Unerledigte Aufgaben, vergessene Termine, organisatorisches Chaos – man muss kein Workaholic sein, um im Alltag den Überblick zu verlieren. Ein Blick auf Schreibtisch oder Terminplan reicht den meisten schon, um den Kopf in den sprichwörtlichen Sand zu stecken. Lassen Sie sich nicht entmutigen! Die Lösung für eine erfolgreiche Aufgabenerfüllung liegt oft in einer guten Organisation. Und genau das schafft das Eisenhower-Prinzip.
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Das Ziel

Das Eisenhower-Prinzip ist ein sehr wirkungsvolles Mittel, um wieder Herr über den eigenen Arbeitsalltag zu werden. Es spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch Aufgaben richtig zu bewerten. Das Eisenhower-Prinzip ist einfach und übersichtlich, leicht zu verstehen und ebenso simpel umzusetzen. Das Geheimnis ist: Setzen Sie Prioritäten! Dafür benutzen Sie vier Kategorien, um die Aufgaben einzuordnen.

Haben Sie erst einmal die Aufgaben kategorisiert, ergibt sich von selbst eine klare Arbeitsabfolge. Da das Eisenhower-Prinzip Arbeitsmethodik und Strategie miteinander verbindet, hilft es Ihnen nicht nur dabei, den Arbeitsprozess in Form zu bringen, sondern selbst im größten Chaos noch eine persönliche Strategie entwickeln und vor allem verfolgen zu können. Damit verlieren sich Ihre Aufgaben und Pflichten nicht in der reinen Zeitplanung, sondern orientieren sich an einem Ziel, das zudem sicher erfüllt werden kann.

Das Ziel hängt natürlich davon ab, in welchem Zusammenhang Sie das Eisenhower-Prinzip anwenden wollen. Aber ohne Ziel können Sie die einzelnen Aufgaben nicht bewerten.

Wichtigkeit und Dringlichkeit

Im ersten Schritt teilen Sie Ihre Aufgaben, Termine und Ziele ein. Dazu benötigen Sie lediglich zwei Kriterien: wichtig/unwichtig sowie dringend/nicht dringend.

Sie müssen also Ihre Aufgaben selbst bewerten. Je exakter Ihnen das gelingt, desto präziser ist die endgültige Reihenfolge der Aufgaben und desto erfolgreicher die Zielerfüllung am Ende.

Beginnen Sie damit, die Aufgaben bezüglich Ihrer Wichtigkeit zu bewerten. Eine Aufgabe ist wichtig, wenn diese Sie unmittelbar dem formulierten Ziel näher bringt. Haben Sie zum Beispiel als Ziel „Studienabschluss“ formuliert, so ist Lernen für eine Prüfung unbedingt als „wichtig“ einzustufen. Die tägliche Joggingrunde mag zwar Ihrer Gesundheit dienen, hat aber hingegen keine direkte Wirkung auf Ihren Abschluss und ist daher „unwichtig“.

Die Dringlichkeit einer Aufgabe ergibt sich immer dadurch, wann diese erledigt sein muss. Das Lernen für die morgige Prüfung ist notwendigerweise dringend. Ebenso kann eine private Verabredung, die in Kürze stattfindet, eine dringende Angelegenheit sein – unabhängig von ihrer Wichtigkeit. Es gibt also einen gewissen Spielraum, was als „dringend“ definiert wird. Wie bei der Wichtigkeit müssen Sie selbst eine vernünftige Grenze finden.

Die vier Aufgabentypen

Haben Sie allen Aufgaben die Kriterien „wichtig/unwichtig“ und „dringend/nicht dringend“ zugeordnet, ergeben sich vier Aufgabentypen, die mit A, B, C und D hierarchisch festgelegt werden:

A: wichtig und dringend

B: wichtig und nicht dringend

C: unwichtig und dringend

D: unwichtig und nicht dringend

Sie können der Übersicht halber ein Diagramm zeichnen, an deren Seiten „wichtig“ und „unwichtig“ bzw. „dringend“ und „nicht dringend“ eingetragen werden. Dadurch ergeben sich in der Mitte vier Quadranten, die die vier Aufgabentypen A bis D darstellen.

Eisenhower-Prinzip

Tätigkeiten zuweisen

Diesen vier Aufgabentypen weisen Sie nun jeweils eine Tätigkeit zu. Der Typus D wird grundsätzlich nicht bearbeitet. Warum sollte man nicht wichtige und wenig dringliche Tätigkeiten ausführen, wenn andere Pflichten warten? Sie können für D „Papierkorb“ oder ganz simpel „nicht bearbeiten“ wählen.

Sollten Sie das Eisenhower-Prinzip am Arbeitsplatz anwenden wollen, könnte eine beispielhafte Tätigkeitszuweisung wie folgt aussehen:

A: „sofort und selbst erledigen“

B: „terminieren und selbst erledigen“

C: „an Mitarbeiter delegieren“

D: „nicht bearbeiten“

Wie Sie sehen, ergibt sich eine klare Hierarchie der Aufgaben von A nach D, die Ihnen nun beim weiteren Vorgehen hilft.

Die Anwendung

Als Erstes sorgen Sie für Übersicht, indem Sie D-Aufgaben streichen – sie sind weder dringend noch wichtig. Nun wenden Sie sich den wichtigen Aufgaben zu, also den Kategorien A und B. A-Aufgaben müssen Sie sofort und selbst erledigen, diese sind zu wichtig, um sie zu delegieren, und zu dringlich, um sie aufzuschieben. Kategorie B erledigen Sie ebenfalls selbst. Da diese Aufgaben wichtig sind, terminieren Sie diese sofort, nachdem Sie Ihre A-Pflichten erledigt haben.

Die C-Aufgaben lassen Sie am besten von anderen bearbeiten. Im Privatbereich lassen sich diese Aufgaben oftmals schwierig delegieren, daher müssen Sie sich hier einen hilfreichen Umgang überlegen. Sollten Sie sich in einer Stunde mit Ihrem Partner treffen wollen, können Sie wohl kaum jemand anderen schicken. Planen Sie also C-Aufgaben so, dass sie Ihnen genug Ressourcen für A und B lassen. Sie können diese zum Beispiel dann erledigen, wenn Sie für die wichtigen Aufgaben nicht mehr konzentriert genug sind oder nicht genug Zeit haben – am Ende des Arbeitstages oder zwischen zwei Terminen.

Es empfiehlt sich, so wenig wie möglich C-Aufgaben zu haben. Diese stören unter Umständen die Erledigung der wichtigen Aufgaben – vor allem, wenn Sie diese nicht anderen Personen übertragen können. Bedenken Sie, dass auch Sie nur begrenzte Zeitressourcen zur Verfügung haben! Dringende Aufgaben sollten überschaubar sein – und im besten Falle ausschließlich wichtig.

 

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