Drei Schritte zum erfolgreichen Wissenstransfer

Der erfolgreiche Wissenstransfer hat für jedes Unternehmen eine entscheidende Bedeutung. Foto: Anika Möbus/jugendfotos.de

Es kommt oft genug vor, dass ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt. Sei es, weil er in Rente geht, gekündigt wird oder den Arbeitgeber wechselt. Neben seiner Arbeitskraft nimmt er auch noch etwas anderes mit: Wissen. Je nachdem wie viel Verantwortung er im Unternehmen hatte, hat er auch unterschiedliche Prozesse begleitet und verschiedene Aufgaben ausgeführt. Dabei hat der Angestellte auch immer eine persönliche Note eingebracht – die mit ihm verloren geht.

Diesen Verlust so gering wie möglich zu halten, ist die große Herausforderung für jedes Unternehmen. Schließlich macht das Schlagwort Wissensgesellschaft auch nicht vor Firmen halt. Daher muss ein ausgereifter Wissenstransfer stattfinden. Der lässt sich aber nicht immer generalisieren.

Wissen als Landkarte

Stattdessen müssen Unternehmen für jede Position, die neu besetzt wird, einen geeigneten Weg finden, um das Wissen des Vorgängers zu bewahren. Grundlegend empfehlen Experten aber drei Phasen für einen gelungenen Wissenstransfer. Auf business-wissen.de schlägt Benno Ackermann, Senior Knowledge Manager im Global Knowledge Management Competence Center der Credit Suisse, vor, als erstes eine Wissenslandkarte durch den Mitarbeiter erstellen zu lassen. In diesem Schritt wird das Wissen festgelegt, das weitergegeben werden muss. Er ist somit entscheidend und sollte daher so detailliert wie möglich sein.

Stufe zwei sieht den eigentlichen Transfer vor. Hier wird das Wissen an den Nachfolger weitergegeben. Das funktioniert beispielsweise durch paralleles Arbeiten. So können Erfahrungen on the job vermittelt werden. Ist das jedoch nicht möglich, muss das Unternehmen einen anderen Weg finden.

In der Praxis gibt es zahlreiche Beispiele, wie Wissen im Unternehmen gehalten werden kann. Eine Möglichkeit sind beispielsweise Wikis im Intranet. Hier kann zu jeder Position ein Beitrag erstellt werden, der die Aufgaben beschreibt und die Besonderheiten herausstellt. Außerdem helfen auch Visualisierungen, um Kontextinformationen besser abbilden zu können. Das können unter anderem Bilder oder Mind-Maps sein.

Ein Handbuch für den Wechsel

Aber egal welchen Weg man wählt, entscheidend ist der Wille der Mitarbeiter, ihr Wissen preiszugeben. Das stellt auch Thorsten Lieder in einem seiner Beiträge fest: „Häufig ist festzustellen, dass Mitarbeiter regelrecht auf ihrem Wissen ’sitzen‘ und somit die Transparenz behindern.“ Damit das nicht passiert, sollte Wissensmanagement transparent und von jedem in der Firma betrieben werden. Also nicht nur vom einfachen Angestellten, sondern auch vom Abteilungsleiter und dem Geschäftsführer.

So steige auch die Akzeptanz für Schritt drei. Hier geht es darum, „das Erfahrungswissen des Vorgängers, soweit sinnvoll und mit vertretbarem Aufwand machbar, in niedergeschriebenes, explizites Wissen“ umzuwandeln. Ackermann empfiehlt dazu eine Art Journal des Wissenstransfers, in dem alles Wichtige geschrieben steht. Auch wenn das etwas Aufwand ist: Spätestens beim nächsten Personalwechsel kann dieses Dokument wieder beim Wissenstransfer genutzt werden.