Ihr Schreibstil zeigt, wie professionell Sie arbeiten
Bei der Wahl der Grußformeln und des Textes sollte man sich immer die Frage stellen, wie gut das Verhältnis zum Adressaten ist. Eine neue Korrespondenz wird zunächst sehr höflich nach den allgemeinen Standards begonnen. In der weiteren Kommunikation empfiehlt es sich, den Stil des Antwortenden zu spiegeln, sofern die Richtlinien des Unternehmens dies zulassen. Zwingend notwendig ist das Einfügen einer Signatur, welche Kontaktdaten und Informationen zur Firma enthält.
Auch für elektronische Briefe gilt: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind Pflicht! Man sollte sich die Zeit nehmen, um die Groß- und Kleinschreibung zu beachten und auf Abkürzungen zu verzichten. Das ist auch ein Zeichen der Wertschätzung und des Respekts gegenüber dem Empfänger. Ebenfalls ein No-Go: Versalien oder gar mehrere Satzzeichen hintereinander, das wirkt wie ein Brüllen.
Kurze, ausdrucksstarke Sätze begünstigen darüber hinaus die Lesbarkeit – das macht auch den unprofessionellen Einsatz von Smileys überflüssig. Wenn überhaupt, sollten Sie diese nur in der schnellen, informellen Kommunikation mit guten Kollegen und Bekannten verwenden, keinesfalls aber in der Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden und bisher unbekannten Personen.
Für die Rückverfolgung des Korrespondenzverlaufs bietet es sich an, die „Antworten“-Funktion zu benutzen, sodass vorangegangene Mails nachlesbar bleiben. Setzen Sie jedoch irgendwann einen Schlussstrich, damit keine endlosen „Rattenschwänze“ versendet werden.
Verzichten Sie auch auf Ironie, diese ist im Schriftlichen meist nur schwer zu verstehen, und könnte Missverständnisse, zumindest aber den Anschein der Unprofessionalität hervorrufen.
Bei längeren Texten – und das sollte die Ausnahme bleiben – werden inhaltlich sinnvolle Absätze durch eine Leerzeile getrennt. Wenn Sie weiterführende Links einfügen möchten, sollten Sie sich auf einen beschränken und diesen an das Ende der Mail setzen, sodass der Lesefluss nicht gestört wird.
Das müssen Sie beim Versand von E-Mails beachten
Sie haben noch mehr mitzuteilen? Dann fassen Sie Ihre Ausführungen lieber im Anhang zusammen. Dieser sollte ein Datenvolumen von 3MB nicht übersteigen, sonst laufen Sie Gefahr, dass Ihre E-Mails nicht versendet werden können oder die Posteingangskapazitäten des Empfängers unnötig belasten.
Der Klassiker: Den Anhang in der Mail ankündigen, aber nicht mitsenden. Vergewissern Sie sich, dass er wirklich hochgeladen ist, bevor Sie auf „Senden“ klicken, andernfalls könnte Ihnen das als Unkonzentriertheit ausgelegt werden.
Ein weiterer Aspekt des Versands ist zum Beispiel die Prioritätensetzung. Ein Meer von roten Ausrufezeichen im Posteingang nützt weder dem Empfänger noch dem Absender etwas – eine aussagekräftige Betreffzeile aber schon. Der ebenso sparsame Einsatz von Lesebestätigungen schont die Nerven des Adressaten zusätzlich.
Elektronische Post ist tagesaktuell und sollte dementsprechend zügig bearbeitet werden. Das ist bei überquellenden Postfächern und einer hohen Arbeitsbelastung nicht immer so einfach. Wer allerdings sofort eine Antwort benötigt, greift besser zum Telefonhörer. Für wichtige Entscheidungen oder bei mehreren „Gesprächsteilnehmern“ ist eine E-Mail trotzdem die bessere Wahl, weil Sie dann im Fall der Fälle etwas Schriftliches in der Hand haben.
Im Grunde ist eine E-Mail so vetraulich wie eine Postkarte, wenn sie – und das ist meist der Fall – nicht verschlüsselt ist. Gegenbewegungen, etwa die Initiative „E-Mail made in Germany“ wollen dem Datenklau entgegenwirken. Behalten Sie die schwierige Datenschutzlage von E-Mail, und im Übrigen auch die mangelnde Beweiskraft vor Gericht, im Hinterkopf und schicken Sie streng vertrauliche oder sehr wichtige Nachrichten und Dokumente lieber auf den klassischen Postweg.
Und noch ein Tipp zum Schluss: Der letzte Schritt ist die Eingabe der Adressdaten. So umgeht man die peinliche Situation, durch einen versehentlichen Klick eine unfertige E-Mail zu versenden.
Und wer es ganz genau nehmen will, dem empfiehlt sich der Blick in die DIN 5008.
