Nicht erst seit der Fachkräftemangel allgegenwärtig ist, hat die Bindung von Mitarbeitern an ein Unternehmen einen hohen Stellenwert. So lässt sich meist erst nach einer Phase der Orientierung und Einarbeitung das volle Potential eines neuen Kollegen oder einer neuen Kollegin ausschöpfen. Der Prozess des so genannten Onboarding ist daher einerseits im Bereich HR bekannt und vielfach präsent, wird jedoch in der praktischen Umsetzung häufig nur nachlässig verfolgt. Die fortschreitende Digitalisierung bietet für den Bereich des Onboarding ganz neue Möglichkeiten, stellt den Prozess aber im Hinblick auf eine insgesamt vermehrt digitalisierte Arbeitswelt zugleich vor neue Herausforderungen.

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Was ist Onboarding?

Der Begriff des Onboarding lässt sich sehr einfach durch eine wörtliche Übersetzung in die deutsche Sprache erklären. Tatsächlich handelt es sich dabei um einen strukturierten Prozess, mit dem neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „an Bord geholt“ werden sollen. Die Eingliederung beginnt dabei im Idealfall bereits vor dem ersten Arbeitstag. Schon in einem aussichtsreichen Vorstellungsgespräch können die Weichen für eine erfolgreiche Einbindung der zukünftigen Kollegin oder des Kollegen gestellt werden. Über verschiedene Phasen hinweg soll neben der fachlichen Einarbeitung eine Integration in die betrieblichen Abläufe und Strukturen, sowie in das Sozialgefüge des Kollegenkreises erfolgen.

Je nach Komplexität der Arbeitsstelle und des betrieblichen Hintergrunds kann ein Onboarding-Prozess unterschiedlich lang angesetzt sein. Gängig ist aber die Orientierung an einem Zeitraum von rund einem halben Jahr. Dieser deckt sich außerdem mit gebräuchlichen Probezeiten, so dass nach den ersten sechs Monaten sowohl die fachliche Bewährung erfolgt ist, als auch die Integration in den Kollegenkreis und den Betrieb im Allgemeinen.

Die klassischen Phasen im Onboarding-Prozess

Das klassische Onboarding setzt sich aus drei Phasen zusammen. Diese bauen einerseits aufeinander auf, werden aber zudem durch einen fließenden Übergang zu einem nur in seiner Gesamtheit wirkungsvollen Prozess.

Phase 1: Die Vorbereitung

Lange vor dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters sind einige Vorbereitungen erforderlich, um die Aufnahme der Tätigkeit für alle Beteiligten möglichst positiv zu gestalten. In der Vorbereitungsphase werden zunächst notwendige organisatorische Belange geklärt, wie beispielsweise ausstehende Angaben und Unterlagen des Interessenten. Selbst so banal erscheinende Themen wir das Einholen der Bankverbindung für eine fehlerfreie Überweisung des zukünftigen Gehalts sorgen für Sicherheit auf Arbeitnehmerseite und vermitteln ein Gefühl des umfassenden Bemühens von Seiten des Arbeitgebers.

Darüber hinaus können bereits jetzt wichtige Informationen zum Unternehmensleitbild und zur Organisationsstruktur übermittelt werden. Zuletzt sollte ein Einarbeitungsplan durch die zukünftigen Vorgesetzten nicht nur erstellt, sondern idealerweise auch vorbereitend ausgehändigt werden. Zusammengefasst dient die Vorbereitungsphase dazu, vorab verfügbare Informationen in beide Richtungen zu transportieren, Ziele für die nächste Phase festzulegen und ein positives Gefühl in Erwartung der neuen Tätigkeit aufzubauen.

Phase 2: Die Orientierung

Die Einweisung in Systematiken und Prozesse ist ein wichtiger Schritt im Onboarding. Photo by NESA by Makers on Unsplash

Die Orientierungsphase setzt mit dem Betreten des Gebäudes durch die neue Kollegin oder den neuen Kollegen ein. Kurz gesagt, sollte das häufig erlebte „Ach, das war heute“ durch den neuen Vorgesetzten durch ein positives, interessiertes „Wir freuen uns, dass Sie da sind!“ ersetzt werden. Das A und O dieser Aufnahme in den Schoß des Unternehmens ist die Aufmerksamkeit gegenüber dem Neuankömmling, die sich der Betrieb auch von seiner Seite her erwartet. Wichtige Eckpunkte sind eine geplante und organisierte Begrüßung durch den oder die Vorgesetzten, die Benennung eines Paten oder betreuenden Kollegen, sowie die Zuweisung eines bereits ausgestatteten und möglicherweise sogar auf den ersten Arbeitstag mit einer kleinen Aufmerksamkeit bedachten Arbeitsplatzes. Erste Schritte in den für die Tätigkeit erforderlichen Programmen sollten hier ebenso schnell und umfassend erfolgen, wie die Einweisung in hauseigene Systematiken und Prozesse.

Perfekt zusammenfassen lassen sich zahlreiche Belange dieses Eingliederungsabschnitts in einer Willkommens- oder Einarbeitungsmappe. Wie die Bezeichnung der Phase 2 bereits angibt, soll der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter das Zurechtfinden am Arbeitsplatz, in der Abteilung und im gesamten Betrieb möglichst einfach gestaltet werden.

Phase 3: Die Integration

Bild: “Rafting, Outdoorsports in Imst” von Johannes Gruber. Lizenz: CC BY ND 2.0

Am schwierigsten und zugleich langwierigsten ist die Integration neuer Mitarbeiter in das bestehende Umfeld. Die Phase 3 zielt jedoch nicht primär auf die rein betrieblichen Abläufe ab. Stattdessen soll die oder der Neue in das soziale Gefüge des Kollegenkreises integriert werden. Dieser Schritt ist von elementarer Bedeutung für das Wohlfühlen im Unternehmen und somit die Zufriedenheit aller Mitarbeiter. Hilfreiche Methoden können beispielsweise die Durchführung von Teambuildung-Events sein, oder auch die Einbeziehung aller Neuzugänge in möglicherweise vorhandene betriebliche Sportangebote, Kollegenabende etc. Aber auch abteilungsübergreifende Projekte oder Arbeitsgruppen können helfen, ein neues Mitglied in das Team einzubinden.

Obwohl bei der Integrationsphase die persönliche Beziehung zwischen Kollegen stark im Fokus steht, sollte sie unbedingt durch die verantwortlichen Vorgesetzten begleitet werden. Regelmäßige Feedbackgespräche helfen, Schwierigkeiten zu identifizieren und auszuräumen. Auf ein Schlagwort reduziert, lässt sich die Phase 3 sehr gut mit „emotionalem Ankommen im Betrieb“ zusammenfassen.

Die Bedeutung von Onboarding für ein Unternehmen

Kein Neueinstieg von Kollegen gelingt ohne eine gewisse Einarbeitungsphase. Es gilt, sich die betrieblichen Abläufe anzueignen und möglicherweise arbeitsplatzspezifisches Fachwissen hinzuzugewinnen. Daher sind neue Mitarbeiter erst nach mehreren Wochen oder gar Monaten voll leistungsfähig. Das Ziel des Onboarding-Prozesses ist es, die Wahrscheinlichkeit möglichst hoch anzusetzen, dass neue Mitarbeiter dem Unternehmen treu bleiben, so dass die Phase der Leistungsfähigkeit nach erfolgter Einarbeitung im Sinne eines wirtschaftlichen Erfolgs möglichst lange andauert.

Gerade in Zeiten von Arbeitskräftemangel ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Mitarbeiter entweder selbst auf Grund von Unzufriedenheiten neue Wege gehen, oder aber gezielt von anderen Unternehmen abgeworben werden. Je besser eine Person daher im Unternehmen verankert ist, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie dem Arbeitgeber treu bleibt.

Onboarding im Zeitalter der Digitalisierung

Die zunehmende Digitalisierung nahezu aller Lebens- und Arbeitsbereiche schlägt sich selbstverständlich auch in der Integration neuer Kolleginnen und Kollegen nieder. Hierbei erwachsen sowohl Möglichkeiten, als auch neue Herausforderungen, die im Onboarding zu bewältigen sind.

Chancen der Digitalisierung

Je größer ein Unternehmen ist, umso schwieriger ist es, einheitliche Standards für die Eingliederung neuer Mitarbeiter im täglichen Ablauf umzusetzen. Zudem hört man gerade von Fachvorgesetzten immer wieder das Argument, dass die fachliche Arbeit Vorrang vor Onboarding-Bemühungen hat und somit immer wieder teilweise oder sogar ganz auf der Strecke bleibt. Digitale Onboarding-Lösungen bieten für beides neue Herangehensweisen. Eine innovative Softwarelösung liefert Haufe mit My Onboarding.

Vernetzte Systeme erlauben eine permanente Einbindung des Onboardings in die ohnehin vorhandenen digitalen Strukturen eines Unternehmens. So lässt sich sowohl ein einheitlicher Standard dauerhaft etablieren, als auch eine sukzessive Umsetzung festgelegter Vorgehensweisen begleiten und dokumentieren. Selbst Feedback, Anregungen und Fragen der neuen Mitarbeiter können digital abgegeben, entgegengenommen und verarbeitet werden. Reibungsverluste, Zeitmangel und andere Störfaktoren gehören damit der Vergangenheit an.

Herausforderungen für das Onboarding in digitalisierten Arbeitsumgebungen

Allerdings bereiten digitale Arbeitswelten gerade für die Integration neuer Mitarbeiter auch erhebliche Probleme. Der Trend zu dezentraler Arbeitsplatzverteilung, Homeoffice und immer weiter sinkendem Bezug zum physischen Büroarbeitsplatz erschwert den Aufbau von Bindungen zum Unternehmen, sowie zum Kollegenkreis. Traditionelle Onboarding-Maßnahmen, wie Workshops, Events, Teamprojekte und andere verbindende Tätigkeiten fallen immer mehr weg oder können nur noch mit hohem Aufwand umgesetzt werden.

Die große Herausforderung für das Onboarding im digitalen Zeitalter ist es daher, ein Wir-Gefühl und eine Identifikation mit dem Unternehmen und seinen Strukturen zu erzeugen, ohne zwingend den täglichen physischen Kontakt von Mitarbeiter und Arbeitgeber nutzen zu können. Lösungsansätze bieten auch hier digitale Plattformen oder Apps, die allen am Prozess Beteiligten eine Kommunikationsebene zum Transport von Werten und Inhalten, aber auch Fragen und Kritik, bietet.

Warum Onboarding im digitalen Arbeitsumfeld immer wichtiger wird

Onboarding, also die Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, verfolgt den Zweck einer dauerhaften Bindung der Personen an das Unternehmen. Während zahlreiche Aspekte dieses Prozesses früher klassischerweise nebenbei erfolgten, beispielsweise durch den gemeinsamen Gang zur Kantine, Kollegenabende oder Betriebssport, definiert die Digitalisierung den Bedarf der Integration neu. Der großflächige Wegfall klassischer Arbeitsplatzmodelle in Verbindung mit einer immer stärker zunehmenden flexiblen Arbeit durch den Einsatz digitaler Hilfsmittel erschwert die Formung eines Wir-Gefühls erheblich. Daher müssen Unternehmen und Arbeitgeber neue Wege gehen, um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten. Digitale Onboarding-Lösungen greifen die ohnehin vorhandenen Entwicklungen auf und passen die Maßnahmen für eine erfolgreiche Eingliederung der Mitarbeiter an. So gelingt Onboarding auch im digitalen Zeitalter.

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