Dieses Wissen ist wichtig, damit Sie zukünftig nicht möglicherweise weitere Fachkräfte verlieren, die Sie halten wollten. Außerdem können Sie Auskünfte über interne Strukturen und Abläufe erhalten und vermitteln der ausscheidenden Person zudem Wertschätzung. Sie sorgen damit auch für einen guten Abschied und ein positives Bild des Betriebs, pflegen das Image nach Innen und Außen.
Die Zielsetzung
Das Exit-Interview ist dazu gedacht, alle Gründe des bisherigen Angestellten aufzudecken, die zu seinem Ausscheiden aus der Firma geführt haben. Sie möchten daraus Handlungsbedarfe ableiten können, Verbesserungspotenzial erkennen und Probleme in den betrieblichen Strukturen greifbar machen. Außerdem wollen Sie den ehemaligen Angestellten mit wohlwollenden Gedanken und positiven Gefühlen ziehen lassen. Das Abschlussgespräch ist daher kein geeigneter Zeitpunkt, Konflikte auszutragen oder die Kündigung nachträglich verhindern zu wollen.
Der Zeitpunkt
Sie werden die ehrlichsten und damit wertvollsten Antworten dann bekommen, wenn der Arbeitnehmer nicht mehr unter Druck steht. Laden Sie ihn also zu einem Zeitpunkt nach der Übergabe des Arbeitszeugnisses zu sich ein, vielleicht am letzten Arbeitstag. Planen Sie ausreichend Zeit ein.
Die Rahmenbedingungen
Akzeptieren Sie, wenn der ehemalige Mitarbeiter auf das Gespräch verzichten möchte. Wenn Sie Ihn zwingen, schaffen Sie zusätzliche Konflikte und bekommen ohnehin nicht, was Sie sich von ihm wünschen. Informieren Sie die fragliche Person darüber, warum Sie das Gespräch anbieten und was mit ihren Aussagen geschieht – Transparenz schafft Vertrauen.
Sorgen Sie für eine freundliche Atmosphäre und bereiten Sie das Gespräch gut vor. Nur wenn Sie wissen, wonach Sie fragen und was Sie dem ehemaligen Angestellten mitgeben möchten, erfüllt das Exit-Interview seinen Zweck. Stellen Sie sich außerdem innerlich auf Kritik ein, die Sie selbst betreffen könnte.
Die Gesprächspartner
Das Interview kann von einer HR-Kraft oder einem externen Interviewer geführt werden. War das Verhältnis zum Vorgesetzten gut, kommt auch dieser als zusätzlicher Gesprächsteilnehmer in Frage. Flache Hierarchien und ein entspanntes, unbelastetes Verhältnis zwischen den Anwesenden erhöht die Wahrscheinlichkeit dafür, dass nützliche, vielleicht prekäre Informationen auf den Tisch kommen.
Die Fragen
Zeigen Sie dem Mitarbeiter Wertschätzung für die Leistungen, die er erbracht hat. Nutzen Sie aber auch die Chance, Schwächen, Missstände und Optimierungsmöglichkeiten der Unternehmensstrukturen und –prozesse für die Zukunft zu entdecken. Steht Ihr Gegenüber nicht mehr in einem Abhängigkeitsverhältnis, können Sie wichtige Anhaltspunkte für die Personal- und Organisationsentwicklung von ihm erhalten.
Fragen Sie deshalb nach den genauen Gründen, die zum Ausscheiden des oder der Angestellten geführt haben:
- Was hätte ihn seine Entscheidung überdenken lassen?
- Würde er das Unternehmen grundsätzlich einem Freund als Arbeitgeber empfehlen, was hat ihm gut gefallen?
- War er mit der Bezahlung zufrieden?
- War er angemessen gefordert?
- Wie wurde er in seiner Entwicklung gefördert?
- Hatte er stets alles zur Verfügung, was notwendig war, um gute Arbeit zu leisten?
Auch Fragen nach den Beziehungen am Arbeitsplatz bieten wichtige Anhaltspunkte:
- Was hat ihn gestört?
- Wie war das Verhältnis mit den Kolleginnen und Kollegen?
- War er mit seinen Führungskräften zufrieden?
- Gab es etwas, das der Mitarbeiter vermisst hat?
Lassen Sie sich auf einen geistigen Rollenwechsel ein: Was würde er an Ihrer Stelle verändern?
Die Konsequenzen
Werten Sie im Anschluss die gewonnenen Informationen aus. Wenn die Resultate in der Schublade verschwinden, ist damit aber außer einer möglicherweise resultierenden Imageverbesserung nichts gewonnen. Nutzen Sie Ihr neues Wissen, um weitere Kündigungen aus ähnlichen Anlässen zu vermeiden, spüren Sie Schwächen in der Führungs- und Unternehmenskultur auf.
Vielleicht haben Sie sogar direkte Verbesserungsvorschläge erhalten – prüfen Sie, was davon Sie umsetzen möchten. Wenn Sie mehrere Exit-Interviews geführt haben, machen Sie sich auf die Suche nach Mustern: Welche Problembereiche und Defizite zeigen sich gehäuft? Betrifft die Kritik immer wieder dieselben Personen oder Mitarbeitersegmente? Leiten Sie die notwendigen Maßnahmen ab und ergreifen Sie sie!
