Schritt 1: Klar definierte Ziele für den Benchmarking Prozess
Je klarer Sie das Ziel Ihres Benchmark-Projekts abgrenzen, desto höher sind die Chancen, einen Bereich wirklich zu verbessern und Leistungsdefizite zu beseitigen. Konkrete Aussagen zum Vorgehen, zu erwarteten Ergebnissen und deren geplanter anschließender Weiterverwendung maximieren die Erfolgsaussichten.
Schritt 2: Die Auswahl des Benchmarking-Gegenstandes
Theoretisch kann jede Aktivität, jedes Produkt, jeder Prozess oder Teilprozess Ihres Unternehmens durch Benchmarking optimiert werden. Sie sollten jedoch nicht einfach kurzerhand irgendetwas auswählen, das Ihnen auf den ersten Blick sinnvoll erscheint, sondern strategisch und analytisch fundiert entscheiden, welche Benchmarking-Objekte einerseits auf das Erreichen Ihrer bereits festgelegten Unternehmensziele hinarbeiten und andererseits langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen.
Haben Sie die Gegenstände des Benchmarkings festgelegt, sollten Sie diese so eng und klar wie möglich abgrenzen und definieren, da dies in der Regel bessere und eindeutigere Ergebnisse sicherstellt.
Schritt 3: Sorgfältige Planung des Benchmarking Prozesses
Haben Sie Ziele und Gegenstände des Benchmarkingprojekts klar festgelegt, nehmen Sie sich die Zeit, das Verfahren sorgfältig und detailliert zu planen. In diesem Punkt unterscheidet sich Benchmarking nicht von anderen Projekten Ihrer Firma – eine gute Planung und Vorbereitung ist das A und O für Erfolg.
Schritt 4: Die Unterstützung Ihres Unternehmens sichern
An erster Stelle dieses Punktes steht selbstverständlich die Unternehmensleitung. Benchmarking muss Chefsache sein und eine hohe Relevanz zugewiesen bekommen. Außerdem ist es äußerst hilfreich, wenn das Projekt als Meilenstein zur Unternehmensverbesserung wahrgenommen wird, als Chance für den gesamten Betrieb.
Ebenso wichtig wie die Unterstützung Ihrer Vorgesetzten ist das Verständnis und die Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter. Besonders die Personen, auf deren Arbeit später die Daten zurückzuführen sind, müssen optimal informiert sein und die Möglichkeit zu einem offenen und ehrlichen Dialog eingeräumt bekommen. Beziehen Sie sie mit ein und seien Sie ihren Ideen gegenüber aufgeschlossen! Interne Streitigkeiten könnten sonst Ihr gesamtes Projekt scheitern lassen.
Schritt 5: Die Auswahl Ihrer Benchmarking-Partner
Bei diesem Schritt sollten Sie hauptsächlich zwei Punkte beachten: Vergleichbarkeit und Flexibilität. Einerseits muss Ihr Partner ein vergleichbares Objekt aufweisen, damit Sie verwertbare Daten erhalten. Ähnliche Unternehmensgröße und –kultur sowie ähnliche Prozesse und Produkte sind die Voraussetzung dafür, dass Sie die Ergebnisse des Benchmarkingprojektes auf Ihr Unternehmen übertragen können.
Andererseits sollten Sie darauf eingestellt sein, sich einen Benchmarking-Partner außerhalb Ihrer Branche zu suchen. Das hat verschiedene Gründe und Vorteile. Eine Firma, die Ihrer zwar ähnelt, aber in einem anderen Bereich aktiv ist, ist vermutlich eher bereit, Informationen zur Verfügung zu stellen und mit Ihnen zusammenzuarbeiten als ein Konkurrent.
Des Weiteren könnte gerade der Einblick in eine andere Branche die nötigen Ideen liefern und Ihnen gegenüber Ihren Konkurrenten einen Vorteil verschaffen. Trauen Sie sich, unkonventionelle Impulse zuzulassen oder sich von Profis Verbesserungsvorschläge einzuholen! Beispielsweise können die Logistikprozesse Ihrer Firma durch den Vergleich mit einem professionellen Logistikunternehmen höchstwahrscheinlich optimiert werden.
Schritt 6: Der Umgang mit den Ergebnissen
Wenn Sie sich für ein Benchmarking-Projekt entschieden haben, muss Ihnen bewusst sein, dass die Ergebnisse dieses Projekts die Schwächen Ihrer Firma aufzeigen werden. Es ist wichtig, dass Sie diese Ergebnisse akzeptieren und auch Ihren Vorgesetzten und Mitarbeitern helfen, es Ihnen gleich zu tun.
Schuldzuweisungen sind nutzlos und werden keine Verbesserungen initiieren. Sinnvoller ist es, die Ergebnisse neutral und sachlich zu besprechen und zu bewerten. Dies erhöht die Akzeptanz und verhindert den Aufbau von Widerständen gegen die zukünftigen Maßnahmen. Darüber hinaus sollten Sie erneut ein Maß an Flexibilität aufbringen, das es Ihnen erlaubt, die Ergebnisse aufgeschlossen hinsichtlich Verbesserungsmöglichkeiten zu analysieren.
Ein innovativer Prozess mag Ihnen unvertraut sein, ist deswegen aber noch lange nicht schlechter als „alt bewährtes“. Haben Sie die Problembereiche Ihres Unternehmens erkannt und sich für entsprechende Maßnahmen entschieden, setzen Sie diese Hand in Hand mit den betroffenen Mitarbeitern zeitnah und konsequent um.
Es ist wichtig, dass Ihre Kollegen die Dringlichkeit und Notwendigkeit der angesetzten Verbesserungen verstehen und aktiv in den Prozess der Veränderung einbezogen werden. Legen Sie gemeinsam Deadlines fest und arbeiten Sie ebenso gemeinsam an deren Einhaltung.
Schritt 7: Der Schlüssel ist die Wiederholung
War das Benchmarking-Projekt erfolgreich, hat Ihre Firma signifikante Verbesserungen erreichen können. Damit ist Ihre Arbeit jedoch nicht getan. Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben und eine kontinuierliche Weiterentwicklung sicher zu stellen, muss der Benchmarking-Prozess regelmäßig wiederholt werden.
Variieren Sie Ihre Benchmarking-Partner, um frische Ideen in Ihr Unternehmen zu bringen und weiterhin von den Besten zu lernen. Stellen Sie sich darauf ein, auf schwankende Kundenbedürfnisse einzugehen. So kosten- und zeitintensiv Benchmarking ist, es ist Ihre große Chance, in Ihrer Branche einen nachhaltigen Wettbewerbsvorsprung zu erlangen.
Abschließend wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Benchmarking-Projekt. Gehen Sie es an, denn die Vorteile dieses Prozesses sind nicht zu leugnen. Es ist Ihr Managementinstrument, um die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen und Leistungslücken zu eliminieren.
