Laut einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg haben allein Sie als Arbeitgeber dafür Sorge zu tragen, dass Ihre Mitarbeiter ihren Anspruch auf Jahresurlaub im aktuellen Kalenderjahr geltend machen. Zur Begründung heißt es, der gesetzliche Urlaubsanspruch diene dem Gesundheitsschutz und habe somit arbeitsschutzrechtlichen Charakter (LAG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 12.06.2014, Az.: 21 Sa 221/14). Da die Ansprüche der verschiedenen Gruppen von Mitarbeitern sehr unterschiedlich sind, kann man hier leicht den Überblick verlieren. Wir haben die wichtigsten Regelungen für Sie zusammengefasst.
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Bild: “Coqueirinho Beach - PB” von Dan Queiroz. Lizenz: CC BY 2.0

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Gesetzlicher Anspruch auf bezahlten Urlaub

Laut Bundesurlaubsgesetz hat jeder Ihrer Arbeitnehmer und Auszubildenden Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub. (§ 1 BUrlG, § 2 BUrlG) Im Fall einer Sechs-Tage-Woche sollte dieser einen Mindestumfang von 24 Tagen haben. (§ 3 BUrlG) Arbeitnehmer mit einer Wochenarbeitszeit von Montag bis Freitag dürfen entsprechend 20 Tage Urlaub nehmen.

Wie viel Urlaub Sie im Einzelfall gewähren müssen, steht oft im jeweiligen Tarifvertrag und kann auch im Arbeitsvertrag bzw. Ausbildungsvertrag geregelt werden. Meist werden den Mitarbeitern dort zusätzliche Urlaubstage zugesichert (Mehrurlaub). Den Urlaubsanspruch zu reduzieren, ist dagegen nicht zulässig. (§ 13 BUrlG)

Genehmigung des Urlaubswunsches

Das Gesetz schreibt zudem vor, dass Sie sich hinsichtlich des genauen Urlaubstermins nach den Wünschen des jeweiligen Mitarbeiters richten müssen, sofern diesen nicht „dringende betriebliche Belange“ entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Das wäre dann der Fall, wenn die Freistellung des Arbeitnehmers in dem von ihm gewünschten Zeitraum zu erheblichen Beeinträchtigungen im Betriebsablauf führen würde.

Eine bloße Störung reicht hier nicht aus, denn diese ist bei der urlaubsbedingten Abwesenheit ganz natürlich zu erwarten und deshalb hinzunehmen. Zu dringenden betrieblichen Belangen zählen dagegen personelle Engpässe, plötzliche Änderungen der Auftragslage sowie Abschluss- und Inventurarbeiten für den Jahresabschluss. Hier ist eine Interessenabwägung vorzunehmen.

Hinzu kommt, dass die Urlaubspläne sozial stärker schutzwürdiger Kollegen zu berücksichtigen sind (§ 7 Abs. 1 BUrlG): Für den Fall, dass aus betrieblichen Gründen nicht mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ihren Urlaub antreten können, muss eine Interessenabwägung unter Berücksichtigung der sozialen Gesichtspunkte erfolgen. Hierzu zählen neben dem Alter und der Dauer der Betriebszugehörigkeit auch die Zahl der (schulpflichtigen) Kinder, die Berufstätigkeit des Ehegatten oder die aus einer Krankheit des Arbeitnehmers folgende Notwendigkeit der Erholung zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Das Recht, den beantragten Urlaub zu genehmigen, obliegt allein Ihnen als Ar­beit­ge­ber: Zwar sind Sie verpflichtet, jedem Mitarbeiter Urlaub zu gewähren. Das bedeutet allerdings nicht, dass Ihr Einverständnis nicht erforderlich ist. Eine so genannte Selbstbeurlaubung sowie auch eine eigenmächtige Urlaubsverlängerung durch den Arbeitnehmer stellen regelmäßig einen wichtigen Grund für eine fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung dar.

Von Ihrer Seite wiederum ist es unzulässig, die Zustimmung zu einem einmal gewährten Urlaub vor oder auch nach Antritt desselben zu widerrufen.

Fristen zur Gel­tend­ma­chung des Urlaubsanspruchs

Der jährliche Ur­laubs­an­spruch eines Mitarbeiters geht im All­ge­mei­nen un­wie­der­bring­lich verloren, wenn er nicht bis jeweils zum 31. De­zem­ber geltend gemacht wird. Die Übertragung auf die ers­ten drei Mo­na­te des Fol­ge­jah­res ist nur dann erlaubt, wenn „dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe“ vorliegen. (§ 7 Abs. 3 BUrlG)

Dringende betriebliche Gründe sind dann gegeben, wenn der ordnungsgemäße Betriebsablauf durch die Urlaubsgewährung während des Kalenderjahres beeinträchtigt werden würde. Das kann der Fall sein, wenn beispielsweise ein Großauftrag eines wichtigen Kunden eingeht. Auch bei erheblichen krankheitsbedingten Ausfällen haben Sie das Recht, Urlaubsanträge abzulehnen. Ob ein dringender betrieblicher Grund vorliegt, ist immer anhand des Einzelfalls zu entscheiden.

In der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe sind dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr keine Gelegenheit hatte, von seinem Recht auf Urlaub Gebrauch zu machen oder die ihm zustehenden Urlaubstage vollständig aufzubrauchen, z. B. aufgrund von Krankheit, Mutterschutz oder Elternzeit.

Liegen die entsprechenden Gründe vor, vollzieht sich die Urlaubsübertragung automatisch. Im Übertragungszeitraum des neuen Jahres, bis zum 31. März, ist der Resturlaub dann von Ihnen als Arbeitgeber zwingend zu gewähren. Verweigern Sie dies grundlos, kann der betroffene Mitarbeiter Schadensersatz in Form von Ersatzurlaub verlangen. (§ 280 BGB) Dieser Anspruch ist nicht befristet.

Hinsichtlich der Fristen für die Geltendmachung des Urlaubsanspruchs kann es anders lautende Regelungen in Arbeits- oder Tarifverträgen geben. Diese dürfen jedoch nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers von der gesetzlichen Regelung im Bundesurlaubsgesetz abweichen.

Verpflichtung zur Zahlung von Urlaubsentgelt

Sie müssen einem Mitarbeiter während seines Urlaubs sein jeweiliges Arbeitsentgelt fortzahlen. Die Höhe bemisst sich nach dem Durchschnittsverdienst innerhalb der letzten 13 abgerechneten Wochen vor dem Beginn des Urlaubs. Die Auszahlung hat vor Antritt des Urlaubs zu erfolgen. (§ 11 BUrlG)

Urlaubsanspruch bei Erkrankung während des Urlaubs

Erkrankt ein Mitarbeiter während seines Urlaubs, muss er Ihnen bereits am ersten Tag ein ärztliches Attest vorlegen und Auskunft über die voraussichtliche Dauer seiner Erkrankung geben. (§ 5 Abs. 1 EntgFG) Die bescheinigten Tage der Arbeitsunfähigkeit dürfen Sie dann nicht auf seinen Jahresurlaub anrechnen. (§ 9 BUrlG)

Wenn sich der Mitarbeiter zum Zeitpunkt seiner Erkrankung im Ausland befindet, ist er laut Entgeltfortzahlungsgesetz zudem verpflichtet, Ihnen seine derzeitige Adresse mitzuteilen. Durch die Mitteilung entstehende Kosten haben Sie als Arbeitgeber zu tragen. (§ 5 Abs. 2 EntgFG)

Folgt der Mitarbeiter diesen Vorgaben, verlängert sich sein Urlaubsanspruch automatisch um die Krankheitstage. Möchte er allerdings den aktuell angetretenen Urlaub nun um die durch Krankheit entfallenen Tage verlängern, kann er dies nicht eigenmächtig tun. Vielmehr muss er einen neuen Urlaubsantrag stellen.

Keinen Anspruch darauf, den Urlaub nachzuholen, hat ein Mitarbeiter hingegen, wenn eines seiner Kinder erkrankt. In diesem Fall geht der Urlaubsanspruch verloren. (ArbG Berlin, Urteil v. 17.06.2010, Az.: 2 Ca 1648/10).

Urlaubsanspruch besonderer Gruppen von Mitarbeitern

Neu eingestellte Mitarbeiter

Ein Anspruch auf Urlaub besteht für einen neuen Mitarbeiter nur dann, wenn ihm für das laufende Kalenderjahr nicht bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt oder abgegolten worden ist. (§ 6 BUrlG)

Mitarbeiter während der Probezeit

Das Bundesurlaubsgesetz legt auch fest, dass ein neuer Mitarbeiter seinen vollen Urlaubsanspruch erst nach einer so genannten Wartezeit von sechs Monaten erwirbt, d. h. nach Vollendung der Probezeit. (§ 4 BUrlG)

Was viele Arbeitgeber jedoch nicht wissen: Laut § 5 Abs. 1 BUrlG steht einem Mitarbeiter für jeden vollen Beschäftigungsmonat ein Teilurlaub im Umfang von einem Zwölftel des Jahresurlaubs zu. Bei einer Fünf-Tage-Woche sind das 1,67 Tage pro Monat. Das gilt auch für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis schon vor Ablauf der Wartezeit endet. Nur wenn dieses weniger als einen vollen Monat bestanden hat, kann der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Urlaub geltend machen.

Mitarbeiter im Praktikum

Ob Ihre Praktikanten Anspruch auf Urlaub haben, hängt von drei Faktoren ab:

Zum einen ist die Dauer des Praktikums entscheidend: Nur bei einer Praktikumszeit von mindestens einem Monat besteht ein monatlicher Anspruch auf zwei Tage bezahlten Urlaub. Für den ersten Monat gilt dies allerdings nur dann, wenn das Praktikum am 1. des Monats beginnt.

Weiterhin ist die Art des Praktikums ausschlaggebend: Wird es freiwillig absolviert, ist der Praktikant rechtlich betrachtet ein normaler Mitarbeiter und besitzt damit einen Anspruch auf Urlaub. Handelt es sich um ein Pflichtpraktikum (z. B. entsprechend der Prüfungsordnung eines Hochschulstudiengangs), ist dies nicht der Fall. Individuelle Vereinbarungen sind hier jedoch möglich. Viele Unternehmen verhalten sich kulant und behandeln alle Praktikanten hinsichtlich des Urlaubsanspruchs gleich.

Auch die Art der Tätigkeit hat Einfluss auf den Urlaubsanspruch: Ein Praktikant kann diesen nur dann geltend machen, wenn er Ihrem Unternehmen einen tatsächlichen wirtschaftlichen Mehrwert bringt. Wer nur hospitiert oder seine Tätigkeiten unter ständiger Aufsicht ausführt, hat kein Recht auf Urlaub.

Wichtig: Die genannten Voraussetzungen für das Bestehen eines Urlaubsanspruchs gelten ausschließlich für volljährige Praktikanten. Minderjährige haben nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz in jedem Fall Anspruch auf Erholungsurlaub.

Jugendliche und schwerbehinderte Mitarbeiter

Minderjährige und Schwerbehinderte haben Anspruch auf einen erhöhten Mindesturlaub.
Laut Jugendarbeitsschutzgesetz müssen Sie Jugendlichen, die zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht das 16. Lebensjahr erreicht haben, 30 Werktage Urlaub zugestehen. 16-Jährige dürfen 27, 17-Jährige 25 Tage Urlaub nehmen (§ 19 Abs. 2 JArbSchG). Für jugendliche Praktikanten müssen Sie den Urlaubsanspruch auf die Dauer des Praktikums herunterrechnen.

Schwerbehinderte Menschen haben bei einer Fünf-Tage-Woche jährlich Anspruch auf einen bezahlten zusätzlichen Urlaub von fünf Arbeitstagen (§ 125 Abs. 1 SGB IX).

Geringfügig Beschäftigte

Mitarbeiter, die eine geringfügige Beschäftigung ausüben, erwerben Urlaubsansprüche nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz. Das Arbeitsrecht gesteht ihnen dieselben Rechte zu, die auch für Vollzeitbeschäftigte gelten. (§ 4 TzBfG) Dazu gehören die Ansprüche auf Erholungsurlaub bei Entgeltfortzahlung.

Der Urlaubsanspruch errechnet sich wie bei Vollzeitbeschäftigten aus der Wochenarbeitszeit. Maßgeblich ist also nicht, wie viele Stunden der Mitarbeiter pro Tag arbeitet, sondern wie viele Tage er pro Woche am Arbeitsort erscheint.

Mitarbeiter in besonderen Lebenssituationen

Die Geburt eines Kindes, ein Trauerfall in der Familie, die Notwendigkeit der Pflege eines nahen Angehörigen – all das sind Ereignisse, bei deren Eintreten Ihre Mitarbeiter gemäß § 616 BGB Anspruch auf entgeltliche Freistellung – also bezahlten Sonderurlaub – haben.

Im Gegensatz zum Urlaub bedarf diese Art der Freistellung allerdings einer vertraglichen Vereinbarung. Sie können im Arbeitsvertrag gesondert festlegen, welche Anzahl an freien Tagen Ihren Mitarbeitern für welches Ereignis zustehen soll.

Mitarbeiter, die einen Arzt aufsuchen müssen

Sofern der Arztbesuch medizinisch notwendig ist, müssen Sie die Zeit gemäß § 616 BGB sowie dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Urteil v. 29.02.1984, Az.: 5 AZR 92/82) als Arbeitszeit betrachten und entsprechend vergüten.

Sie sind jedoch nicht dazu verpflichtet, einen Arztbesuch während der Arbeitszeit in jedem Fall zu akzeptierenSchließlich sind Termine für Vorsorgeuntersuchungen bei Zahnarzt, Augenarzt u. a. in der Regel lange im Voraus planbar. Der Mitarbeiter muss daher versuchen, einen Termin außerhalb seiner Arbeitszeit zu vereinbaren. Ist ein solcher nicht verfügbar und bleibt dem Arbeitnehmer entsprechend keine andere Wahl, als einen Termin anzunehmen, der in seiner Arbeitszeit liegt, so gilt § 10 BUrlG. Sie dürfen diese Zeit dann nicht auf den Urlaub anrechnen.

Gilt hingegen eine betriebliche Gleitzeitregelung, kann der Arbeitnehmer für einen Arztbesuch in der Regel keine Zeitgutschrift verlangen. (LAG Hamm, Urteil v. 11.12.2001, Az.: 11 Sa 247/11)

In Betriebsvereinbarungen, Arbeits- oder Tarifverträgen können abweichende Vorschriften enthalten sein. Es empfiehlt sich daher, nicht einfach von bestimmten Regelungen auszugehen, sondern sich nach den Vereinbarungen im eigenen Unternehmen zu erkundigen.

Mitarbeiter, deren Arbeitsverhältnis ruht

Wenn das Arbeitsverhältnis ruht, ein Mitarbeiter etwa länger krank oder in Elternzeit ist, sind die arbeitsvertraglichen Haupt­pflich­ten (Ar­beits­leis­tung, Lohn­zah­lung) vorübergehend aufgehoben. Lässt sich daraus schlussfolgern, dass der Ar­beit­neh­mer während dieser Zeit kei­nen Ur­laubs­anspruch erwerben kann?

Das ist nicht der Fall, denn für das Vorhandensein des Urlaubsanspruchs ist nach dem Bundesurlaubsgesetz allein das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses Voraussetzung. (§ 1 BUrlG)

Langwierig erkrankte Mitarbeiter

Urlaubsanspruch länger gesichert

Der in­fol­ge ei­ner Er­kran­kung nicht ge­nom­me­ne Urlaub wird länger ge­si­chert und nicht nur auf das fol­gen­de Ka­len­der­jahr über­tra­gen. Er verfällt erst 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. (BAG, Ur­teil v. 07.08.2012, Az.: 9 AZR 353/10)

Ihr Mitarbeiter hat auch dann Anspruch auf Urlaub, wenn er das ganze Jahr über krank war. Den Urlaub selbst können Sie ihm in diesem Fall jedoch erst dann genehmigen, wenn er genesen ist.

Urlaubsanspruch nach langer Krankheit im Fall einer Insolvenz des Arbeitgebers

Erlangt ein Arbeitnehmer nach Insolvenzeröffnung seine Gesundheit wieder, kann er seinen Urlaubsanspruch geltend machen, und zwar auch für die zurückliegenden Jahre der Arbeitsunfähigkeit. Er hat Anspruch auf Bezahlung seines Urlaubs aus der Insolvenzmasse, denn dieser Anspruch ist gegenüber den so genannten Insolvenzforderungen bevorrechtigt.

Ge­setz­li­cher Zu­satz­ur­laub für schwer­be­hin­der­te Men­schen

Der Anspruch auf zusätzlichen Urlaub schwerbehinderter Menschen wird auch dann auf­recht er­hal­ten, wenn der betreffende Ar­beit­neh­mer über länge­re Zeit hin­weg auf­grund krank­heits­be­ding­ter Ar­beits­unfähig­keit kei­nen Ur­laub neh­men kann. (BAG, Ur­teil v. 23.03.2010, Az.: 9 AZR 128/09)

Mehrurlaub laut Arbeits- oder Tarifvertrag

Ob der Anspruch auf Mehrurlaub auch bei längerer Krankheit aufrechterhalten bleibt, hängt davon ab, welche Regelungen im Tarifvertrag enthalten sind. Hier kann festgelegt sein, dass der infolge einer Erkrankung nicht in Anspruch genommene Urlaub zu einem bestimmten Zeitpunkt verfällt. Andernfalls gilt für den tariflichen Mehrurlaub das Bundesurlaubsgesetz und die dazu ergangene Rechtsprechung, die den Arbeitnehmer davor schützt, seinen Urlaubsanspruch infolge längerer Krankheit zu verlieren.

Mitarbeiter, die aus dem Arbeitsverhältnis ausscheiden

Anspruch auf Abgeltung des Urlaubs

Grundsätzlich verbietet das Bundesurlaubsgesetz die Auszahlung von (Rest-)Urlaub. Dies erklärt sich daraus, dass der Gesetzgeber dem Erholungsurlaub eine große Bedeutung beimisst. Arbeitnehmer sollen daran gehindert werden, aufgrund finanzieller Anreize auf ihren Erholungsurlaub zu verzichten.

Eine Ausnahmeregelung gilt allerdings, wenn ein Arbeitsverhältnis im laufenden Kalenderjahr beendet wird. In diesem Fall kann Ihr Mitarbeiter die Abgeltung seines noch of­fe­nen Ur­laubs­anspruchs verlangen. (§ 7 Abs. 4 BUrlG)

Anteiliger Anspruch bei Ausscheiden in der ersten Jahreshälfte

Eine besondere Regelung gilt für Mitarbeiter, die zwischen dem 1. Januar und dem 30. Juni aus dem Arbeitsverhältnis ausscheiden. Diese verfügen nicht über den vollen, sondern nur über einen anteiligen Urlaubsanspruch im Umfang von einem Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat. (§ 5 Abs. 1 c) BUrlG)

Hoher Abgeltungsanspruch nach langer Krankheit

Ent­spre­chend können Ar­beit­neh­mer, die nach langer Krankheit aus Ihrem Unternehmen ausscheiden, einen sehr ho­hen Urlaubsabgeltungsanspruch erreichen.

Aus­schluss­fris­ten für Geltendmachung von Abgeltungsansprüchen

Urlaubsabgeltungsansprüche werden im Zeitpunkt des Ausscheidens fällig und unterliegen sodann arbeits- und / oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen. (BAG, Ur­teil v. 09.08.2011, Az.: 9 AZR 352/10) Das bedeutet: Der Arbeitnehmer muss Sie als Arbeitgeber fristgerecht dazu auffordern, ihm einen konkret ausgerechneten Betrag zu zahlen. Tut er dies nicht, verliert er seinen Abgeltungsanspruch.

Bescheinigung über noch vorhandenen Urlaubsanspruch

Um eine Doppelung von Urlaubsansprüchen zu vermeiden, sind Sie dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine schriftliche Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten und abgegoltenen Urlaub auszuhändigen.

Vererbbarkeit der Urlaubsabgeltung

Gemäß einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes vom 12. Juni 2014 ist der Anspruch auf Urlaubsabgeltung nunmehr sogar vererbbar. (EuGH, Urteil v. 12.06.2014, Rs. C-118-13) Wenn langjährig erkrankte Arbeitnehmer versterben, geht ihr Urlaubsanspruch demnach auf die Angehörigen über. Die Anwendung dieses Urteils ist allerdings von der tatsächlichen vertraglichen Gestaltung des Arbeitsverhältnisses abhängig.

Quellen

Handbuch Arbeitsrecht: Urlaub, Urlaubsanspruch via Hensche Rechtsanwälte

Handbuch Arbeitsrecht: Urlaub und Krankheit via Hensche Rechtsanwälte

Urlaubsabgeltung: Wenn der Mitarbeiter länger krank ist via haufe.de/personal

Krank im Urlaub. Pech gehabt? via Helduser Rechtsanwälte

Wie lange ist Resturlaub gültig, bevor er verfällt? via AHS Rechtsanwälte

Bundesurlaubsgesetz: Die 22 wichtigsten Fragen zum Urlaubsanspruch via Brennecke & Partner Rechtsanwälte

Urlaub im Praktikum. Anspruch oder nicht? via Absolventa Karriereguide

Neu im Job – Urlaub in der Probezeit via Süddeutsche Zeitung

 

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