Urlaubsvorbereitung: Das sollten Sie vorher unbedingt erledigen

Wichtig: eine Urlaubsvertretung organisieren und einarbeiten

Eine geeignete Urlaubsvertretung zu finden, sollte ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen. Eine verlässliche Vertretung ermöglicht Ihnen einen entspannten Urlaub ohne die Sorge, dass Ihre Kollegen ohne Sie nicht zurecht kommen.

Klare Zuständigkeiten und Aufgabenverteilungen während der Urlaubszeit entlasten außerdem die Kollegen. Da insbesondere in den Sommermonaten viele Kollegen im Urlaub sind, sollten Sie sich rechtzeitig um eine Urlaubsvertretung kümmern.

Arbeiten Sie Ihre Vertretung auf jeden Fall ausführlich ein. Wenn möglich sollten Sie dies nicht per E-Mail tun, sondern eine persönliche Übergabe machen. So vermeiden Sie Missverständnisse und können Fragen viel detaillierter klären.

Sie sollten Ihre Vertretung auf jeden Fall über offene Projekte und wichtige Termine informieren, um die Ihr Kollege sich während Ihrer Abwesenheit kümmern muss. Schreiben Sie zudem eine Liste mit wichtigen Kontaktdaten von Kollegen und Kunden, mit denen Sie im Arbeitsalltag oft kommunizieren.

Nehmen Sie sich genügend Zeit, um Ihre Urlaubsvertretung  inhaltlich gut einzuarbeiten. Dies erleichtert Ihrem Kollegen die Arbeit und so kann er auch Telefonate und E-Mails kompetent beantworten. Außerdem ist diese Vorbereitung wichtig, damit Ihre Vertretung genau weiß, für was sie zuständig ist.

Vor dem Urlaub ist nach dem Urlaub – der letzte Arbeitstag

Nur noch ein Arbeitstag, dann geht es endlich in den Urlaub. Leider bedeutet der letzte Tag vor dem Urlaub aber häufig nur eines: Stress. Da wird ein entspannter Start in die freien Tage so gut wie unmöglich. Um dies zu verhindern, sollten Sie am letzten Arbeitstag möglichst keine Termine annehmen. So haben Sie die Zeit, allen wichtigen Erledigungen vor dem Urlaub nachzukommen.

Außerdem sollten Sie schon am letzten Arbeitstag an den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub denken. Zwar möchte man den Gedanken daran möglichst weit wegschieben, aber: Sie werden es sich selbst danken. Idealerweise haben Sie vor dem Urlaub alle angefangenen Aufgaben abgeschlossen.

Sollte dies nicht der Fall sein, notieren Sie sich den bisherigen Arbeitsstand, damit Sie nach dem Urlaub direkt wissen, wo Sie aufgehört haben. Auch eine To-Do-Liste mit Aufgaben, die Sie nach dem Urlaub erledigen müssen, kann gegen das Ich-habe-etwas-vergessen-Gefühl helfen.

Darum sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz hinterlassen

Am letzten Arbeitstag versinkt man oft in einer Flut von Mails und Anrufen. Jeder möchte vor Ihrem Urlaub noch schnell etwas Dringendes wissen oder erledigt haben. Erzählen Sie deshalb Kollegen, mit denen Sie nicht direkt zusammen arbeiten, dass Ihr Urlaub schon einen Tag eher beginnt. So können Sie sich am letzten Arbeitstag in Ruhe den letzten offenen Aufgaben widmen.

Hinterlassen Sie auf jeden Fall eine Abwesenheitsnotiz für Ihr E-Mail-Postfach und das Telefon. So sind alle, die während des Urlaubs Kontakt zu Ihnen aufnehmen wollen, über Ihre Abwesenheit informiert.

Auch hier können Sie ein wenig tricksen: Lassen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einen Tag später enden, als Sie tatsächlich im Urlaub sind. So werden Sie am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub nicht gleich mit Anrufen und Mails bombardiert.

Eine Abwesenheitsnotiz zu schreiben, ist gar nicht so leicht. Sie kann beispielweise folgendermaßen lauten:

Beachten Sie: In Ihrer Abwesenheitsnotiz sollten Sie unbedingt professionell bleiben. Neckereien gegenüber arbeitenden Kollegen oder detaillierte Ausführungen über Ihren Aufenthaltsort gehören hier nicht hin. Achten Sie außerdem darauf, immer einen Ansprechpartner inklusive Kontaktdaten anzugeben, der in dringenden Fällen erreichbar ist.

Checkliste: Haben Sie an alles gedacht?

1. Haben Sie eine Urlaubsvertretung organisiert und diese ausführlich in Ihren Aufgabenbereich eingearbeitet?
2. Haben Sie eine Abwesenheitsnotiz im E-Mail Postfach und auf dem Telefon hinterlassen?
3. Haben Sie sich den aktuellen Arbeitsstand notiert?
4. Haben Sie eine To-Do-Liste für die ersten Tage nach dem Urlaub geschrieben?

Wenn Sie all diese Fragen mit Ja beantworten konnten, dann steht entspannten Tagen abseits des Büros nichts mehr im Weg und Sie können Ihren Urlaub in Ruhe genießen.

Worauf Sie achten sollten, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren, erfahren Sie hier.

Quellen

Stressfrei in den Urlaub und zurück via tipps.jobs.de

Urlaubsvertretung planen: Ich bin dann mal weg via karrierebibel.de

8 Tipps für eine entspannte Urlaubsvorbereitung via blog.comspace.de