Immer mehr Unternehmen verankern den Umgang mit Interessenkonflikten in ihren internen Richtlinien. Daraus wird deutlich, dass es sich dabei um ein relevantes Compliance-Risiko handelt. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich ein Interessenkonflikt definiert und wie Sie vermeiden, dass aus Interessenkonflikten substantielle Schäden entstehen.

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Bild: “Two sides of the same Loonie … (10/100)” von Jamie McCaffrey. Lizenz: CC BY 2.0


1. Wann spricht man von einem Interessenkonflikt?

Ein Interessenkonflikt kann im freundschaftlichen, sozialen oder wirtschaftlichen Bereich stattfinden. Er liegt nach dem Politikwissenschaftler Dennis F. Thompson dann vor, wenn in einer bestimmten sozialen Situation ein primäres Interesse durch ein sekundäres Interesse beeinflusst werden kann.

A conflict of interest is a set of conditions in which professional judgment concerning a primary interest (such as a patient’s welfare or the validity of research) tends to be unduly influenced by a secondary interest (such as financial gain).

(Dennis F. Thompson)

Beispiele für Interessenkonflikte aus verschiedenen gesellschaftlichen Bereichen können sein:

  • Pharmaunternehmen, die von Ärzten eine gewisse Anzahl verschriebener Medikamente verlangen. Diese Anweisung steht im Widerspruch mit dem primären Ziel, der adäquaten Behandlung von Patienten.
  • Ein gemeinsamer Anwalt eines Ehepaars, der im Scheidungsfall als Vertreter eines Ehepartners auftritt. Rechtsanwälte unterliegen einem gesetzlichen Verbot sich während der Ausübung ihrer Tätigkeit in Interessenkonflikte zu begeben.

2. Interessenkonflikte in Unternehmen

In Unternehmen besteht immer die Gefahr, dass Interessenkonflikte den Unternehmenserfolg behindern, indem unwirtschaftliche Entscheidungen getroffen, Kunden vergrault oder wichtige Informationen preisgegeben werden.

Dies kann vor allem dann der Fall sein, wenn die privaten Interessen eines Mitarbeiters den wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens entgegenstehen. Zahlreiche Beispiele hierfür lassen sich im Arbeitsalltag finden:

  • Freunde und Bekannte, die bei einer Stellenausschreibung bevorteilt werden
  • Andere Tätigkeiten, die mit dem eigentlichen Beruf des Arbeitnehmers in Konflikt stehen (outside employment), wie bspw. ein Hochschullehrer, der außerhalb seines Lehrauftrags Privatunterricht gibt
  • Anschlussbeschäftigung, die in Konflikt mit der vorangehenden Beschäftigung steht (post-employment), wie bspw. Politiker, die in die freie Wirtschaft wechseln
  • Das „Zuschanzen“ von Aufträgen. Bspw. ist einer Ihrer Mitarbeiter für die Auswahl von neuen Zulieferern verantwortlich. Zur Auswahl steht ein Zulieferer, bei dem ein Freund Ihres Mitarbeiters arbeitet. Dieser unterbreitet der Firma ein Angebot.
  • Vorteilsnahme durch die Verwendung von internen Informationen, z.B. Insiderhandel
Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter will einem seiner Freunde eine Stelle im Unternehmen verschaffen. Dieser Freund verfügt jedoch nicht über die adäquaten Voraussetzungen für den angebotenen Job. Eine mögliche Fehlbesetzung kann dem Unternehmen nachhaltig schaden, weil etwa die geforderten Aufgaben nicht angemessen erledigt werden können.

Jobvergaben und Bewerbungsgespräche aufgrund von persönlichen und freundschaftlichen Beziehungen sind nicht selten. Nach einer Studie des IAB von 2013 spielen bei über einem Viertel der vergebenen Stellen in Deutschland persönliche Kontakte eine entscheidende Rolle. Sie stellen damit eine potentielle Gefahr für einen Interessenkonflikt in vielen Unternehmen dar und sollten nicht unterschätzt werden.

3. Interessenkonflikte können auch für Ihr Unternehmen Konsequenzen haben.

Ein ungeklärter Interessenkonflikt kann unterschiedliche unternehmerische Schäden verursachen:

  • Ein Interessenkonflikt kann zu einem wirtschaftlichen Schaden werden, wenn ein Angebot einer Firma aufgrund eines „Freundschaftsdienstes“ akzeptiert wird, obwohl es objektiv betrachtet schlechter ist als das von anderen Bewerbern.
  • Ein Interessenkonflikt kann zum Imageverlust führen: Werden ungelöste Interessenkonflikte und deren Auswirkungen an die Öffentlichkeit getragen, drohen Imageverluste. Unzufriedene Mitarbeiter oder ehemalige Kunden können Konflikte nach außen kommunizieren.

Darüber hinaus enthalten Interessenkonflikte potentielle Risiken für rechtliche Schäden:

  • Ein schwerwiegender Interessenkonflikt kann zur Haftung des Unternehmens führen, wenn die Unternehmensführung nicht nachweisen kann, dass sie ihre Sorgfaltspflicht – das Einrichten von Maßnahmen zur Vermeidung bzw. Identifizierung und Lösung des Konflikts  – (BGB §280, §241) erfüllt hat.

Um wirtschaftlichen Schaden bei Unternehmen anzurichten, reicht es teilweise schon, wenn ein schlechter Eindruck beim Kunden entsteht. In einer Infratest Bankumfrage von 2010 gaben bspw. 66 % der befragten Bankkunden an, dass sie schon mindestens einmal in einer Beratungssituation das Gefühl hatten, dass ihre eigenen Interessen und die ihrer Bank nicht übereinstimmten.

Schon allein die subjektive Wahrnehmung eines Interessenkonflikts kann so negative Auswirkungen auf den Geschäftserfolg von Unternehmen haben.

4. Die negativen Konsequenzen eines Interessenkonfliktes verhindern

Mögliche Interessenkonflikte erkennen und beschreiben

Interessenkonflikte sind erst einmal nichts Verwerfliches und lassen sich in den täglichen Arbeitsprozessen von allen Unternehmen wiederfinden. Firmen müssen es schaffen, diese Interessenkonflikte richtig einzuschätzen und die rechtlichen sowie moralischen Gefahren zu minimieren.

Um der Gefahr von Interessenkonflikten zu begegnen, müssen Sie in Ihrem Unternehmen Strategien entwickeln, wie Sie Umstände und Beziehungen identifizieren und benennen, die zu Interessenkonflikten führen können.

Darüber hinaus es unabdingbar, Interessenkonflikte überhaupt zu erkennen, wenn sie vorliegen. Denn Lösungen und Strategien für die Auflösung von Interessenkonflikten können nicht erarbeitet werden, wenn Interessenkonflikte nicht wahrgenommen werden.

Prävention von Interessenkonflikten bevor sie überhaupt stattfinden

  • Prüfen Sie in Abhängigkeit von der Tätigkeit Ihres Unternehmens alle Risikobereiche auf potentielle Quellen für Interessenkonflikte.
  • Definieren Sie die allgemeinen Merkmale von Interessenkonflikten, die Ihr Unternehmen gefährden könnten.
  • Identifizieren Sie spezifische Tatbestände, bei denen es sich um unzumutbare Interessenkonflikte handelt.
  • Nehmen Sie eine klare und realistische Beschreibung der möglichen Konfliktfelder vor.

5. Die Wahrnehmung von Interessenkonflikten durch Schulungen schärfen

Welche Maßnahmen müssen getroffen werden, um Interessenkonflikte bei Ihren Mitarbeitern als wichtiges Compliance-Thema in den Fokus zu rücken? Regelungen und Vorgaben sind ein wesentlicher Schritt, das Bewusstsein für Interessenkonflikten zu schärfen und Ihre Mitarbeiter zu sensibilisieren. Doch selbst wenn man Regeln aufgestellt hat, müssen diese auch in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter integriert werden.

Bieten Sie daher Schulungen für Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte an, in denen diese über das Risiko und den Umgang mit Interessenkonflikten informiert werden. Folgende Regelungen können Ihnen dabei helfen.

Richtlinien festlegen

Legen Sie klare Regeln für den Umgang mit Interessenkonflikten im Unternehmensleitbild fest: Beschreiben Sie konkrete Arbeitssituationen, in denen Konflikte auftreten können und geben Sie einschlägige Handlungsnormen sowie wirksame Verfahren zur Risikoermittlung und zur Behandlung auftretender Konflikte vor.

Sensibilisierung der Mitarbeiter

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für das Thema. Zeigen Sie auf, welche negativen Konsequenzen missachtete Interessenkonflikte haben können. Wenn es gelingt, alle Unternehmensangehörigen für die Risikobereiche von Interessenkonflikten zu sensibilisieren, können diese Konflikte deutlich reduziert oder ganz vermieden werden.

Dafür sind Maßnahmen zur Bewusstseinsbildung im Unternehmen zu entwickeln. Unterrichten Sie alle Mitarbeiter über die strategischen Leitlinien für den Umgang mit Interessenkonflikten sowie über ihre Verpflichtung zur Einhaltung der festgelegten Verhaltenskodizes.

Vorbildfunktion der Führungsetage

Agieren Sie als Vorbild und zeigen Sie Ihr Engagement für die Umsetzung der Verfahren zur Vermeidung von und zum Umgang mit Interessenkonflikten.

Ständige Kontrolle und Weiterentwicklung durchführen

Interessenkonflikte sind zu vermeiden und ggf. effektiv zu behandeln. Die Überwachung der Erfüllung dieses Anspruchs obliegt der Geschäftsführung. Sie muss sicherstellen, dass die festgelegten Maßnahmen laufend überwacht und aktualisiert werden.

  • Entwickeln Sie interne und externe Kontrollmechanismen, um die Einhaltung der Compliance-Vorgaben im Bereich Interessenkonflikt-Bewältigung zu überprüfen.
  • Entwickeln Sie Verfahren zur Bewertung und Evaluierung der festgelegten Handlungsnormen.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Verfahren zur Prävention und zum Handling von Interessenkonflikten ständig weiterentwickelt und an die sich wandelnden Situationen angepasst werden

Offenlegungspflichten

Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter, Interessenkonflikte offenzulegen. Entwickeln Sie hierfür angemessene Mechanismen des Reportings und der Rechenschaftslegung. Eine Verpflichtung zur Offenlegung kann etwa über die Implementierung im Verhaltenskodex der Firma geschehen.

Gesprächskultur schaffen: Kommunikation als Instrument

Die Handhabung und die Offenlegung von Interessenkonflikten beginnen schon bei der internen Kommunikation im Unternehmen. Mitarbeiter sollten dazu angehalten werden, Probleme und mögliche Konfliktpotentiale frei zu kommunizieren. Es dürfen keine Situationen entstehen, in denen sich Mitarbeiter nicht trauen, über Interessenkonflikte zu sprechen, weil sie mit negativen Konsequenzen zu rechnen haben.

6. Erkannte Interessenkonflikte ohne Schäden beseitigen

Das Vier-Augen-Prinzip als Kontrollinstrument

Beim Vier-Augen-Prinzip werden operative Entscheidungen wie die Einstellung von neuen Mitarbeitern oder Vertragsabschlüsse von mehr als einer Person getroffen. Es mindert das Risiko, dass unternehmerische Handlungen zu stark durch die sekundären Interessen einer einzelnen Person beeinflusst werden.

Gerade wenn freundschaftliche Beziehungsgeflechte wirtschaftliche Interessen überlagen, kann die Meinung von anderen ein hilfreiches Korrektiv sein.

Versuchen Sie deshalb, das Vier-Augen-Prinzip als Kontrollmaßnahme in Ihre Entscheidungsprozesse zu implementieren.

Verantwortung abgeben und Interessenkonflikte kommunizieren

Im Arbeitsalltag kann es Entscheidung geben, bei denen Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, sich in einem für sie nicht auflösbaren Interessenkonflikt zu befinden. Ihre Mitarbeiter müssen in solchen Situation wissen, an wen sie sich wenden können.

Es muss geregelt sein, wer die Verantwortung für entstehende Konflikte übernimmt und sie ggf. lösen kann. Lassen Sie ihre Mitarbeiter über Verantwortlichkeiten im Unklaren, laufen Sie Gefahr, dass Interessenkonflikte ignoriert werden.

Objektivierung von operativen Entscheidungen anstreben

Versuchen Sie die subjektiven Komponenten für Entscheidungen wie die Auswahl von Lieferanten, Arbeitnehmern und Geschäftskunden zu minimieren. Greifen Sie auf objektivierbare Bewertungsmethoden wie bspw. eine Balanced Scorecard (BSC) zurück.

7. Wie Sie ein Schulungskonzept etablieren

Interessenkonflikte können nicht durch Lehrmaterialien und Seminare gelöst werden. Sie sind ein Problem des alltäglichen Arbeitsprozesses. Vielschichtige Arbeitserfahrungen, die 70 % unseres relevanten Job-Wissens ausmachen, sind immer noch ein wichtiger Baustein zur Lösung von Interessenkonflikten.

Dennoch müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Mitarbeiter Ansatzpunkte und Regeln an die Hand geben, um ihnen eine Orientierung beim Thema Interessenkonflikt zu liefern.

Dies kann über verschiedene Schulungskonzepte geschehen. Schulungen können Sie entweder selbst erstellen oder sich einen Dienstleister suchen, der entsprechende Trainings anbietet. Einweisungen für die Belegschaft können in diesen Formaten erfolgen:

  • Sie halten In-House Schulungen ab – mit oder ohne externen Dienstleister.
  • Sie schicken Ihre Mitarbeiter zu externen Schulungen.
  • Sie etablieren E-Learning Lösungen für Compliance-Schulungen, entweder als reine E-Learning Lösung oder als Blended Learning Konzept kombiniert mit In-House Schulungen

Da Schulungen zu großen Teilen aus Frontal-Belehrungen bestehen, ist der Mehrwert in einem Präsenzseminar beschränkt. Daher bleibt es fraglich, ob man mit externen Schulungen Reisestress und Abwesenheitszeiten rechtfertigen möchte.

Selbst In-House-Schulungen erzeugen oft enorme Opportunitätskosten, um die gesamte Belegschaft in Präsenzveranstaltungen zu versammeln, besonders wenn sie auf verschiedene Standorte verteilt ist.

E-Learning über Video-Kurse kann dabei eine effektive und kostengünstige Alternative sein, Ihre Mitarbeiter über den Umgang mit Interessenkonflikten in Kenntnis zu setzen. Video-Kurse sind dazu eine attraktive Lernmethode.

Durch die Kombination von Bild und Ton werden verschiedene Sinne des Menschen angesprochen. Die Videos können jederzeit angehalten und weitergeführt werden. Moderne Video-Player erlauben sogar die Erhöhung der Abspielgeschwindigkeit.

Kursvorschau: Interessenkonflikte

Hier sehen Sie einen Ausschnitt aus einem einstündigen Basis-Compliance-Training für Mitarbeiter.

8. Online-Compliance-Training für Ihr Unternehmen

Interessenkonflikte sind eines von vielen Compliance-Themen. Als Arbeitgeber haben sie umfangreiche Unterweisungspflichten, Ihren Mitarbeitern Lösungen und Strategien für Interessenkonflikte an die Hand zu geben. Lecturio bietet Ihnen eine Komplettlösung, wie Sie Ihren Pflichten in allen relevanten Bereichen effektiv und kosteneffizient nachkommen können.

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Quellen

Christoph Kumpan: Der Interessenkonflikt im deutschen Privatrecht. Eine Untersuchung zur Fremdinteressenwahrung und Unabhängigkeit, Tübingen: Mohr Siebeck 2014 via Google Books

OECD-Leitlinien für die Behandlung von Interessenkonflikten im öffentlichen Dienst via Google Books

Banken und Kunden – Interessenkonflikt bei Anlageberatung via Statista

Neueinstellungen im Jahr 2013 Robuste Personalnachfrage im Westen wie im Osten via IAB

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