Redaktion

·

24.11.2023

Inhalt

PRINCE2®, ITIL®, Six Sigma und Scrum: Bilden Sie sich zertifiziert in Projektmanagement weiter und profitieren Sie von 100% Förderung

Tipp 1: Ruhe bewahren!

Bei einer Budgetkürzung sollten Sie nicht in Panik verfallen. Bleiben Sie ruhig und handeln Sie auf keinen Fall vorschnell und unüberlegt, denn das kann verheerende Folgen für Ihr Projekt haben.

Machen Sie sich bewusst, dass eine Kürzung des Budgets nicht gleich das Ende des Projekts bedeutet. Überlegen Sie sich, wie Sie trotz niedrigerem Budget das Projekt erfolgreich beenden können. Dabei geht es vor allem um die Frage, an welcher Stelle Kosten eingespart werden können.

Tipp 2: Nehmen Sie die Kürzung nicht einfach hin!

In vielen Unternehmen ist es völlig normal, dass Budgets ständig gekürzt oder verschoben werden. Damit geht auch häufig einher, dass Projektleiter am Anfang des Jahres möglichst viel Geld ausgeben. Dann ist das Geld schließlich noch vorhanden.

Auch die Kosten werden häufig viel zu großzügig bemessen, um mit einer möglichen Kürzung besser umgehen zu können. Wirklich sinnvoll ist dieses Verhalten für das Projekt selbst allerdings nicht. Und auch der Verantwortliche wird seine Entscheidung nicht überdenken, wenn die Projekte trotz Budgetkürzung problemlos abgeschlossen werden.

Sie sollten Budgetkürzungen deshalb nicht einfach hinnehmen und auf eigene Faust versuchen, das Projekt wie geplant zu Ende zu bringen. Vielmehr sollten Sie den Verantwortlichen um ein Gespräch bitten, in dem Sie das weitere Vorgehen besprechen.

Tipp 3: Reden Sie mit dem Verantwortlichen!

Egal ob es Ihr Chef oder ein externer Auftraggeber ist – Sie sollten unbedingt das Gespräch mit dem Verantwortlichen für die Budgetkürzung suchen. 

Im Gespräch sollten Sie dem Verantwortlichen Ihre Sicht der Dinge schildern. Sagen Sie dabei ruhig ehrlich, dass Sie das niedrigere Budget vor einige Probleme stellt und dass Sie nicht darauf vorbereitet waren. Bleiben Sie dabei unbedingt sachlich – Wut über die Budgetkürzung ist im Gespräch mit dem Verantwortlichen fehl am Platz.

Nachdem Sie Ihre Sicht erläutert haben, sollten Sie im Gegenzug auch versuchen, seinen Standpunkt nachzuvollziehen. Sicherlich hat Ihr Chef oder Auftraggeber wichtige Gründe, aus denen er das Budget senken musste. Fragen Sie Ihn danach und versuchen Sie, sein Handeln zu verstehen.

Tipp 4: Zeigen Sie die Konsequenzen auf!

Eine Kürzung des Budgets führt in jedem Fall zu Konsequenzen. Ein Projekt kann mit einer plötzlichen Senkung des zur Verfügung stehenden Budgets nicht wie geplant fortgesetzt werden. Dies müssen Sie Ihrem Chef oder Ihrem Auftraggeber auch so deutlich vermitteln.

Er muss sich darüber im Klaren sein, dass er Abstriche machen muss, wenn sich das Projekt-Budget verringert. Zeigen Sie ihm die Möglichkeiten auf, die sich aus dem niedrigeren Budget ergeben.

Sie können zum Beispiel vorschlagen, die Laufzeit des Projekts zu verlängern oder den Projektumfang einzuschränken. Durch diese Modifizierungen könnten Sie das Projekt trotz der Budgetkürzung erfolgreich abschließen.

Tipp 5: Erarbeiten Sie gemeinsam eine Lösung!

Nachdem Sie im gemeinsamen Gespräch die verschiedenen Standpunkte erläutert haben, müssen Sie zusammen zu einer Lösung kommen, die für Sie beide akzeptabel ist.

Arrangieren Sie sich so gut es geht mit dem Kompromiss. Und: Seien Sie nicht nachtragend. Sie können die Budgetkürzung nicht rückgängig machen und müssen das Projekt nun erfolgreich zu Ende bringen. Dabei wird es Sie nicht weiterbringen, wenn Sie sich innerlich immer noch über das fehlende Geld ärgern.

Machen Sie das Beste aus der Situation und zeigen Sie dem Verantwortlichen, dass Sie trotz kurzfristiger Änderungen des Budgets dazu in der Lage sind, ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Die Lecturio-Redaktion

Unsere Artikel sind das Ergebnis gewissenhafter Arbeit unseres Redaktionsteams und entsprechender Fachautoren. Strenge Redaktionsvorgaben und ein effektives Qualitätsmanagement-System helfen dabei, die hohe Relevanz und Validität aller Inhalte zu sichern. 

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.