Zugegeben, vor der dritten Tasse Kaffee war ich weder ansprechbar noch fähig, wirklich klare Gedanken zu fassen. An einen strukturierten Tagesbeginn war dabei nicht zu denken. Da tat ich es doch lieber Millionen Menschen gleich, die sich in Social-Media-Netzwerke vergraben, um vermeintlich "up to date" zu bleiben oder einfach nur um mitreden zu können. Zwei Stunden später haben sich dann die leichten Kopfschmerzen so weit gesteigert, dass ich nicht mehr vor dem Rechner sitzen konnte und zumindest eine Kleinigkeit essen musste, da mein Magen nach so viel Kaffee sonst auch noch zu rebellieren begann.
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Bild: “Time” von  Leticia Chamorro. Lizenz: CC BY 2.0

Bild: “Time” von Leticia Chamorro. Lizenz: CC BY 2.0


Wo tat ich das? Na klar, vor dem Fernseher – um vermeintlich gut recherchierte Reportage zu sehen. Nachdem nun schon mindestens vier Stunden des Tages einfach so verstrichen sind und effektiv rein gar nichts passiert ist, fiel mir doch noch die lange To-do-Liste ein, die ich dann bis spät nachts kreuz und quer abzuarbeiten versuchte – die Beantwortung von Mails und Telefonaten erledigte ich zwischendurch.

Am nächsten Morgen dann erklärte ich einmal mehr meiner Kaffeemaschine, dass sie nun schnell das heiße Getränk produzieren müsse, da ich als „Nachtmensch“ schließlich mal fit werden müsse – und das, bevor ich mich wieder in die Social-Media-Ausrede flüchtete und à la „Und täglich grüßt das Murmeltier“ die Ineffektivität in Reinkultur von vorne begann. Zeitmanagement war in diesem Lebensstil ein Fremdwort.

Sicherlich habe ich nicht alle Vorurteile genannt, aber die meisten werden sich in dem einen oder anderen Satz bestimmt wiederfinden. Wie aber kann es anders werden? Mit der Fokussierung auf Ziele, mit der Nutzung eigener Stärken und mit einer effizienten Zeiteinteilung, die auf Routinen aufbaut.

Nachdem ein effektiver Lebensstil auch ein Stück weit neu „erlernt“ werden muss, begeben wir uns zurück in die Schulzeit – und schreiben nun zunächst eine Art „Stundenplan“. Dort werden alle privaten und beruflichen Termine eingetragen. Achten Sie darauf, etwaige Fahrzeiten mit zu kalkulieren. An dieser Stelle schon ein erster Praxistipp: Gerade Fahrtzeiten eignen sich dazu, mit dem Anhören von Hörbuchern effektiv genutzt zu werden. Die Vertonung eines Bestsellers kann so für Ausgeglichenheit hinterm Steuern sorgen.

Mit physischer Fitness zu mehr Leistungsfähigkeit

Sind alle Termine eingetragen? Und wo steht die Morgengymnastik? Planen Sie mindestens zweimal am Tag 20-minütige Trainings ein, die Ihrem Kopf eine kognitive Auszeit gönnen und Ihnen darüber hinaus noch eine Portion Energie zurückgeben. Den Rest der Tage reservieren Sie für verschiedene Arbeitsblöcke, die Sie – je nach individueller Leistungsfähigkeit – bewerten.

Ein Arbeitsblock kann beispielsweise „E-Mails beantworten“ heißen. An dieser Stelle sei gesagt: Morgens und abends sind denkbar ungünstige Zeiträume, um E-Mails zu bearbeiten. Praxistipp: Natürlich ist es illusorisch zu glauben, dass alle E-Mails sofort zu beantworten sind. All die Anfragen, die Ihre E-Mail-Zeit unverhältnismäßig sprengen würde, terminieren Sie auf einen anderen Termin.

Neben „E-Mails beantworten“ wird es in der Regel auch Arbeitspakete geben, die „Rückrufliste“ heißen oder „Social Media“. Tipp: Aktualisieren Sie mit Abarbeitung von E-Mails oder Telefonanrufen zeitgleich Ihren Kalender, legen Sie sich vereinbarte Abgabetermine auf Wiedervorlage und dokumentieren Sie getroffene Vereinbarungen. Empfehlenswert ist darüber hinaus ein Zeitfenster für „High Priority“-Themen und für die Bearbeitung der To-do-Liste.

Diese hat sicherlich jeder Mensch in der einen oder anderen Weise – wichtig ist aber, auch aktiv mit ihr zu arbeiten, sonst wird die To-do-Liste schnell zur Aufzählung unbearbeiteter Aufgaben, die täglich länger wird und letztendlich auch nicht mehr leistbar ist. Wichtig ist also hier (genau wie beim Terminkalender): Festgelegte Aktionen müssen auch erledigt werden.

Dafür ist es wichtig, dass die Ziele realistisch sind und die Priorisierung verlässlich ist. An dieser Stelle sei gesagt: Übung macht den Meister. Denn mit Beginn des Zeitmanagements werden ihre Listen und Terminpläne noch sehr voll sein, bis Sie sich dann doch überlegen, ein paar wichtige Tipps in die Tat umzusetzen, die doch recht radikal klingen:

Sagen Sie Nein, nehmen Sie nicht an jedem Meeting teil, lassen Sie E-Mails und Telefonate unbeantwortet, wenn diese nicht zur Erreichung des erklärten Zieles beitragen, und deaktivieren Sie Benachrichtigungen von E-Mail-Providern und Netzwerken – kurz: hängen Sie (bildlich gesprochen) das „Bitte-nicht-stören“-Schild auf. Konnten Sie diesen Schritt erfolgreich meistern, sind Sie bereit für die Not-to-do-Liste, auf der Sie alle Zeitfresser notieren, denen Sie nicht weiterhin etwas von Ihrem kostbaren Gut abgeben möchten.

Schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen

Ein weiteres kostbares Gut ist Ihre Energie – und die gewinnen Sie nicht über viel Kaffee (den sollten Sie nämlich lieber in Ihrer freien Zeit genießen), sondern über reichlich Mineralwasser und gesunde Snacks mit Obst und Gemüse. Darüber hinaus ist es sinnvoll, Energie- und Zeitfresser rigoros zu eliminieren und attraktive Rahmenbedingungen zu schaffen:

Dafür muss Ihr Arbeitsplatz nicht klinisch rein sein, doch sollte ein Grundmaß an Ordnung vorherrschen, um die Zeit nicht erst ins Aufräumen investieren zu müssen, wenn doch gerade die kognitive Hochphase eingeläutet wurde. Aufräumen und Ablage machen passt übrigens gut auf die 5-Minuten-Liste – denn mithilfe dieser erledigen sich kleine Dinge, die weniger als fünf Minuten Zeit kosten, fast „nebenbei“.

Mit diesen „Kleinstaufgaben“ beherrschen Sie Ihren Alltag, ohne dabei den Fokus auf Ihre Ziele zu verlieren. Realistischerweise müssen auch immer wieder Unterbrechungen eingeplant werden, die unvorhersehbar sind, aber Sie nur dann nicht ins Terminchaos stürzen, wenn Sie von vornherein eingeplant und kalkuliert sind.

Grundsätzlich gilt in der Welt des effektiven Zeitmanagements auch: Fokussierung statt Multitasking. Eine konzentrierte Abarbeitung eines Themas in idealerweise mehreren Aufgabenblöcken, die jeweils nach 90 Minuten eine Pause beinhalten sollten, ist effizienter, als der Versuch, möglichst viele Aufgaben parallel zu bewerkstelligen oder zehn Stunden am Stück kognitive Arbeit leisten zu wollen.

Die Fehlerquote würde aufgrund mangelnder Pausen derart in die Höhe schnellen, dass Sie mehr Zeit in die Nacharbeit stecken müssten, als wenn Sie gleich von Beginn an mehr Perfektionismus an den Tag gelegt hätten. Haben Sie nicht ausreichend Wissen in einem Bereich, versuchen Sie die Aufgabe zu delegieren und sich besser auf Ihre eigenen Stärken zu konzentrieren. Das ist zielführender, als sich mit einem Randthema auseinanderzusetzen, was zeitintensiv ist und womöglich nur einmal von Ihnen gefordert wird.

So gewinnen Sie Zeit für sich selbst

Das Thema Zeitmanagement möchte ich nun noch mit ein paar Zeitspartipps abschließen. Wenn Sie im täglichen Leben Zeit sparen, können Sie diese wiederum für sich selbst effizient und effektiv nutzen. Wie das geht? Kombinieren Sie ähnliche Aufgaben und reduzieren Sie Ihr Tagespensum auf drei große Aufgabenblöcke.

Ziele, die Sie sich setzen, müssen immer auch erreichbar sein, sonst ist Frust vorprogrammiert. Agieren Sie antizyklisch – ein Beispiel: Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht damit, dann zum Supermarkt zu fahren, wenn gerade Markt ist und Sie sicherlich eine halbe Stunde allein schon mit dem Suchen eines Parkplatzes zubringen werden. Nutzen Sie Ihren Stundenplan, um Ihrem Gehirn Routine zu bieten. Und räumen Sie sich auch Freiräume für sich selbst ein – um ganz privat ein Buch über Zeitmanagement zu lesen und dabei in Ruhe eine Tasse Kaffee zu genießen.

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