Der Büroalltag kann ziemlich stressig sein: Die Teamarbeit geht nur schleppend voran, Ihre Aktentasche ist gefüllt mit unzähligen Visitenkarten und bis wann sollten Sie eigentlich nochmal die Aufgabe für Ihren Kollegen fertigstellen? Wir zeigen Ihnen 10 nützliche Office-Tools, die diese und weitere Probleme für Sie lösen und Ihren Alltag garantiert erleichtern werden.
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Bild: “a feather” von Partha S. Sahana. Lizenz: CC BY 2.0


Tool 1: Conceptboard

Mit Conceptboard haben Sie außerdem die Möglichkeit, in Echtzeit als Team zusammenzuarbeiten. Alle Inhalte, die für ein Projekt relevant sind, werden an einem Ort gesammelt und stehen jedem Teammitglied zur Verfügung. Durch die Kommentarfunktion ist ein schnelles Feedback möglich.

Jeder Nutzer hat außerdem seinen eigenen Live-Pointer, mit dem er anderen Nutzern zeigen kann, woran er gerade arbeitet oder worüber genau er spricht. Auch Videokonferenzen für einen schnellen und direkten Austausch sind mit Conceptboard möglich.

Conceptboard erleichtert die Arbeit an Projekten enorm. Sie können Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und erhalten Benachrichtigungen, wenn ein Kommentar für Sie geschrieben wurde oder Sie eine E-Mail erhalten haben.

Tool 2: WorldCard

WorldCard bringt Ordnung in das große Durcheinander von Visitenkarten. Mit dieser App fotografieren Sie die Visitenkarte einfach ab und die Kontaktdaten werden automatisch in Ihrem Smartphone gespeichert. Der Inhalt der Karte wird von der App mittels automatischer Texterkennung gelesen und in Ihr Adressbuch übertragen.

Praktisch ist auch, dass WorldCard alle Visitenkarten ebenfalls in einem seperaten Register innerhalb der App speichert. So entsteht eine zusätzliche Sammlung wichtiger Kontaktdaten, auf die Sie zurückgreifen können.

Sollte die App eine Zahl oder einen Buchstaben nicht korrekt erfasst haben, können Sie den Fehler manuell ausbessern, bevor die Daten im Telefonbuch gespeichert werden.

Tool 3: Evernote

Mit Evernote können Sie Ihre Gedanken schnell und unkompliziert festhalten. Die Möglichkeiten reichen von kurzen To-Do-Listen bis hin zu längeren Texten, die direkt in Evernote erstellt werden können. Mit Evernote können Sie außerdem Artikel aus dem Internet ausschneiden und zu Ihren Notizen hinzufügen. Auch eigene Bilder können ergänzt werden.

Evernote ist ebenfalls als Business-Version erhältlich. Diese unterscheidet sich von der normalen Version dadurch, dass Sie sich an Teams richtet. Mit Evernote befinden sich alle wichtigen Dateien, Inhalte und Notizen an einem gebündelten Ort.

Außerdem ist es möglich, Unterhaltungen mit anderen Teammitgliedern zu beginnen. Ähnlich wie in einem Chat können die Mitglieder unkompliziert und schnell miteinander kommunizieren. Dies unterscheidet die Funktion vom klassischen Mail-Verkehr, der oftmals nur sehr langsam zu einem Ergebnis führt.

Ein weiteres Feature der Business-Version ist die Recherche-Funktion. Diese durchsucht vertrauenswürdige Quellen nach Inhalten, die Ihren Notizen ähnlich sind und die Sie möglicherweise bei Ihrer Arbeit inspirieren würden.

Das Programm ermöglicht außerdem, dass E-Mails direkt an Evernote weitergeleitet werden können. Unterhaltungen über ein Projekt werden dann direkt mit dem entsprechenden Projekt-Ordner in Evernote verknüpft, sodass alle Inhalte an einem Ort zur Verfügung stehen.

Tool 4: RememberTheMilk

Mit RememberTheMilk können Sie schnell und einfach To-Do-Listen erstellen. Sie haben die Möglichkeit, spezifische Themen-Listen zu erstellen oder eine Aufgabenliste für einen bestimmten Tag zu schreiben. Damit eignet sich das Programm hervorragend für den Büroalltag, denn es können sowohl einzelne Tage, als auch ganze Projekte organisiert werden.

Ihre Aufgaben können Sie durch kurze Beschreibungen oder das Hinzufügen von Orten und Links ergänzen. Außerdem können Sie angeben, wie viel Zeit die Aufgabe ungefähr in Anspruch nehmen wird. Auch das Verschieben einer Aufgabe auf einen anderen Tag ist problemlos möglich. Mit der kostenpflichtigen Pro-Version werden Sie an ausstehende Aufgaben erinnert.

Außerdem besteht die Möglichkeit, das Programm mit Evernote zu synchronisieren. Aufgaben, die dort erwähnt werden, erscheinen dann automatisch auch in Ihrer To-Do-Liste bei RememberTheMilk.

Tool 5: Pocket

Jeder kennt dieses Problem: der Schreibtisch ist voll mit ausstehenden Aufgaben und dann sieht man zufällig diesen wahnsinnig interessanten Artikel im Internet. Sie würden ihn am liebsten sofort lesen, denn nach der Arbeit vergisst man es in den meisten Fällen oder hat keine Lust, den Artikel zu suchen. Eigentlich müssten Sie jedoch weiterarbeiten und wollen keine Zeit verschwenden. Pocket löst dieses Problem.

Sie können interessante Artikel, Bilder und Videos aus dem Internet in Pocket speichern und Sie sich zu einem zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe ansehen. Wenn Sie Dinge in Pocket speichern, können Sie auf diese auch offline zugreifen.

Mit Pocket können Sie viel Zeit sparen und sich beispielsweise Wartezeiten vertreiben. Pocket kann mit sämtlichen Geräten synchronisiert werden, sodass Ihnen gespeicherte Inhalte immer und überall zur Verfügung stehen.

Im Gegenzug können Sie sich im Büro voll und ganz der Arbeit widmen und werden nicht abgelenkt, indem Sie Zeitungsartikel lesen oder Videos schauen. Sie können fokussierter arbeiten und sich interessante Inhalte anschauen, wenn Sie die Zeit dazu haben.

Tool 6: Das webbasierte EduPad

EduPad ist ein Texteditor, mit dessen Hilfe Sie gemeinsam mit bis zu 14 anderen Autorinnen und Autoren an einem Dokument arbeiten können. Das kleine Programm ist webbasiert, so dass es keine Rolle spielt, ob Ihre Teammitglieder am Schreibtisch neben Ihnen oder an einem anderen Ort irgendwo auf der Welt sitzen.

Mit nur einem Klick erstellen Sie Ihren gemeinsamen Arbeitsbereich. Beobachten Sie in Echtzeit, wer gerade welchen Abschnitt bearbeitet. Jeder Autor schreibt in seiner gewählten Farbe – 32 Nuancen stehen zur Verfügung. Mit einem einzigen Klick entfernen Sie die Markierungen am Ende des Arbeitsprozesses.

EduPad gibt Zeilennummern an und verfügt über einen integrierten Chat zur Echtzeit-Abstimmung mit den anderen Schreibenden. Mit einem Timeslider können Sie sekundengenau nachvollziehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Meilensteine im Arbeitsprozess können gespeichert werden.

Den fertigen Text können Sie sich als reine Textdatei, in HTML-Format, als Word-Dokument oder PDF ausgeben lassen. Auf die kostenlosen, öffentlichen Pads kann ohne Registrierung zugegriffen werden – wer den Link kennt, kann die Inhalte sehen und bearbeiten.

Man kann jedoch auch eine Pro-Version von erwerben. Das System von EduPad beruht auf der OpenSource-Plattform EtherPad. Für EduPad steht bei Bedarf auch ein ILIAS-Plugin zur Verfügung. Der Schweizer Anbieter hilft bei der Suche nach einer Server-Lösung.

Tool 7: Fehlerfreies Arbeiten mit dem  PhraseExpress-Programm

Dieses kleine Freeware-Programm verwaltet häufig benötigte Textbausteine – und das systemweit, in allen beliebigen Windows-Anwendungen. Die Textbausteine, die man mit einem Passwort schützen kann, können wahlweise mit Formatierung und Bildern im Rich-Text- oder HTML-Format gespeichert werden.

Worddateien und eingebettete Excel-Tabellen lassen sich nur in der kostenpflichtigen Version erstellen. PhraseExpress erweitert Autotext-Abkürzungen und korrigiert Tippfehler während der Eingabe. Über den integrierten Clipboard Manager erhalten Sie Schnellzugriff auf ältere Zwischenablageninhalte, die sich mitsamt der Formatierung (oder ohne) einfügen lassen.

Praktischerweise können einzelne Textbausteinmenüs auf fest definierte Programme beschränkt werden. Sie erscheinen also nur dann, wenn jemand in der entsprechenden Anwendung arbeitet. Eine Textbausteinverwaltung ist außerdem als Add-In für Outlook zu haben – dadurch werden Mails automatisch mit einer persönlichen Anrede versehen und zum Kontext passende Textbausteine eingefügt. Auch als portable Version für den USB-Stick und Androidgeräte erhältlich.

Tool 8: Terminerstellung mit Doodle

Es kann sehr nervenaufreibend sein, eine Gruppe von Leuten unter einen Hut zu bringen. Hier ist Doodle eine große Hilfe, indem es eine einfach und intuitiv zu bedienende Software zur Verfügung gestellt, die es erheblich vereinfacht, einen Termin für ein Meeting, eine Besprechung oder Gemeinschaftsveranstaltung zu finden.

Sie geben online ein, wofür der Termin gesucht wird, und bitten per Mail alle involvierten Personen, sich an der Abfrage zu beteiligen. Sie stellen nun noch ein, welche Zeiträume grundsätzlich in Frage kommen. Ihre Kollegen und Mitarbeiterinnen können nun in der Abfrage ihren Namen eintragen und durch das Setzen von Häkchen markieren, wann sie zur Verfügung stehen können.

Auf einen Blick erkennen Sie nun, welches der Termin ist, der für die meisten Teilnehmer am passendsten ist, und können diesen auswählen. Teilen Sie den anderen mit, wann das Treffen stattfindet – fertig. Doodle ist in der Grundversion gratis und ohne Registrierung nutzbar.

Versionen mit Zusatzfunktionen sind ebenfalls verfügbar – nach dem kostenlosen Testzeitraum bekommen Sie hier für kleines Geld beispielsweise die Möglichkeit, Doodle mit Ihrem Kalender zu verknüpfen, ein besseres Management von Teilnehmenden, Werbefreiheit und durchgängige SSL-Verschlüsselung.

Tool 9: 1Password – die Passworthilfe

Gehören Sie zu den Menschen, die ein einziges Passwort für alle Accounts verwenden? Ist dieses Passwort vielleicht ein Name? Damit sind Sie nicht allein – 20% der Deutschen nutzen Namen aus ihrem familiären Umfeld als Passwort. Weitere 18% verwenden wichtige Daten (Hochzeitstage, Geburtstage, etc.), 13 % bedienen sich des Namens ihres Haustieres. Die Hälfte aller Passwörter in Deutschland sind also genau so konstruiert, wie sie es keinesfalls sein sollten.

Unvernünftig, aber verständlich: Tagtäglich verwenden wir unzählige Portale, Konten, Programme und Accounts, die alle nach einem Passwort verlangen. Wer soll sich die sicheren, wenig gedächtnisfreundlichen Kombinationen aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen in vielfacher Ausfertigung merken, und vor allem: Wie?

Mit 1Password können Sie sich das sparen. Wie in einem Save verwahrt 1Password alle ihre Passwörter, und gibt sie mit einem Klick auf der entsprechenden Seite automatisch ein. Alles was Sie dazu brauchen, ist Ihr Masterpasswort. 1Password speichert auch Kreditkartennummern, Pins und andere sensiblen „Schlüsseldaten“. Nach der freien Testphase ist 1Password zu einem akzeptablen Preis zu haben.

Tool 10: Gesundes Arbeiten mit Tokktokk

Hallo da draußen vor dem PC! Tokktokk erinnert Bildschirmarbeiter daran, kurze Pausen einzulegen. Trinken Sie genug? Strecken Sie sich ab und zu auch mal? Tokktokk verdunkelt den Bildschirm in regelmäßigen Abständen für einige Sekunden.

Wenn Sie das gerade gar nicht gebrauchen können, schalten Sie das Programm für die Dauer Ihrer Aufgabe einfach ab oder unterbrechen Sie die Verdunkelung mit der Escape-Taste. Tokktokk installiert eine kleine Toolbar, mit deren Hilfe Sie auch Ihre Trinkmenge im Blick behalten können.

Die Toolbar kommt mit drei Buttons aus. Mit dem ersten aktivieren Sie das Programm, mit dem zweiten stellen Sie das zeitliche Intervall der Pausenangebote ein. Über die dritte Schalfläche können Sie die Trinkmenge protokollieren. Tokktokk ist kostenlos.

Quellen

http://www.heise.de/

1Password via agilebits

Was benutzen Sie als Online-Passwort? via Statista

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