Meine Oma schwört auf den Knoten im Taschentuch. "Der hilft mir, mich an Dinge zu erinnern, die ich sonst vergessen würde", erklärt sie ständig. Nicht weil ich per se alles vergesse, sondern weil ich mir zwar meine privaten und beruflichen Termine in den (digitalen) Hosentaschenkalender eintrage, ich aber immer noch nicht ausnahmslos jeden Handgriff eines Tages vorher aufschreibe. Der Knoten soll an wichtige Aufgaben erinnern - und die gibt es im privaten und beruflichen Bereich schließlich zuhauf. Welche Methoden gibt es also, um die To-do-Liste in den Griff zu bekommen?
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My „To Do“ List: Yay for functional tattoos!” von Rob and Stephanie Levy. Lizenz: CC BY 2.0


Mit gepflegten Listen und einer cleveren Ablage zu entspannter, effektiver Arbeitszeit

Die „Gettings Things Done“ (GTD)-Methode von Trainer und Managementberater David Allen basiert darauf, alles aufzuschreiben. In der Grundthese wird davon ausgegangen, dass unser Gehirn seine Erinnerungsfunktion unkontrolliert ausspielt und uns wahllos an Dinge erinnert, die nicht zur Situation passen.

Das verursacht allein schon emotionalen Stress, da die Dinge unerledigt in unserem Kopf herumschwirren. Durch die daraus resultierende eingeschränkte Konzentrationsfähigkeit wird man ineffektiv. Der Trick ist daher, alle angefangenen Gedanken zu „binden“ – und das funktioniert eben doch mit Aufschreiben.

Vor meinem inneren Auge türmen sich bereits Papierstapel, da ich ja nun David Allen folgend alles aufschreibe, richtig? Nein. Allerdings sind einige Grundprinzipien einzuhalten, damit die GTD-Methode auch funktioniert:

  1. Alle Aufgaben und Anforderungen müssen lückenlos erfasst werden – daran erinnert sich nämlich auch das Gehirn und hört auf, permanent die menschliche Festplatte nach offenen Aufgaben zu durchsuchen.
  2. Alle „losen Ideen“ werden in Wort und Schrift gefesselt.
  3. Alle Aufgaben werden kategorisiert – und zwar nicht nach Prioritäten, sondern nach Leitfragen, ob etwas zu tun ist – und, wenn ja wann und von wem.
  4. Bei jeder Aktion wird der nächste Schritt beschlossen und auch niedergeschrieben.
  5. Listen, Kalender und ein geordnetes Wiedervorlagesystem (wie die 43 GTD-Ordner) sind das A und O.
  6. Alles, was unter zwei Minuten dauert, wird sofort erledigt.

Die GTD-Methode im Praxistest

Alles, was an mich herangetragen wird, flattert erst mal digital oder auf Papier in eine Mailbox oder in ein physisch existierendes Ablagefach. Nun muss ich mir die Unterlagen ansehen und entscheiden, ob ich es gleich erledigen kann oder ob ich es zu einem bestimmten anderen Termin erledige, den ich mir dann notiere und auch einhalte.

Das Material dafür bewahre ich den 43 GTD-Ordnern auf: Zwölf davon tragen Monatsnamen, die anderen je eine Zahl, die für einen Tag im Monat steht. Was mich ganz persönlich freut, ist die Tatsache, dass ich nicht auf meine geliebte „irgendwann mal vielleicht“-Schublade verzichten muss. Tipp: Ein A bis Z-Register hilft dabei, Ideen später auch wiederzufinden.

Etwas knifflig wird es bei meinen Projekten – hier wage ich mich pro Projekt an Unterkategorien, die ich als Register führen werde. Hier kann ich einerseits dokumentieren, was in welchen nächsten Schritten passieren soll und worauf ich von anderen Projektbeteiligten warte.

Zu einem festen Termin im Kalender kümmere ich mich dann für einen festgelegten Zeitraum nur um das Projekt und freue mich über eine effektiv genutzte Arbeitszeit. Im weiteren Praxistest läuft das Verteilen der Inhalte der Eingangsboxen immer besser, und wenn ich diese Aufgabe abgeschlossen habe, werden Listen und Kalender aktualisiert. Dann beginnt der strukturierte Arbeitsalltag mit der Abarbeitung der Kalendereinträge und des heutigen GTD-Ordners (einer von den 43).

Exkurs: Papier oder PC – das ist hier die Frage

An dieser Stelle sei ein Exkurs in die Welt der strukturierten Wiedervorlage gestattet. Selbstverständlich muss die GTD-Methode und allein schon der Gedanke an 43 physische Ordner die Smartphone-Generation in den Wahnsinn treiben – denn schließlich gibt es für jede Situation die richtige App. An dieser Stelle eine Empfehlung abzugeben, kann nur falsch sein, denn schließlich gibt es ganz unterschiedliche Ansprüche an die Usability solcher To-do-Listen-Organizer.

Auf eine Möglichkeit der digitalen Anwendung der GTD-Methode sei jedoch an dieser Stelle kurz eingeganen. CodeTwo Task Workflow ist ein kostenloses Zusatztool, welches das klassische Outlook zum Organisations-Genie werden lässt. Es eignet sich für das Projektmanagement größerer und kleinerer Aufgaben – insbesondere auch dann, wenn mehrere Gruppenmitglieder involviert sind.

Besonderen Charme hat sicherlich die Benachrichtigungsfunktion, die als Folge einer erledigten Aufgabe an alle Projektbeteiligten automatisch verschickt werden kann. Die Gruppeneinstellungen sind darüber hinaus nicht nur für eine schnelle Informationsweitergabe praktisch, sondern auch zum Erstellen von Statistiken und zum Controlling der einzelnen Arbeitsschritte während des Projektes und nach Abschluss der gemeinsamen Arbeiten.

Damit eignet sich das Outlook-Tool beispielsweise auch für Projektteams, die nach Abschluss des Projekts eine Endabrechnung erstellen müssen, die selbstverständlich mit Einzelpositionen belegbar ist. Praktisch ist auch, dass die Projekt-To-do-Listen sich automatisch aktualisieren – so ist immer jedes Projektmitglied automatisch auf dem aktuellsten Stand. Selbstverständlich sind die digitalen Listen einfach per Mausklick nach Status quo, Verantwortlichem etc. sortierbar – sodass eine große Transparenz herrscht. Alle projektrelevanten Inhalte werden an nur einem Ort gespeichert, was eine redundante Pflege der Projektstati verhindert und gewährleistet, dass jedes Projektmitglied stets auf die aktuellste Version zugreifen kann.

Praxistipp: Bereits die klassische Outlook-Variante wartet mit einem Aufgabenformular auf, welches – detailliert befüllt und mit der richtigen Kategorie versehen – durchaus zur strukturierten Abarbeitung von To-do-Listen dient. Wichtig ist es, grundsätzlich zwischen Terminen und Aufgaben zu unterscheiden und so genau wie möglich die Terminfelder und die inhaltlichen Felder auszufüllen. Wird eine Aktion vertagt, weil beispielsweise der Ansprechpartner nicht erreichbar ist, so sollte dies mit Datum versehen notiert werden, um das Projekt jederzeit nachvollziehbar zu machen.

Die Methode für Mutige: Schreiben Sie eine Not-To-do-Liste

Selbstmanagement-Methoden gibt es zuhauf – da fällt die Wahl oft schwer. Daher muss letztendlich jeder selbst entscheiden, welche Methode hilft, alle Aufgaben zu bewältigen. Doch müssen überhaupt alle Aufgaben bewältigt werden? Folgt man dem Prinzip der Not-To-do-Liste, gibt’s auf diese Frage ein klares Nein. Um diese Liste zu erstellen, ist Mut gefragt und, die Fähigkeit, sich selbst gut einzuschätzen.

Schließlich entscheiden Sie sich bewusst, Aufgaben nicht zu erfüllen, um ihre ganze Aufmerksamkeit auf die Dinge richten zu können, die Sie für zielführend erachten. Zahlreiche erfolgreiche Unternehmer handeln täglich nach diesem Verhaltensmuster – und sind sich dabei einem immer bewusst: ihrer Ziele und ihrer Stärken. Führt man sich diese vor Augen, fällt einem das Verbannen von Aufgaben und Aktivitäten auf die Not-To-do-Liste leichter.

Ein wertvoller Praxistipp ist es, morgens und abends auf das Beantworten von Mails zu verzichten. Diese zeitlich unkalkulierbare Aufgabe kann gerade morgens dazu führen, sich zu verzetteln und abends sorgt sie für schlaflose Nächte oder Überstunden. Apropos Überstunden – grundsätzlich gilt: Gönnen Sie sich Auszeiten, verzichten Sie darauf, ein Sklave von mobilen Endgeräten zu werden und nutzen Sie auch die große Vielfalt an Informationen und die Vorzüge des Web 2.0 effektiv, zeitlich begrenzt und mit Fokus auf Ihre Ziele.

Einen Schritt radikaler können Sie werden, wenn Sie grundsätzlich keine unterminierten Anrufe sofort annehmen (sondern ggf. zurückrufen). Timothy Ferris, der US-amerikanische Autor und Unternehmer, hält in seinen Werken noch weitere Tipps bereit, die nicht nur das Ausprobieren wert sind, sondern mit ein bisschen Fantasie auch unterhaltsam sind. Das funktioniert aber natürlich nur, wenn Sie dafür Zeit haben oder sich das Studium von Selbstmanagement-Methoden auf die To-do-Liste geschrieben haben. Darüber hinaus ist der Video-Kurs Professionelles Zeitmanagement von Zach Davis zu empfehlen.

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