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Facepalm - Häufigste Fehler in Excel

Bild: “Facepalm” von Brandon Grasley. Lizenz: CC BY 2.0


Jeder kennt es, und fast jeder braucht es: Microsoft Excel. Auch wenn 90% aller Bewerber in Vorstellungsgesprächen angeben mit Excel vertraut zu sein, so zeigen sich im alltäglichen Umgang immer wieder gravierende Fehler. Die Bearbeitungsgeschwindigkeit von einfachen Fragestellungen lässt sich massiv reduzieren, indem Sie die folgenden Fehler vermeiden:

1. Bauen Sie die Tabelle zuletzt

Arbeiten Sie zunächst mit einer Rohtabelle. Wenn Sie zuerst die Formatierungen und die Tabellenstruktur setzen, sind Sie oftmals eingeschränkt und müssen immer wieder nachjustieren – das kostet Sie wertvolle Zeit.

2. Nutzen Sie das Internet als Hilfe

Excel gibt es seit nunmehr 25 Jahren und jedes Problem wurde schon einmal gelöst. Kommen Sie einmal nicht weiter, holen Sie sich Hilfe in Online-Communities. Auch die Excel-Hilfe ist sehr gut aufgebaut. Des Weiteren gibt es viele Excel-Formeln, die bei jedem Problem weiter helfen. Wir zeigen Ihnen wie!

3. Merken Sie sich die Shortcuts

Wenn Sie häufiger mit Excel zu tun haben und schnell durch Tabellen navigieren müssen, ist das Arbeiten mit der Tastatur weitaus effizienter. Echte Profis kommen ganz ohne Maus aus, denn für jede Funktion gibt es Shortcuts. Das sind die fünf Wichtigsten:

  • „Strg“ + „Pfeil-/Cursortaste“: Springe schnell zur letzten oder nächsten gefüllten Zelle
  • „F2“: Editiere eine Zelle ohne darauf klicken zu müssen
  • „Strg“ + „Bildlauf/Bildab“: Wechsle schnell zwischen einzelnen Blättern
  • „Alt“ + „Shift“ + „0“: Auto-Summenformel
  • „Shift/Strg“ + „Leerzeichen“: Markiere ganze Zeilen oder Spalten und füge durch „Strg“ + „+“ eine neue ein

4. Versuchen Sie nicht alles perfekt zu machen

Nichts ist perfekt. Meistens kosten die letzten 10 % der Arbeit 50 % der Zeit. Haben Sie sich in etwas verbissen? Machen Sie eine kurze Pause und suchen Sie einfache Lösungen!

5. Excel passt Formeln automatisch an

Excel ist sehr clever. Sie können Formeln über viele Zeilen kopieren und die Formeln werden automatisch angepasst. Dazu müssen Sie $-Zeichen einsetzen, um Excel zu zeigen, welche Zellen statisch und welche variabel sind.

  • „F4“: Durch mehrfaches Drücken innerhalb einer Formel werden die Spalte und/oder die Zeile arretiert.

6. Die SVERWEIS-Formel ist Ihr Freund und Helfer

Einmal dahinter gestiegen und immer wieder eingesetzt, ist diese Excel-Formel einer der effektivsten, die es gibt. Sie wird Ihnen viel händische Arbeit ersparen. In diesem Kurs zeigen wir Ihnen, wie Sie sie richtig einsetzen.

7. Vergessen Sie nicht zu speichern

Zu oft wurde stundenlange Arbeit zunichte gemacht, weil Excel-Dateien nicht gespeichert wurden. Ihre erste Handlung beim Erstellen einer Auswertung sollte daher sein: Speichern Sie die Datei. Danach legt Excel teils automatisch Sicherheitskopien an. So können Sie auch ältere Stände wieder herstellen.

8. Zu viele Zeilen sind unübersichtlich

Wenn Ihre Excel-Formel mehr als zwei Zeilen umfasst, haben Sie etwas falsch gemacht. Sie ist dann viel zu unübersichtlich und bei größeren Datenmengen unperformant. Arbeiten Sie gegebenenfalls mit Namensbereichen, der Tabellenfunktion oder effektiveren Formeln, wie beispielsweise dem SUMMENPRODUKT.

9. Pivot-Tabellen sind nicht unnütz

Eine Umsatz-Analyse auf Basis aller einzelnen Verkäufe? Eine Übersicht von Terminen in einem Kalenderjahr? Mit Pivot-Tabellen erstellen Sie Auswertungen in zwei Minuten, die Sie sonst Stunden kosten würden. Hier lernen Sie, wie man mit Pivot-Tabellen arbeitet und Rohdaten effektiv strukturiert.

10. Erstellen Sie nie wieder langweilige Diagramme

Excel gibt Ihnen mit der Programmiersprache VBA ungeahnte Möglichkeiten an die Hand. Jedes einzelne Element in Diagrammen kann so angesprochen und manipuliert werden. In diesem VBA-Tutorial erklären wir Ihnen alles Schritt für Schritt.



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Ein Gedanke zu „Die zehn häufigsten Fehler beim Arbeiten mit Excel

  • Selmin Yussraf

    Wenn man spezielle Anforderungen an Excel hat, kann man ja auch Anwendungen, die Excel-orientiert sind, nutzen. Diese lassen sich ja von Experten wie hier programmieren und beibringen. Meiner Meinung nach vernünftiger, als ewig lange Arbeitsprozesse aufzuwenden. Mit einer Anwendung kann man schließlich viele Funktionen in einem Befehl unterbringen und so schneller arbeiten.