Was erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern? Konzentriertes Arbeiten und ein hohes Maß an Produktivität? Wie sieht es aus mit gesetzeskonformem Verhalten und einem ethisch vertretbaren Umgang miteinander? Wenn Sie Ihr Unternehmen vor den negativen Konsequenzen unangemessenen Verhaltens schützen wollen, kann die Einführung eines Codes of Conduct für Sie ein probates Mittel sein. Wir zeigen Ihnen, was ein solcher Verhaltenskodex ist und welche positive Wirkung er auf die Einhaltung von Compliance-Richtlinien haben kann.

1. Der Code of Conduct – Ein Verhaltenskodex als wichtiger Baustein Ihres Unternehmens

Vor allem bei großen Unternehmen handelt es sich häufig um einen Zusammenschluss von Menschen aus verschiedenen Kulturen und mit unterschiedlichen Wertvorstellungen.

Menschen sind aufgrund ihrer Herkunft, ihres sozialen Umfeldes und ihrer Biografien unterschiedlich geprägt. Diese Prägungen werden in den Arbeitsprozess hineingetragen.

Um Konflikte und Störungen zu verhindern oder um einen Weg zu finden, diese schnell aufzulösen und zu beheben, haben viele Unternehmen in ihren Betrieben Leitlinien für richtiges Handeln eingeführt.

Diese dienen dazu, alle Mitarbeiter auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, unabhängig von ihren persönlichen Verhaltensregeln und Wertvorstellungen. Auf diese Weise kann das Unternehmen im Rahmen bestimmter Branchen- und Gesellschaftsregeln sowie Gesetze ohne negative Konsequenzen agieren.

Code_of_Conduct(international)

Quelle: „Häufigkeit von Kodizes in den 100 größten Unternehmen der jeweiligen Länder: Uni Passau/(nach Kaptein 2004)“

Ein zentrales Element: die Gleichwertigkeit von Mitarbeitern

Ein Verhaltenskodex beinhaltet Richtlinien oder Regelungen, die Verhaltensanweisungen an alle Mitarbeiter eines Unternehmens formulieren. Dabei werden keine Unterschiede zwischen Führungskräften und Mitarbeitern ohne Führungsverantwortung gemacht. Eine solche Verhaltensrichtlinie vermittelt auch dem Mitarbeiter der niedrigsten Hierarchieebene das Bewusstsein, dass er nicht schlechter gestellt ist als sein Vorgesetzter.

Wichtige Themenschwerpunkte eines Codes of Conduct

Das Themenspektrum eines solchen Kodex unterscheidet sich von Firma zu Firma. Ganz typisch finden sich in den meisten Codes of Conduct Handlungsanweisungen zum ethisch angemessenen und wertschätzenden Umgang der Mitarbeiter untereinander. Dies ist jedoch nur ein Teil der dort fixierten Maßstäbe, die zugleich auf eine positive unternehmerische Auswirkung der Firma zielen.

Verhaltenskodizes müssen nicht nur interne Reglungen für Organisationen und Firmen darstellen. Sie können für ganze Branchen und gesellschaftliche Bereiche aufgestellt werden. Dies ist der Fall bei einem Pressekodex, der Richtlinien für die publizistische Arbeit im deutschen Raum vorgibt, oder beim Deutschen Global Corporate Governance Kodex, der Regelungen zur Führung börsennotierter Aktiengesellschaften aufstellt.

Die verbreitete Form für einen betrieblichen Verhaltenskodex ist die Auflistung von Themenschwerpunkten, die allgemein und im Kontext der jeweiligen Branche bedeutsam sind und die man mit einer detaillierten Erklärung zu erwünschtem und unerwünschtem Handeln versehen hat.

Ein guter Code of Conduct enthält mindestens die folgenden Themenschwerpunkte:

  • Vermeidung von Interessenkonflikten
  • Korruption als Tabu und transparenter Umgang mit Zuwendungen Dritter
  • Sorgsamer Umgang mit Informationen
  • Schweigepflicht über Unternehmens- und Geschäftsdaten
  • Diskriminierung als Tabu und fairer Umgang aller Mitarbeiter untereinander
  • Verbot von Kinderarbeit und Zwangsarbeit
  • Beachtung von Arbeitssicherheitsstandards
  • Schutz des Unternehmensvermögens
  • Umweltfreundliches Handeln
  • Chancengleichheit aller Mitarbeiter

Code of Ethics und Corporate Social Responsibility

Im Code of Conduct eines Unternehmens werden neben Geboten und Verboten, die rechtskonformes Verhalten fordern, stets ethische Werte integriert, die das Verhalten der Mitarbeiter beeinflussen sollen.

Diesen Moral- bzw. Sittenkodex bezeichnet man für sich genommen als Code of Ethics, jedoch gilt er in der weltweiten Unternehmenspraxis als obligatorischer Bestandteil eines Codes of Conduct.

Die Deutsche Bahn z.B. hat einen „DB-Verhaltenskodex Ethik (Code of Conduct)“, das CFA Institute nennt ihren Verhaltenskodex „Ethische Grundsätze und Standesrichtlinien (Code of Ethics und Standards of Professional Conduct)“. Viele Firmen haben einen „Code Of Conduct And Ethical Standards“.

Die Freiwilligkeit des Unternehmers, seiner Organisation einen Verhaltenskodex anzubieten, korreliert mit der sogenannten unternehmerischen Sozialverantwortung, für die der Begriff Corporate Social Responsibility geprägt wurde. Damit ist der aktive Beitrag von Wirtschaftsorganisationen zu nachhaltiger Entwicklung gemeint, der über die gesetzlichen Forderungen hinausgeht.

Dieses Gebiet ist nicht klar abgegrenzt, sondern umfasst alle sozial-relevanten Bereiche von den Mitarbeiterbeziehungen, dem Umgang mit Interessengruppen bis hin zur ökologischen Verantwortung.

Wie sieht ein Code of Conduct aus?

Der TÜV SÜD zum Beispiel formuliert in seinen Richtlinien ein „Wir“ und zeigt damit sein Selbstverständnis von einem gemeinsamen „Unternehmens-Ich“, einer Gleichheit aller Mitarbeiter. Die Firma schreibt vor allem soziale und juristische Werte in ihren „Compliance-Prinzipien“ fest:

  • Wir verhalten uns rechtmäßig
  • Wir vermeiden Interessenkonflikte
  • Wir tolerieren keine Korruption
  • Wir spielen fair
  • Wir gehen sorgsam mit Informationen um
  • Wir befolgen Export und- Zollgesetze
  • Wir beachten die Standards zur Arbeitssicherheit
  • Wir gehen sorgfältig mit Vermögen um
  • Wir unterstützen keine Geldwäsche
  • Wir tolerieren keine Diskriminierung

Die Deutsche Bahn AG stellt mit Ihrem „Verhaltenskodex – Konzerngrundsätze Ethik“ eine breite Palette von Verhaltensrichtlinien auf, die jedermann auf der Unternehmens-Webseite einsehen kann und in Ober- und Unterthemen gegliedert sind.

Die Konzernleitung schreibt sich unter dem Oberthema „Verantwortung gegenüber der Gesellschaft und den Mitarbeitern“ diverse Verpflichtungen zu, wertschätzend mit allen Mitarbeitern umzugehen und verpflichtet diese wiederum unter dem Oberthema „Verhalten unserer Mitarbeiter“ zu einem vertrauenswürdigen Verhalten gegenüber der Öffentlichkeit.

2. Warum sollte sich ein Unternehmen durch einen Verhaltenskodex absichern?

Während ein Gesetz unabhängig von Einzelinteressen für alle und jeden verpflichtend ist, stellt ein Code of Conduct individuelle Regeln für eine spezifische Gruppe auf, die in einem gemeinsamen organisatorischen Rahmen tätig ist. Verstöße gegen den Code of Conduct werden von den Verfassern und ausführenden Gremien geahndet.

Beim Aufstellen eines Verhaltenskodex orientieren sich viele Unternehmen an allgemein verbreiteten ethischen Werten, Normen und bestehenden Gesetzen. Ein Code of Conduct ist jedoch selbst nicht mit einem Gesetzestext vergleichbar.

Innerhalb eines Unternehmens gibt er den Verantwortlichen die Möglichkeit, Regelverstöße zu erkennen und zu ahnden, die dem definierten Leitbild der Firma widersprechen. Der Code of Conduct soll den Mitarbeitern helfen, ihr Verhalten an diesem Leitbild auszurichten.

Verstöße gegen den Code of Conduct durch die Mitarbeiter sind dennoch in der Regel nicht ohne Konsequenzen, welche bis hin zur fristlosen Kündigung reichen können.

In der Praxis kann das bedeuten, dass Mitarbeiter gekündigt werden können, obwohl sie nicht gegen Gesetze verstoßen haben, die eine Relevanz für Ihre auszuführende Arbeitstätigkeit haben. Es handelt sich dabei aber um Regelbrüche im Sinne des Codes of Conduct.

Ein Praxisbeispiel:

Ein Auszubildender bei Porsche hatte über Facebook rassistische Kommentare im Zuge der Asylbewerberdebatte gemacht. Porsche kündigte ihn daraufhin und begründete dieses Vorgehen mit der Ablehnung von diskriminierendem Verhalten jeglicher Art.

Es ist davon auszugehen, dass dieses Verhalten auf Basis des Codes of Conduct als erheblicher Regelverstoß gegen die eigenen Firmenrichtlinien bewertet worden war. Der Code of Conduct ist damit nicht nur ein Instrument, um internes Verhalten zu steuern, sondern kann auch Teil von medienwirksamen Sanktionierungen sein, um Imageschäden abzuwenden.

Als Arbeitgeber sind sie demnach auch angehalten, dass der Code of Conduct von Ihren Mitarbeitern nicht nur als lästige und irrelevante Pflicht betrachtet wird. Eine Unterschrift bindet den Arbeitnehmer somit an vorgebende Leitlinien des Codes of Conduct, deren Nicht-Einhaltung sanktioniert werden kann.

Vorteile eines Codes of Conduct im eigenen Unternehmen

Wenn beim Kunden oder beim potentiellen Kunden bestimmte Unternehmensrichtlinien bekannt sind, die seinen Erwartungen an eine Corporate Social Responsibility entsprechen, dann stärkt dies das positive Image einer Marke. Ein Negativbeispiel für den Einfluss von Corporate Social Responsibility stellt der VW-Abgasskandal aus dem Jahre 2015 da.

VW musste weltweit einen erheblichen Imageschaden hinnehmen, als öffentlich wurde, dass die Abgaswerte ihrer Dieselfahrzeuge manipuliert worden waren. Die bessere Implementierung und Durchsetzung eines Codes of Conduct hätte hier unter Umständen einen wirtschaftlichen Schaden abwenden können.

Mit einem entsprechenden Code of Conduct, nach dem Ihr Unternehmen tatsächlich agiert, können Sie erwiesenermaßen einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil erzielen. Ein gut ausgearbeiteter und implementierter Code of Conduct kann die folgenden positiven Wirkungen haben:

  • Sicherung der Qualität Ihres Produktes und die Zufriedenstellung der Kunden durch angemessene Qualitätsstandards bei der Produktion
  • Vertrauensbasis beim Kunden herstellen durch die Einhaltung von Branchenstandards (Fairer Handel, Faire Produkte)
  • Die Einhaltung von Compliance-Regeln in den Bereichen wie Datenschutz, Korruption, Wissensabfluss

3. Die drei Schritte zu Erstellung eines erfolgreichen Code of Conduct

Eine Möglichkeit ist es, die eigenen Mitarbeiter damit zu beauftragen, Maßnahmen zu notieren, die relevant im Arbeitsalltag sind.

Diese partizipative Form hat den Vorteil, den im Ergebnis entstehenden Code of Conduct leichter in den Arbeitsalltag integrieren zu können, da sich bereits alle Mitarbeiter bewusst damit auseinandergesetzt haben und sich einbezogen fühlen. So fließen außerdem verschiedene Perspektiven von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Positionen in den Verhaltenskodex ein.

Eine andere Variante besteht darin, in einem kleinen Leitungsteam Grundsätze für ethisch und juristisch richtiges Verhalten festzusetzen. Die Übertragung in den Alltag Ihrer Mitarbeiter muss dann stärker forciert werden als im partizipativen Fall.

Die Erstellung eines Verhaltenskodexes als mehrstufiger Prozess

Ein Verhaltenskodex muss schrittweise und strukturiert entwickelt werden. Wir präsentieren Ihnen 3 Schritte, wie Sie Stück für Stück eine Arbeitsprozedur zur Implementierung eines Codes of Condcut aufstellen können.

1 . Aufstellung aller relevanten Gesetzmäßigkeiten und Werte

Sammeln Sie alle Themenbereiche, die juristische Konsequenzen für Ihre Mitarbeiter und für Ihr Unternehmen als Ganzes haben und fragen Sie sich, welche ethisch-moralischen Werte Ihnen wichtig sind. Orientieren Sie sich dabei am geltenden Arbeits- und Strafrecht, an den Gesetzmäßigkeiten und Vorschriften Ihrer Branche und an Ihren persönlichen Werten.

2. Detaillierte Aufschlüsselung der Verhaltensmaßnahmen

Untergliedern bzw. spezifizieren Sie die einzelnen Verhaltensweisen, die als notwendig erachtet werden, um den Ansprüchen, die mit den einzelnen Bereichen verbunden sind, gerecht werden zu können.

Wichtig ist auch, die drohenden Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Richtlinien zu formulieren, damit sie den Betreffenden bewusst gemacht werden. Erfahrungsgemäß halten sich Menschen nur solange an Regelungen, wie diese nicht hinderlich für sie sind. Im Falle der Unternehmenssicherheit könnte das jedoch fatale Folgen haben.

3. Schriftlichte Festsetzung der Verhaltensgrundsätze und juristische Prüfung

Fixieren Sie die Themen und die dazugehörigen Erläuterungen schriftlich in einem speziellen Dokument, das für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens zugänglich und verständlich ist. Lassen Sie den Kodex gegebenenfalls von einem Juristen prüfen, bevor Sie ihn veröffentlichen.

Ein einmal aufgestellter Code of Conduct hat bindende Wirkung. Da jedoch Lebens- und Arbeitsprozesse immer Veränderungen unterworfen sind, ist es wichtig, die einmal aufgestellten Verhaltensrichtlinien in regelmäßigen oder ereignisbedingten Abständen zu reflektieren und gegebenenfalls anzupassen.

4. Kontinuierliche Umsetzung des Codes of Conduct

Die Vorbildfunktion der Führungskräfte (aller Ebenen) hat eine zentrale Bedeutung bei der Umsetzung eines betrieblichen Verhaltenskodex. Es nützt nichts, wenn er nur auf dem Papier existiert. Wenn er im täglichen Arbeitsprozess nicht gelebt wird, kann das zu fatalen Folgen für alle Beschäftigten und das Unternehmen an sich führen.

In der alltäglichen Praxis geben etwa nur 36 % der Arbeitnehmer an, dass sie die Compliance-Vorgaben ihres Unternehmens überhaupt kennen. Sogar nur 23 % wissen etwas mit dem Begriff Compliance an sich anzufangen.

Manchmal sind die Folgen so eklatant, dass die Medien sich der Sache annehmen, wodurch sich ein Unternehmen – selbstverschuldet – auf lange Sicht einen immensen wirtschaftlichen Schaden zufügt. Dieser etabliert sich oft auch im Bewusstsein der Kunden und der breiten Bevölkerung, was negative Konsequenzen für das Image des Unternehmens haben kann.

Verständlichkeit und Zugänglichkeit muss sichergestellt werden

Ein Verhaltenskodex für Ihr Unternehmen ist nur dann sinnvoll, wenn er allen Mitarbeitern zugänglich ist, verstanden wurde und tatsächlich umsetzbar ist. Doch wie können Sie das erreichen?

  • Formulieren Sie den Verhaltenskodex in allen relevanten Sprachen. Viele Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter aus unterschiedlichen Kulturen und Nationen. Er sollte also in allen betreffenden Sprachen verfasst sein und in seiner Formulierung kulturelle Missverständnisse ausschließen.
  • Machen Sie ihn allen Mitarbeitern zugänglich. Ein Verhaltenskodex hat nur einen Wert für die, die ihn kennen. Es sollte sichergestellt werden, dass er wirklich allen Mitarbeitern zugänglich gemacht wird, z.B. über das firmeninterne E-Mail-Netzwerk. Verankern Sie wesentliche Teile im Arbeitsvertrag. Auf diese Weise bestätigen Ihnen die Mitarbeiter sogar per Unterschrift ihre Kenntnis und Zustimmung.
  • Führen Sie den Verhaltenskodex aktiv in allen Abteilungen ein. In Team-Meetings kann der Verhaltenskodex besonders gut eingeführt werden. In kleiner Runde lassen sich die Verhaltensrichtlinien intensiv vermitteln und möglicherweise entstehende Fragen dazu leicht klären.Dabei kann nicht nur der Teamleiter die Inhalte vermitteln, sondern einzelne Mitarbeiter können im Vorfeld des Treffens damit beauftragt werden, einzelne Punkte des Kodex in einer kurzen Präsentation darzustellen.
  • Gestalten und verbreiten Sie Aushänge und Informationsbroschüren. Durch visuell ansprechende Aushänge in Gemeinschaftsräumen des Unternehmens wird sichergestellt, dass der Verhaltenskodex stets im Blick bzw. im Bewusstsein der Mitarbeiter ist und bleibt. Informationsblätter und Broschüren können an verschiedenen Stellen im Unternehmen ausgelegt werden und geben Ihren Mitarbeitern aufgrund des portablen Charakters die Möglichkeit, sich überall damit auseinanderzusetzen.
  • Instruieren Sie Ihre Führungskräfte auf gesonderte Weise. Stets gilt: Führungskräfte haben Vorbildfunktion, an deren Verhalten sich das Verhalten der Mitarbeiter orientiert. Vermitteln Sie diese Rolle im Kontext des Codes of Conduct durch Informationen, die sich ausschließlich und direkt an die Führungskräfte Ihres Unternehmens richten, z.B. durch Mails und Meetings.

5. Den Code of Conduct mit E-Learning implementieren

Einen Code of Conduct im Unternehmen zu implementieren, bedeutet Bewusstseinsschaffung auf lange Sicht. Zum einen gilt es, solch einen Verhaltenskodex zu entwickeln und zum anderen, Ihren Mitarbeitern dieses neue Wissen zu vermitteln und – vor allem – stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Schulungen sind dafür ein unverzichtbares Mittel.

Präsenzveranstaltungen Inhouse oder bei externen Anbietern sind immer mit erheblichem Aufwand verbunden – organisatorisch und ökonomisch, zumal auch Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern, die auf Schulungen geschickt werden, finanzielle Auswirkungen für Ihr Unternehmen haben.

Ein Code of Conduct muss bei JEDEM einzelnen Mitarbeiter bekannt sein, selbst bei nicht-fachlichem Personal, wenn er Ihr komplettes Unternehmen absichern soll.

Online-Schulungen in Form von E-Lectures sind die preiswerteste und praktikabelste Variante, das zu erreichen. Dadurch, dass eine Schulung zum Thema Compliance vor allem informativen Charakter hat, entsteht kein unbedingter Mehrwert durch die Teilnahme an Präsenz-Seminaren. Ein Online-Seminar hingegen gestaltet das notwendige Wissen übersichtlich und für jeden gut nachvollziehbar.

Der Zeitpunkt der Schulung kann bei Online-Video-Kursen individuell und einvernehmlich mit den Arbeitszeiten aller Mitarbeiter gewählt werden. Die beliebig häufige Wiederholbarkeit der Schulung unterstützt die Notwendigkeit, das Wissen stets präsent zu halten.

Kursvorschau: Code of Conduct

Hier sehen Sie einen Ausschnitt aus einem einstündigen Basis-Compliance-Training für Mitarbeiter.

6. Online-Compliance-Training für Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte

Wollen Sie Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte sowohl zeit- und kosteneffektiv als auch nachhaltig mit dem Compliance-Bereich des Codes of Conduct vertraut machen? Lecturio bietet Ihnen und allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens ein spezielles Training zu diesem Thema. Umfassend und praktisch aufbereitet, mit leicht nachvollziehbaren Handlungsanweisungen und praxisnahen Beispielen.

Die Online-Kurse von Lecturio stellen zusätzlich durch integrierte Testfragen sicher, dass jeder Einzelne die Lernziele erreicht.

 

Quellen

Porsche kündigt Lehrling wegen Fremdenhass via Spiegel

Code of Conduct: interkulturelle Probleme mit Verhaltensvorschriften via Uni Passau

Compliance-Trainings: Wissensmanagement durch Microlearning via Community of Knowledge

DEUTSCHER CORPORATE GOVERNANCE – KODEX via Der Deutsche Corporate Governance Kodex

Der Pressekodex via Presserat

Code of Ethics: unabhängig. integer. via TÜV SÜD

DB-Verhaltenskodex Ethik via DB-Schenker

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