8:00 Uhr – den bevorstehenden Tag planen
Wenn Sie morgens ins Büro kommen, sollten Sie sich zunächst einen Überblick über den bevorstehenden Tag verschaffen. Dies hilft Ihnen, den Tag zu strukturieren und nichts zu vergessen.
Konkret geht es dabei in erster Linie um die folgenden beiden Fragen: Welche Aufgaben müssen Sie heute erledigen? Welche Termine sind für den heutigen Tag geplant? Im Idealfall haben Sie am Tag zuvor bereits eine To-Do-Liste für den heutigen Tag erstellt (siehe unten), mit der Sie sich nun einen Überblick verschaffen können.
8:15 Uhr – die Konzentration nutzen
Nachdem Sie Ihren Tag geplant haben, geht es an die Arbeit. Werfen Sie einen Blick auf Ihre Aufgabenliste und suchen Sie sich diejenige Aufgabe heraus, die am meisten Zeit und Konzentration in Anspruch nehmen wird.
Die meisten Menschen haben morgens die größte Konzentration. Sie sollten deshalb die umfangreichste oder wichtigste Aufgabe des Tages direkt morgens erledigen. Morgens können Sie mithilfe Ihrer hohen Konzentration dann besonders schwierige und komplexe Aufgaben mit Ihrer vollen Aufmerksamkeit bearbeiten.
Ganz nach dem Motto „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“, haben Sie danach außerdem den größten Teil der heutigen To-Do-Liste bereits abgehakt. Das motiviert und lässt die ausstehenden Aufgaben des Tages harmlos erscheinen.
10:00 Uhr – Zeit für eine Pause
Nach so viel Konzentration haben Sie sich eine kleine Auszeit verdient. Sie sollten über den Tag verteilt regelmäßig kurze Pausen machen, um zwischen der Arbeit zu entspannen. Diese Einteilung eignet sich besser zum Entspannen, als ein oder zwei längere Pausen am Tag. Mit mehreren kurzen Pausen können Sie den Arbeitsplatz immer mal wieder verlassen und sich gezielt mit etwas Anderem beschäftigen.
Pausen sind wichtig, damit sich Körper und Geist von der anstrengenden Arbeit erholen können. Am besten nutzen Sie diese Zeit, um sich mit Kollegen auszutauschen oder eine Kleinigkeit zu essen. Nach der kurzen Pause können Sie wesentlich konzentrierter an den Schreibtisch zurückkehren und produktiver weiterarbeiten.
12:30 Uhr – im Meeting konzentriert bleiben
Meetings sind ziemlich oft eher langweilig und ziehen sich in die Länge. Das Gefühl, während dieser Zeit produktiv gewesen zu sein, bleibt da oft aus. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sich deshalb während des Meetings Notizen machen – das steigert die Konzentration. Versuchen Sie, die Inhalte in Ihren eigenen Worten aufzuschreiben.
Bemühen Sie sich außerdem mitzudenken und nicht einfach nur dem Vortragenden zuzuhören. Vollziehen Sie die Gedankengänge nach und bringen Sie auch Ihre Meinung in der Diskussion ein. So sind Sie gezwungen, sich zu konzentrieren und nicht abzuschweifen. Und Sie werden sehen: das Meeting wird deutlich interessanter und erscheint Ihnen weniger anstrengend.
14:00 Uhr – mit Routine gegen das Mittagstief
Nach der Mittagspause kommt das große Leistungstief. Am besten umgehen Sie das Mittagstief, indem Sie während dieser Zeit Routinetätigkeiten erledigen. Diese erfordern recht wenig Kreativität und auch Ihre Konzentration muss sich dafür nicht auf dem höchsten Level befinden – perfekt für das Leistungstief am Mittag.
Eine solche Tätigkeit kann das Beantworten von E-Mails sein. Viele Arbeitnehmer widmen sich dieser Aufgabe morgens. Dies ist jedoch eher kontraproduktiv, denn das Beantworten von vielen E-Mails erfordert in den meisten Fällen recht wenig Konzentration und Kreativität. Deshalb beantworten Sie im Mittagstief am besten die E-Mails, die lediglich eine kurze Antwort von Ihnen verlangen. Umfangreichere E-Mails hingegen können auch am Morgen abgearbeitet werden.
Auch wenn Sie während des Leistungstiefs Ihr Mail-Postfach sortieren oder Termine vereinbaren, nutzen Sie Ihr niedrigeres Konzentrationslevel optimal aus.
17:00 Uhr – den nächsten Tag vorbereiten
Kurz vor dem Feierabend sollten Sie eine To-Do-Liste für den nächsten Arbeitstag erstellen. Dies erleichtert Ihnen den Start am nächsten Morgen oder nach dem Wochenende.
Und noch eines sollten Sie vor dem Feierabend unbedingt erledigen: Ihren Schreibtisch aufräumen. Ja, richtig gelesen. Nichts frustriert Sie am nächsten Morgen nämlich mehr, als das Zettel-Chaos vom Vortag. Es lohnt sich deshalb, Ordnung zu schaffen und alle Unterlagen auf dem Schreibtisch zu sortieren. So behalten Sie den Überblick und finden am nächsten Arbeitstag einen aufgeräumten Schreibtisch vor.
