Wie so oft erscheinen Sie nur 5 Minuten zu spät zum Arbeitsmeeting. Macht aber nichts, denn Sie können ja nichts dafür, dass der Bus heute etwas später losfuhr. Bei Eintritt unterbrechen Sie kurz den Moderator und entschuldigen sich wohl begründet für die Verspätung. Um die Gelegenheit beim Schopfe zu packen, fragen Sie ganz ungeniert, ob der letzte Keks vom Teller noch weg kann? Natürlich nicht! Diese und andere Fettnäpfchen umgehen Sie mit unserem Business-Knigge für Meetings.
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Francesca Schellhaas / photocase.de.


  • Wenn Sie zu einem Meeting spät kommen, dann informieren Sie telefonisch den Veranstaltungsleiter.

Zwar ist es nicht Ihre Natur, aber eine Garantie der Pünktlichkeit existiert nicht. Deswegen geben Sie dem Leiter des Meetings rechtzeitig eine kurze Nachricht. Schreiben Sie keine sms oder Email, sondern rufen Sie ihn direkt an, damit Sie auf der sicheren Seite sind.

  • Da Sie nun entschuldigt sind, begeben Sie sich leise auf Ihren Platz.

Eventuell werden Sie schon erwartet und der Veranstaltungsleiter hat Sie bereits entschuldigt. Auf jeden Fall ist er vorbereitet und wird sich nicht gestört fühlen, wenn Sie ruhig in der Runde Platz nehmen.

  • Entschuldigen Sie sich nur dann, wenn Sie auch danach gefragt werden.

Sie müssen nicht ungefragt gleich alles kundtun, was niemanden interessiert. Sollten Sie aber aufgefordert werden, dann verweisen Sie nicht auf den Anruf. Geben Sie eine kurze und freundliche Auskunft.

Die angemessene Begrüßung

  • Begrüßen Sie Ihre Gäste, bevor die Gäste es selbst tun.

Nichts ist peinlicher als wenn der Gast dem Gastgeber zuvorkommen muss. Eine fehlende Begrüßung ist Zeugnis großer Unprofessionalität und respektlos gegenüber jedem Gast. Zuweilen findet die Begrüßung auch durch eine Dienstleistungsfirma statt. Doch sind extern Angestellte den Gästen fremd. Deshalb sollte sich bereits beim Empfang der Gastgeber die persönliche Begrüßung nicht nehmen lassen. In einem kleinen Arbeitsmeeting, wo jeder jeden kennt, ist das natürlich nicht notwendig.

Aber auch dann wird der Meeting-Leiter die Runde mit einer kurzen Begrüßung eröffnen und in das Meeting einführen. Je unbekannter sich die Meeting-Teilnehmer sind, desto empfehlenswerter ist auch eine persönliche Begrüßung. Dadurch nehmen Sie den Gästen die Unsicherheit.

  • Begrüßen Sie als Veranstalter zuerst die Gäste und Kunden und erst dann den Ranghöchsten im Raum.

Diese Reihenfolge ist manchmal gar nicht leicht einzuhalten. In einem Meeting kann es natürlich auch vorkommen, dass neben Kunden und wichtigen Vertretern keine weiteren Gäste geladen sind. Bei besonderen Gästen mit gleichem Rang sollte man zuerst die Dame begrüßen. Handelt es sich um zwei Damen oder Herren gleichen Ranges, dann ist gewöhnlich das Alter heranzuziehen. Die ältere Person wird zuerst genannt.

  • Halten Sie während des Händedrucks Blickkontakt.

Indem Sie dem Gegenüber auch des Blickes würdigen, bekunden Sie wahrhaftes Interesse an der Person. Freuen Sie sich, dass die Person Ihrer Einladung gefolgt ist.

  • Niemand hat Sie vorgestellt noch begrüßt? In diesem Fall stellen Sie sich dem Ranghöchsten vor mit Ihrem Namen, Ihrer Position und Ihrem Aufgabengebiet.

Wenn Sie in dieser Situation proaktiv handeln, ziehen Sie nicht nur Aufmerksamkeit auf sich, sondern nehmen auch dem Meeting-Leiter Last von den Schultern. Unter Umständen ist er verhindert und kann Sie der Runde nicht vorstellen.

Was tun mit Visitenkarten?

  • Sie habe die Wahl, wann Sie Ihre Visitenkarte überreichen.

Es gibt keine Regel, wann die Visitenkarte zu übergeben ist. Geben Sie Ihr Kärtchen zu Beginn eines Gesprächs, so helfen Sie Ihrem Gesprächspartner sich Ihren Namen zu merken. Inmitten eines Gesprächs kann die Visitenkarte sich auch als nützlicher Notizzettel eignen.

  • Machen Sie sich die Mühe und verteilen Sie schicke Visitenkarten.

Aber auch am Ende eines Gesprächs ist es gut, eine Visitenkarte parat zu halten. Nur ist es wichtig, dass die Visitenkarte nach etwas aussieht und zur Branche passt. Im Internet existieren zahlreiche Vorlagen, die Sie nutzen können. Sollten Sie jedoch einen guten Designer kennen, dann ist er vermutlich ein viel besserer Ansprechpartner.

  • Stecken Sie eine erhaltene Visitenkarte nicht gleich weg!

Jemand gibt Ihnen eine Visitenkarte? Dann schauen Sie sie kurz an, bevor Sie sie weglegen. Es gilt als unhöflich eine empfangene Visitenkarte nicht des Blicks zu würdigen. Schließlich möchten auch Sie, dass Ihr Kärtchen gelesen wird.

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