Es ist eine der unangenehmsten Aufgaben für Personalentscheider: Das Verfassen von Absageschreiben auf eingegangene Bewerbungen. Vielfach wird hier wenig Zeit und Mühe investiert. Kurze und standardisierte Formulierungen sind sehr verbreitet. Dabei hat die Absagepraxis einen großen Einfluss auf das Arbeitgeber-Image. Hier erfahren Sie, wie Sie trotz negativer Nachricht einen positiven Eindruck hinterlassen.
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Business people waiting for job interview


Es fällt nicht leicht, einem Bewerber mitzuteilen, dass er für die Besetzung einer Stelle nicht berücksichtigt werden konnte. Sich vor dieser Aufgabe zu drücken und dem Bewerber eine Rückmeldung schuldig zu bleiben, ist in diesem Fall sicherlich die schlechteste Wahl und zeugt von wenig Anstand.

Dass Sie sich für einen einzigen Bewerber entscheiden und folglich alle anderen ablehnen müssen, lässt sich nicht verhindern. Entscheidend ist, auf welche Art und Weise Sie dies tun. Wie in jeglicher Form der zwischenmenschlichen Kommunikation gilt auch hier: Es kommt auf den richtigen Ton an.

1. Gehen Sie respektvoll mit dem Bewerber um

Wenn Sie ein Absageschreiben verfassen, in dem Sie einem Bewerber Wertschätzung entgegenbringen, wirkt sich das positiv auf Ihr Arbeitgeber-Image aus. Es gibt kaum eine kostengünstigere Employer-Branding-Maßnahme.

„Absageschreiben haben Einfluss auf das Image eines Unternehmens als Arbeitgeber – positiv wie negativ. Oft folgt auf eine mühsam ausgearbeitete Bewerbung bloß eine kurze und standardisierte Absage. Damit sorgen Personaler nicht nur für Frust bei den abgelehnten Kandidaten, sondern schaden auch der eigenen Arbeitgebermarke“, so Erik Bethkenhagen, Geschäftsführer von Kienbaum Communications, einer Unternehmensberatung, die jährlich einen Preis für die besten Absageschreiben auslobt.

2. Lassen Sie den Bewerber nicht unnötig lange warten

Dass Sie zügig reagieren müssen, wenn Sie einen guten Bewerber als Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gewinnen wollen, versteht sich von selbst. Doch auch wenn es um Absagen geht, sollten Sie sich nicht unnötig viel Zeit lassen, bis Sie das entsprechende Schreiben versenden oder den unerfreulichen Anruf tätigen. Der Bewerber wird es zu schätzen wissen, wenn Sie ihn nicht länger als 1 Woche warten lassen.

3. Zeigen Sie Verständnis für die Situation des Bewerbers

Viele Bewerber investieren sehr viel Zeit und Sorgfalt in die Erstellung ihrer Bewerbungsunterlagen. Grund genug, sie im Gegenzug ebenfalls nicht mit Standardfloskeln abzufertigen. Bereits im einleitenden Absatz sollten Sie sich für die aufgewendete Mühe bedanken und Ihr Bedauern äußern, diese nicht belohnen zu können.

4. Wählen Sie individuelle und positive Formulierungen

Mit Standardformulierungen laufen Sie Gefahr, falsche Botschaften zu vermitteln. Das gilt auch für Komplimente in Form von Negationen, wie etwa in der Aufforderung, die „Absage nicht als Kritik an der eigenen Person“ zu verstehen. Entgegen Ihrer Absicht, lösen Sie so negative Gefühle beim Bewerber aus.

Wählen Sie stattdessen wohlwollende und lobende Formulierungen. War ein Bewerber in die engere Auswahl gekommen oder haben bestimmte Aspekte seines Profil in besonderer Weise Ihre Aufmerksamkeit geweckt, zögern Sie nicht, dies zu erwähnen.

5. Begründen Sie Ihre Entscheidung

Jeder Bewerber möchte wissen, warum er nicht für die Besetzung einer Stelle infrage kam. Geben Sie Erläuterungen zum Auswahlverfahren. So wird der Bewerber Ihre Absage leichter nachvollziehen können. Wenn Sie ihm mitteilen, dass er eine bestimmte Anforderung nicht erfüllt hat, machen Sie ihm hierdurch möglicherweise klar, welche Maßnahmen er ergreifen kann, um in Zukunft besser aufgestellt zu sein.

6. Beachten Sie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Absageschreiben individuell zu gestalten, achten Sie in jedem Fall darauf, keinen Ablehnungsgrund zu nennen, der als diskriminierend aufgefasst werden könnte. Eine unglücklich ausgedrückte Begründung, die etwa auf das Alter oder das Geschlecht des Bewerbers Bezug nimmt, kann eine Diskriminierungsklage und Schadenersatzforderungen nach sich ziehen.

Wenn Sie in Ihrem Absageschreiben ausschließlich mit Blick auf die gewünschte Qualifikation und auf die Stellenanforderungen argumentieren, bleiben Sie im gesetzlichen Rahmen und erfüllen gleichzeitig den Wunsch des Bewerbers nach einer plausiblen Erklärung für Ihre Entscheidung. Um sicherzugehen, sollten Sie sich über mögliche Formulierungen mit einem Juristen abstimmen.

7. Zeigen Sie Kommunikationsbereitschaft

„Wenn Sie ein ausführliches Feedback wünschen, können Sie sich selbstverständlich bei uns melden. Wir stehen gern für ein Gespräch zur Verfügung.“ Mit einem solchen Angebot signalisieren Sie dem Bewerber, dass Sie den Kontakt an diesem Punkt nicht für beendet erklären.

8. Machen Sie dem Bewerber Mut

Erfüllt eine Bewerber die Anforderungen für eine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen, kann aber zum aktuellen Zeitpunkt nicht eingestellt werden, sollten Sie ihn ermuntern, sich in Zukunft wieder zu bewerben. So bezeugen Sie ihm Ihr grundsätzliches Interesse an einer Zusammenarbeit. In diesem Fall kann eine Absage auch motivierend wirken.

Zusammenfassender Tipp

Eine wertschätzende Kommunikation mit Bewerbern ist ein wichtiges Employer-Branding-Instrument. Das gilt auch und insbesondere für den Fall, dass Absagen ausgesprochen werden müssen. Der Bewerber wird enttäuscht sein über die negative Rückmeldung. Treffen Sie darin aber den richtigen Ton, wird er Ihr Unternehmen dennoch in guter Erinnerung behalten. Er wird möglicherweise in sozialen Netzwerken von seinen positiven Erfahrungen berichten und damit zur Stärkung Ihres Arbeitgeber-Images beitragen. So stellen Sie sicher, dass Sie auch weiterhin Bewerbungen von qualifizierten Fachkräften erhalten.

 

Quellen

Wertschätzende Absageschreiben zahlen auf das Firmenimage ein via personalmanagement.info

Wertschätzende Absagen schreiben via business-wissen.de

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