Inhaltsverzeichnis in Word – so machen Sie es auf Anhieb richtig

Bild: “NaNoWriMo 2009: The Planning” von Michael P. Clemens. Lizenz: CC BY 2.0

Inhaltsverzeichnisse in Word sind dynamisch: Wenn Sie den Text oder einzelne Abschnitte erweitern oder kürzen, verschieben sich oftmals die Seitenzahlen. Dann stimmen sie nicht mehr mit dem Inhaltsverzeichnis überein und müssen darin angepasst werden. In Word realisieren Sie flexibel und in wenigen Schritten diese Angleichung.

Wozu ein Inhaltsverzeichnis in Word?

Ein Inhaltsverzeichnis ist ein Text aus Verweisen, dessen richtige Verweisstruktur (Reihenfolge und Seitenzahlen) garantiert ist. Bei größeren Texten mit unterschiedlichen Abschnitten besitzen sie oft mehrere Ebenen. Die Art der Ebenen-Anordnung ergibt eine klare Argumentationsstruktur. Um dies an einem sehr einfachen Beispiel zu veranschaulichen, schreiben Sie den unten angegebenen kurzen und unformatierten Text in ein leeres Word-Dokument:

Ausgangssituation – ein unformatierter Text mit verschiedenen Abschnitten, dessen Argumentationsstruktur mit Überschriften herausgearbeitet werden soll.

Für dieses Beispiel verwenden Sie später die Hauptüberschrift, die Unterüberschrift und die Zwischenüberschrift für das Inhaltsverzeichnis. Dabei bildet die Hauptüberschrift die erste (oberste) Ebene. Die Unterüberschrift bzw. Zwischenüberschrift liegt dann auf der zweiten. Es ist noch eine weitere Ebene vorgesehen, die für Varianten in der Gestaltung des Inhaltsverzeichnisses genutzt werden könnte.

Voraussetzung für das Inhaltsverzeichnis: Zuweisung der Formatvorlagen

Word erstellt nur dann für einzelne Absätze ein Inhaltsverzeichnis, wenn dafür die spezielle Formatvorlage zugewiesen wurde. Sie verwenden für die Überschrift der obersten Ebene die Formatvorlage Überschrift1, für die Überschriften der zweiten Ebene Überschrift2. Formatvorlagen finden Sie rechts in der Multifunktionsleiste „Start“. Diese dienen dazu, Absätzen ein einheitliches Aussehen zu geben. Zu den Regeln, die auf Absätze anwendbar sind, gehört die Überschriften-Eigenschaft und die Ebenen-Eigenschaft der Überschrift.

Die relevanten Formatvorlagen für Überschriften

Platzieren Sie den Cursor irgendwo im Text des entsprechenden Abschnitts. Wählen Sie jetzt die passende Formatvorlage aus, z. B. Überschrift1. Word formatiert den Text sofort entsprechend.

Das Aussehen des Textes nach Zuweisen der Formatvorlagen für die Überschriften

Hier wurden für vier Absätze drei Varianten von Überschriften zugewiesen. Falls Ihnen das Aussehen der Überschriften nicht gefällt, nehmen Sie eine Anpassung nicht manuell vor, sondern verändern dazu die Formatierung der Formatvorlage.

Das Inhaltsverzeichnis erstellen

Nach diesen zwingend notwendigen Vorarbeiten kann nun das Inhaltsverzeichnis in einem Schritt an einer beliebigen Stelle im Text erstellt werden. Üblicherweise verwendet der Word-Nutzer dazu das Textende oder den Anfang. Im folgenden Bild erstellen wir es am Beginn. Die ausgewählte Leerzeile sollte mit der Formatvorlage Standard eingerichtet sein. Jetzt verwenden Sie den Befehl Inhaltsverzeichnis in der Multifunktionsleiste im Register „Verweise“.

Einfügen des Inhaltsverzeichnisses

Sie sehen hier schon ein kleines Angebot von Überschriftvarianten. Für unser Beispiel wählen Sie die erste Variante.

Das Inhaltsverzeichnis ist eingefügt

Das Inhaltsverzeichnis neu berechnen lassen

Mit Klick auf die rechte Maustaste und dem Befehl Felder aktualisieren veranlassen Sie die Anpassung des kompletten Inhaltsverzeichnisses oder eine Neuberechnung der Seitenzahlen. Wählen Sie diese Vorgehensweise stets, wenn Sie am Text Änderungen vornahmen, welche die Inhalte, die Verteilung oder die Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis betreffen könnten. Es ist kein Fehler, dies vor jedem Speichern oder Drucken vorzunehmen. Das garantiert Ihnen immer ein aktuelles Inhaltsverzeichnis mit den richtigen Seitenzahlen im Text.

Auswahlmöglichkeiten für die Neuberechnung des Inhaltsverzeichnisses

Sie entscheiden nun mit dem Befehl Felder aktualisieren über die beiden Optionen, wie weit Word in seinen Änderungen gehen soll. Sie machen nichts verkehrt, wenn Sie überwiegend die zweite Option wählen.

Die Gestaltung des Inhaltsverzeichnisses

Ein Inhaltsverzeichnis kann mit demselben Befehl umgestaltet werden, mit dem es erstellt wurde. Setzen Sie nur den Cursor irgendwo ins Inhaltsverzeichnis und vollziehen Sie anschließend die Befehlsfolge: Verweise → Inhaltsverzeichnis erstellen → Inhaltsverzeichnis bearbeiten.

Inhaltsverzeichnis gestalten

Sie können unmittelbar erkennen, wie Sie die Seitenzahlen abschalten. Außerdem legen Sie hier fest, ob diese rechts- oder linksbündig stehen sollen. Die Art der Füllzeichen kann ausgesucht werden – eine Variante sind unsichtbare Füllzeichen. Die Formate für das Aussehen wählen Sie unten links aus; oben rechts erscheint eine Voransicht. Wie viele Ebenen im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen, entscheiden Sie unten links. In der Praxis nimmt man hier oft die 2. Interessant sind noch die Optionen unten rechts: Hier bestimmen Sie, welche Formatvorlagen im Inhaltsverzeichnis Berücksichtigung finden sollen. Das wird relevant, wenn Sie bei der Erstellung des Textes für seine Haupt- oder Unterüberschriften andere Formatvorlagen definierten, als die von Word vorgegebenen Varianten.
Wollen Sie das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses noch stärker beeinflussen (z.B. Schriftart oder Schriftgröße ändern), müssen Sie wissen, dass diese Formatierungsvorschriften in den Formatvorlagen festgelegt sind, die mit Verzeichnis … anfangen. Sie suchen also im Register „Start“ nach der Formatvorlage Verzeichnis1 und klicken dort auf die rechte Maustaste und dann auf Ändern.

Formatvorlagen für das Inhaltsverzeichnis gestalten

Hier haben Sie die Möglichkeit, gewisse Zeichen- und Absatzformate zu ändern. Genauere Festlegungsmöglichkeiten bekommen Sie unten links. Grundsätzlich gilt: Es wird hier die gleiche Logik angewandt, die insgesamt für Formatvorlagen gilt. Formatvorlagen bilden die Basis für Inhaltsverzeichnisse. Beide sind zwingend erforderlich, um die Gestaltung längerer Texte dauerhaft flexibel zu halten. Daraus leitet sich der enge Zusammenhang zwischen Inhaltsverzeichnis und Formatvorlagen ab.