Know-How-Abfluss (Compliance) | E-Learning mit Lecturio

Know-how als eine der wichtigsten Ressourcen im Unternehmen

Know-How ist das Wissen um bestimmte Abläufe, Strategien und Lösungswege innerhalb eines Betriebes. Die Ressource Know-how trägt maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Denn Know-how, wie das Wissen über effiziente Produktionsmechanismen, kann ein Wettbewerbsvorteil gegenüber der direkten Konkurrenz sein.

Dabei trägt jeder Mitarbeiter mit seinem individuellen Wissensschatz zum Gesamt-Know-how seiner Firma bei. Grundsätzlich muss zwischen zwei Formen von Know-how unterschieden werden.

Explizites Wissen: Orientiert sich dabei an Regeln und Leitbildern des Unternehmens sowie an strategischen Konzepten. Es handelt sich in der Regel um Wissen, welches den Mitarbeitern in schriftlicher oder digitaler Form vorliegt.

Implizites Wissen: Ist verinnerlichtes Können, das sich im Betrieb eher durch den Begriff „Learning by Doing“ zusammenfassen lässt. Implizites Wissen umfasst Denk- und Handlungsroutinen, es erstreckt sich von Problemlösungen, wie bspw. der Fähigkeit, einen Fehler in einem Motor zu hören und daraufhin gezielt zu beheben, bis hin zum Umgang mit einem speziellen Kunden.

Know-how-Abfluss: Der Abgang von wichtigem und relevantem Firmenwissen

Know-How kann nicht nur als wirtschaftliche Ressource angehäuft werden. Der Verlust von zum Teil teuer erworbenem Know-how kann auf längere Sicht ein kostspieliges Unterfangen für Unternehmen werden. Verlässt bspw. ein Mitarbeiter das Unternehmen, kann Know-how auf einmal in den Besitz eines direkten Konkurrenten gelangen.

Sei es ein gut ausgebildeter Ingenieur, der über Produktionsprozesse Ihres Produkts sehr genau Bescheid weiß oder die Bürokraft, die interne Arbeitsabläufe nach außen trägt. Das Wissen, welches Ihre Firma auszeichnet, kann sehr schnell in die falschen Hände geraten und damit Schaden anrichten. In solchen Fällen spricht man in der Regel von Know-how-Abfluss.

In der Praxis kann dieser Wissensverlust sehr teuer für Ihre Firma werden und sogar negative strafrechtliche Konsequenzen für Arbeitnehmer oder Arbeitgeber haben.

Wie kann Know-how verloren gehen?

Viele Faktoren, die einen Know-how-Abfluss begünstigen, sind den meisten Firmen überhaupt nicht bewusst. Fehlende Dokumentation, Spionage von Dritten und ausscheidende Mitarbeiter sind wesentliche Faktoren eines ärgerlichen Abgangs von Wissen. Sie sollten deshalb wissen, wo und wie Ihr kostbares Firmenwissen verloren gehen kann, um es auch ausreichend zu schützen.

Unzureichende Dokumentation

Es besteht die Gefahr eines Wissensabflusses, wenn eine unzureichende Dokumentation der allgemeinen Verbreitung und Verfügbarkeit von Know-how im Betrieb im Wege steht. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, welcher als erster Ansprechpartner und Experte auf seinem Arbeitsgebiet galt, kann sein Abgang unangenehme Konsequenzen für Sie haben.

Ist sein Spezialwissen nämlich nicht dokumentiert, kann die Wiederbeschaffung des Wissens ein teures Unterfangen werden oder sie ist im schlimmsten Fall überhaupt erst gar nicht möglich.

Cyber-Attacken

Laut des Allianz Risk Barometers stellen Cyber-Angriffe für 34 % der befragten Unternehmen eines der drei größten Geschäftsrisiken dar.

Kein Wunder, denn praktisch jedes Unternehmen weltweit läuft Gefahr, das Opfer von Cyber-Kriminalität zu werden. Der deutschen Wirtschaft etwa entsteht durch Datendiebstahl, Spionage und Sabotage ein jährlicher Schaden in dreistelliger Milliardenhöhe.

Die größte Gefahr für Know-how-Abfluss ist immer noch der Mensch

Die größte Bedrohung für einen Know-how-Abfluss stellen jedoch nicht Cyber-Attacken durch Unbekannte von außen dar, sondern die Mitarbeiter selbst. In vielen Fällen werden Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse durch interne Täter weitergegeben. Es gibt immer wieder schwarze Schafe, die sich durch Dritte bestechen lassen, sei es zur persönlichen Bereicherung oder wegen privater Schulden.

Auch Erpressungen können Mitarbeiter veranlassen, wichtiges Know-how des Unternehmens preiszugeben. Informationsweitergaben finden heutzutage weit über geheime Gespräche in dunklen Gassen statt.

Denn sensible Informationen können im digitalen Zeitalter schnell und unauffällig kopiert und weitergegeben werden. Das Abfotografieren und Filmen von wichtigen Dokumenten, das Abfangen von Briefen oder das Mitlesen von E-Mails kann im Hintergrund passieren, ohne dass Sie überhaupt mitbekommen, dass Ihnen wertvolle Daten verloren gehen.

Know-how-Abfluss durch unvorsichtiges Handeln

Weit häufiger ist es jedoch unvorsichtiges Handeln von Mitarbeitern, welches zum Know-how-Abfluss beiträgt. Bereits eine Randbemerkung zum eigenen Ehepartner oder besten Freund kann mehr preisgeben, als der Betroffene es bezweckt. Dasselbe gilt für den Umgang mit sozialen Medien wie Facebook, in denen Mitarbeiter vertrauliche Informationen veröffentlichen können.

Arbeitnehmer sind sich oft nicht bewusst, wie der falsche Kommentar oder ein hochgeladenes Bild mit Informationen der Firma ungewollten und irreparablen Schaden anrichten können.

Know-how-Diebstahl durch Social Engineering

Die Bezeichnung „Social Engineering“ steht für soziale Manipulation. Beim Social Engineering versucht eine Person einer anderen unter freundschaftlichem Vorwand vertrauliche Informationen zu entlocken. Der Social Engineer schreckt auch nicht davor zurück, eine falsche Identität anzunehmen.

Der Mitarbeiter eines Unternehmens wird dann etwa von einem vermeintlichen Techniker angerufen und unter dem Vorwand eines technischen Problems um vertrauliche Zugangsdaten gebeten.

Statt sich in Firmencomputer zu hacken und so zu versuchen, an vertrauliche Informationen zu gelangen, ist es also häufig leichter, Mitarbeiter einfach danach zu fragen. Selbst scheinbar unwichtige Daten und Details können Betrügern dabei helfen, wiederum einen anderen Mitarbeiter in Sicherheit zu wiegen und von ihm weitere nützliche Informationen zu erhalten. Kunden oder Lieferanten stellen ebenfalls ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar.

Bei unbedachtem Handeln können schnell Informationen an falsche Personen weitergegeben werden, die es auf Ihr firmeninternes Wissen abgesehen haben. Das gezielte Ausfragen von Mitarbeitern durch Dritte ist entsprechend eine der größten Gefahren für Ihr Unternehmen und Ihr Know-how.

Know-how-Abfluss richtet unerwartet hohe Schäden an

Ein großes Problem in der heutigen vernetzten Welt, mit regem E-Mail Verkehr und Cloud Computing, sind Hacker-Angriffe. Verstärkt wird dies durch die erhöhte Nutzung des Homeoffice in Folge der Corona-Pandemie.

Die durchschnittliche Schadenshöhe bei einem Cyberangriff beträgt in Deutschland ca. 18.700 Euro. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen werden davon hart getroffen oder können im schlimmsten Fall um ihre Existenz gebracht werden.

Das Know-how deutscher Unternehmen ist weltweit begehrt, der finanzielle Schaden bei Industriespionage beträgt in Deutschland jährlich ca. 200 Milliarden Euro. Die materiellen Schäden bei Cyberangriffen erstrecken sich, neben dem Know-how-Abfluss durch Beschaffung sensibler Unternehmensdaten, auch auf den Ausfall von IT- und Kommunikationsgeräten und Umsatzeinbußen durch den Verlust von Wettbewerbsvorteilen. Die immateriellen Schäden betreffen Patentrechtsverletzungen und einen Imageverlust bei Kunden und Lieferanten.

Know-how-Abfluss gefährdet die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien

Gelangen Kundendaten, Personaldaten oder interne Telefonbücher durch Unachtsamkeit in die falschen Hände, kann zugleich eine Verletzung des Datenschutzgesetzes vorliegen. Das ist ein Vergehen, welches dem Unternehmen teuer zu stehen kommen kann, denn etwaige Schadensersatzansprüche und Bußgelder stellen eine zusätzliche finanzielle Belastung dar.

Der falsche Umgang mit sensiblen Informationen ist daher mit hohen finanziellen Risiken verbunden. Und was noch viel schwerer wiegt: Auch der Ruf des Unternehmens steht auf dem Spiel. Grund genug, ein besonderes Augenmerk auf die Datensicherheit im eigenen Unternehmen zu richten. In vielen Unternehmen herrscht jedoch oft Unklarheit darüber, wann welche Daten über Arbeitnehmer und Kunden gesammelt und verarbeitet werden dürfen.

Hier finden Sie die wichtigsten Regelungen zum Thema Datenschutz und Sie erfahren, wie Sie Ihre Mitarbeiter für dieses Thema sensibilisieren und hinreichend einweisen können.

Verstöße gegen das Datenschutzgesetz geschehen oft im Rahmen von scheinbar unbedeutenden, routinemäßigen Handlungen im Unternehmensalltag: E-Mails an Kunden werden über einen offenen Verteiler verschickt, sodass alle Adressen für den gesamten Adressatenkreis sichtbar sind. Bewerbungsunterlagen werden nicht wie vorgeschrieben vernichtet. Daten von ehemaligen Mitarbeitern werden nicht von allen unternehmensrelevanten Internetseiten gelöscht.

Plagiate als Form des Wettbewerbsnachteils

Kommt bspw. ein Cyberkrimineller in den Besitz sensibler Unternehmensdaten, wie Konstruktionspläne, Designvorlagen, strategische Pläne oder Prozessbeschreibungen, kann er dieses Know-how gezielt nutzen, um etwa ein Konkurrenzprodukt zu erstellen und die bestohlene Firma so schwer zu schädigen.

Plagiate sind nicht nur ärgerlich, es besteht auch das Risiko, den hart erarbeiteten Vorsprung gegenüber direkten Konkurrenten zu verlieren. Der weltweite Schaden beläuft sich auf rund 600 Milliarden Euro pro Jahr, zudem schätzt die Industrie und Handelskammer Pfalz, dass durch Produktpiraterie jährlich bis zu 70.000 Arbeitsplätze in Deutschland verloren gehen.

Vor allem die Branchen Maschinen- und Anlagenbau sowie die Konsumgüterindustrie leiden stark unter Fälschungen aus dem Ausland. Im Maschinenbau gaben nach einer VDMA Studie aus dem Jahr 2022 über 72 % der befragten Firmen an, dass sie von Fälschungen ihrer Anlagen betroffen sind.

Wie verhindert man den Verlust von wertvollem Wissen?

Know-how ist eine wertvolle Ressource Ihres Unternehmens. Sie sollten deshalb darauf achten, dass Know-how nicht als Gegebenheit oder als Selbstverständlichkeit angesehen wird. Um den Schutz Ihres Wissens zu realisieren, gibt es verschiedene rechtliche und proaktive Handlungsmöglichkeiten. Zum einen schützt der Gesetzgeber firmeninternes Wissen durch den § 17 UWG und zum anderen muss eine Firma Strategien entwickeln, um Wissen zu schützen.

Der Schutz durch den Gesetzgeber: Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG)

Welchen Schutz bietet die Gesetzeslage? Es gibt bestimmte Schutzrechte, wie Patente, Marken oder das Urheberrecht, die einem Unternehmen die Sicherheit bieten. Sie legen fest, dass Dritte gesetzlich definierte Gegenstände nur mit Genehmigung nutzen dürfen. Der gesetzliche Schutz von Know-how ist im 2019 neu eingeführten Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) geregelt.

Demnach ist es verboten, während der Dauer eines Beschäftigungsverhältnisses Betriebsgeheimnisse aus Eigennutz an Dritte weiterzugeben. Darüber hinaus ist es verboten, sich Betriebsgeheimnisse durch die Anfertigung von Kopien, wie dem Transferieren von Daten auf einen USB-Stick, persönlich anzueignen.

Diese Gesetzesgrundlage schützt die Firma jedoch nur für die Dauer der Beschäftigung vor einem potenziellen Know-how-Abfluss und richtet sich nicht auf die Zeit nach dem Abgang des Mitarbeiters.

Schutz durch die EU

Der Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) beruht dabei auf der 2016 von der EU beschlossenen EU Richtlinie 2016/943. Nationalen Gerichten wird es damit erleichtert, Fälle von rechtswidriger Aneignung von Geschäftsgeheimnissen zu ahnden. Die betroffenen Unternehmen erhalten somit ein Recht auf Schadensersatz.

Jedes Unternehmen, das in der Lage ist, zu beweisen, dass es angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen hat, kann nun Ansprüche in einem Verletzungsprozess geltend machen. Geheimhaltungsmaßnahmen umfassen branchenunabhängig bspw. präzise Formulierungen in Arbeitsverträgen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Den Schutz von Know-how aktiv sicherstellen

Sichern Sie Ihr KnowhHow durch ein strukturiertes Wissensmanagement

Wissensmanagement beinhaltet die sorgfältige Dokumentation von Wissen. Jeder Mitarbeiter macht sein Wissen damit den anderen Mitarbeitern zugänglich. Das macht eine lückenlose Zusammenarbeit auch im Falle von Krankheit oder Urlaub möglich und schafft die Voraussetzung für Innovationen.

Wenn jeder Mitarbeiter die Zusammenhänge versteht, können bspw. Abläufe optimiert werden. Wissen wird damit nicht nur aufgenommen, sondern neu eingesetzt. Know-how-Abfluss entsteht teilweise durch unzulängliche Dokumentation: Das Wissen eines Mitarbeiters wird zu wenig transparent gemacht und ist spätestens mit dessen Ausscheiden aus dem Betrieb unwiederbringlich verloren.

Die Lösung gegen unerwünschten Wissensverlust:

Setzen Sie gezielt Wissensmanagementsysteme ein. Wissensmanagementsysteme sind Anwendungssysteme, die dabei helfen, die Summe der Einzelfertigkeiten zu vereinen und für alle abrufbar zu machen.
Je genauer die Dokumentation stattfindet, desto wahrscheinlicher kann ein Know-how-Abfluss verhindert werden. Auf diesem gespeicherten Wissen kann das Unternehmen aufbauen: E-Learning stellt ein zeitgemäßes Beispiel für eine betriebliche Weiterbildung durch ein Wissensmanagementsystem dar, dessen Bestandteile für jedermann verständlich visualisiert werden können.

Weitere Beispiele für die Zuführung neuen Wissens in ein Unternehmen sind:

Das Einstellen von neuem Personal
Erfahrungsaustausch mit Experten auf Messen oder Kongressen
Nutzen von Fachbüchern und Fachartikeln
Allgemeine Weiterbildung

Die Zielsetzung als Unternehmen ist so klar: Bewahren und erweitern Sie Ihr Know-how, statt es durch mangelnde Dokumentation zu verlieren – im schlimmsten Fall an ein konkurrierendes Unternehmen, dem ein ausscheidender Mitarbeiter beitritt.

Schutz vor Cyberkriminalität

Cyberkriminelle verschaffen sich immer häufiger Zugriff auf sensible Unternehmensdaten und können Betriebe damit stark schädigen. Um Ihr firmeninternes Wissen vor Malware oder insbesondere Spyware, also Spionagesoftware, zu schützen, sollten Sie mit starken Passwörtern arbeiten und regelmäßige Updates durchführen.

Nur so können bekannte Sicherheitslücken in Programmen geschlossen werden. Zusätzlich können Sie sich mit maßgeschneiderten Software-Paketen schützen, die aus Firewall, Antiviren-Software und Anti-Spionage-Programmen bestehen.

Geheimhaltungsverträge zum Schutz vor interner Spionage

Um einen Know-how-Abfluss durch Ihre Mitarbeiter zu verhindern, sollten Sie sich einerseits rechtlich, andererseits durch gezielte Schulung Ihrer Mitarbeiter schützen. Auf der rechtlichen Seite schützt Sie ein Geheimhaltungsvertrag: Wenn eine Tätigkeit neu aufgenommen wird und es zur Vertragsunterzeichnung kommt, wird eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement) unterzeichnet.

Der Arbeitnehmer verpflichtet sich zum Stillschweigen über unternehmensinterne Vorgänge und vertrauliche Unterlagen, die ihm zugänglich gemacht werden. Auch im Zusammenhang bei der Fusion zweier Firmen werden häufig Geheimhaltungsvereinbarungen getroffen.

Anders als das Betriebsgeheimnis sind diese nicht gesetzlich geregelt, sondern können individuell formuliert werden. Ein Geheimhaltungsvertrag sollte beinhalten:

eine Präambel, die den Zweck des Vertrages festlegt
die exakte Definition, welche vertraulichen Informationen betroffen sind; Vertragslücken sind dabei zu vermeiden
welche Informationen nicht betroffen sind (wie allgemein in Fachkreisen bekannte Informationen oder Informationen von Dritten)
in welchem Rahmen Informationen an Mitarbeiter weitergegeben und gespeichert werden können und was mit ihnen nach Vertragsbeendigung geschehen soll
was die Vertragsparteien unter Geheimhaltung verstehen und dass hierunter auch der gesetzlich verlangte Datenschutz fällt
die Vereinbarung einer Vertragsstrafe bei Verstoß, evtl. aufgeteilt nach Art des Verstoßes
die Vertragsdauer

Stärkung der internen Kommunikation als Schutz vor Know-how-Abfluss

Es ist außerdem unumgänglich für Unternehmen, Ihre Mitarbeiter durch gezielte Kommunikation zu schulen und sensibilisieren: Ein Mitarbeiter, der stolz auf seine Arbeit ist, könnte sonst etwa zu einem unbeabsichtigten Leck werden, weil er zu detailliert seine Errungenschaften preisgibt.

Ein frustrierter Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen will, könnte einem Konkurrenzunternehmen vertrauliche Informationen weitergeben, um seine eigene Qualifikation zu untermauern.

Ein leichtgläubiger Mitarbeiter, der auf eine betrügerische Phishing-Mail hereinfällt, könnte Passwörter und Zugangsdaten offenbaren. Ein gesundes Misstrauen gegenüber Dritten, sei es virtuell oder im persönlichen Umgang, kann vor unbedachter Informationsweitergabe schützen.

Ein Nachfragen im Büro oder am Telefon oder eine Rücksprache mit Vorgesetzten, wenn eine E-Mail verdächtig erscheint, können einen Know-how-Abfluss verhindern.

Dazu sollten Mitarbeiter lernen, vertrauliche Unterlagen nicht offen herumliegen zu lassen, auf Unbekannte in den Büro- und Fertigungsräumen zu achten, den Computer durch starke Passwörter zu schützen und E-Mails zu verschlüsseln.

Wie gut funktioniert der Schutz vor Know-how-Abfluss in Ihrem Unternehmen?

Wo steht Ihr Unternehmen in puncto Schutz des eigenen Firmenwissens? Gibt es Anhaltspunkte, dass Ihr Know-how nicht ausreichend geschützt ist? Sind Unachtsamkeit Ihrer Mitarbeiter oder unzureichende Dokumentation von Arbeitsabläufen unerkannte Schwierigkeiten? Der folgende Quick-Check hilft Ihnen, Ihre aktuelle Situation besser einzuschätzen.

Vorkehrung_E-Crime — Haben Sie eine dieser Fragen mit “Nein” beantwortet? Dann sollten Sie an dem Schutz Ihres Know-Hows arbeiten. Bild von Lecturio

Wie sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für das Thema Know-how-Abfluss?

Um einen Know-how-Abfluss umfassend und nachhaltig zu verhindern, muss das gesamte Unternehmen gezielt geschult werden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Regelmäßige Schulungen für den gesamten Betrieb, vom Personalwesen über den Vertrieb, bis hin zur Fertigung, sind deshalb eine sinnvolle Methode, um Ihr Know-how zu schützen.

Externe Schulungen bedeuten jedoch einen enormen Aufwand an Reisekosten für Anreise und Hotel sowie den Ausfall des jeweiligen Mitarbeiters im Unternehmen.

Interne Schulungen verlangen eine Anwesenheit der gesamten Belegschaft – evtl. mehrere Niederlassungen vereinend. Zudem kann, insbesondere bei größeren Betrieben, die volle Aufmerksamkeit des Einzelnen nicht gewährleistet werden.

Online-Compliance-Training für Ihr Unternehmen

E-Learning über Lecturio stellt dagegen eine zeitgemäße Möglichkeit dar, das Thema Know-how-Abfluss kompakt und anschaulich zur Verfügung zu stellen. Grafisch ansprechend aufbereitet und verbunden mit einem Quiz, ist die Vermittlung für Mitarbeiter attraktiv und unterhaltsam. Die gezeigten Videos können jederzeit angesehen, beliebig oft angehalten oder wiederholt werden.

Das Quiz ermöglicht das eigene Einbringen beim Lernen und die langfristige Speicherung im Gedächtnis. So kann sich Ihr ganzes Unternehmen spielerisch mit einem ernsten Thema wie Know-How-Abfluss auseinandersetzen.

Lecturio bietet auch weitere Compliance Schulungen mit hochqualitativen und praxisnahen Online-Video-Trainings. Sie erhalten Ihre eigene Online-Akademie und können Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte schnell und kosteneffizient in alle relevanten Compliance- und Sicherheitsregeln einweisen.