Risikomanagement in der Planung
Über den Vortrag
Der Vortrag „Risikomanagement in der Planung“ von Simone Hoferer ist Bestandteil des Kurses „Projektphase: Umgang mit unverhofften Ereignissen“. Der Vortrag ist dabei in folgende Kapitel unterteilt:
- RM in Planung und Engineering
- Erste Schritte
- Aufgaben der Planungsphase
- Team briefen
- Aufgaben des Projektleiters
- Technische und inhaltliche Ausarbeitung
- Verpackung und Logistik
- Anreise, Unterkunft und Montage
- Planung und Realität
Quiz zum Vortrag
Was sind gängige erste Schritte nach Auftragserhalt?
- Mit dem Projekt vertraut machen, querchecken, den letzten Angebotsstand mit dem Auftrag vergleichen und die Verhandlungsprotokolle prüfen
- Aktuellen Planungsstand prüfen, Kick-Off- Meeting vorbereiten, Team zusammenstellen, Auftragsbestätigung und Anzahlungsrechnung erstellen
- Gleich richtig losstarten, Bestellungen versenden, Produktion starten und den Abnahmetermin vereinbaren
- Um die Verpackung kümmern, Montagewerkzeug zusammenstellen und Flüge buchen
Was sind die Hauptaufgaben in der Planungsphase?
- Projekt konkret (umsetzbar) planen & definieren und immer feiner, detaillierter und intensiver ausarbeiten
- Strategisch vorauszudenken und vorauszuplanen und Alternativen und potentielle Gefahren andenken
- Die Planungsphase möglichst kurz und straff durchzuziehen, um schnellstmöglich mit der eigentlichen Projektarbeit beginnen zu können
- Maßnahmen für identifizierte Risiken und Chancen auszuarbeiten und einzusteuern
Warum macht es Sinn mit dem Team z.B. im Kick-off-Meeting noch einmal Risikomanagement durchzuführen?
- Weil Risikomanagement in der Gruppe effektiver ist und zum aktuellen Projektstand schon wieder neue Erkenntnisse vorliegen.
- Weil Jeder im Team für seinen Fachbereich am Besten weiß, wo mögliche Gefahren oder Chancen lauern.
- Weil Risikomangement ohnehin regelmäßig wiederholt werden sollte und am Projektanfang ein geeigneter Zeitpunkt ist.
- Wenn das Team eingeschworen ist und schon lange zusammenarbeitet, braucht man kein Risikomanagement durchzuführen.
Was sind drei typische Aufgaben eines Projektmanagers in der Planungsphase?
- Ablaufplan erstellen, Überblick behalten, Kommunikation mit den Projektbeteiligten und Koordination der Tätigkeiten im Team.
- Selbst möglichst viele Details ausarbeiten, sich inhaltlich und terminlich so präzise wie möglich einarbeiten und jeden Winkel vom Projekt kennen..
- An das Team delegieren was geht, sich ausschliesslich auf die Kommunikation mit dem Kunden konzentrieren und den Überblick behalten.
- Flüge für die Montage und den Übergabetermin buchen, technisch Zeichnungen erstellen und Bestellungen vorbereiten.
Welche der nachfolgenden Tätigkeiten gehören nicht zu den Aufgaben des Projektmanagers?
- Keine der genannten Antwortmöglichkeiten ist zutreffend.
- Ungenaue Angaben definieren
- Meilensteine setzen
- Controlling eintakten
- Ablaufplan erstellen
Kreuzen Sie an, welche der genannten Tätigkeiten in der Planungsphase typischerweise durchgeführt werden sollten.
- Engineering, Konstruktionszeichnungen erstellen und Dienstleistung detailliert durchplanen.
- Produktion/ Beschaffung vorbereiten, Materialien definieren, Alternativen finden, einzelne Komponenten definieren und den Zusammenbau/ Zusammenspiel einzelner Komponenten ausarbeiten
- Transportmittel wählen; Anforderungen klären und Verpackung an diese angepasst planen.
- Abläufe und Anforderungen am Zielort klären und Koordination mit anderen Gewerken abstimmen.
- Mit der Produktion beginnen.
Kreuzen Sie an, welche der genannten Tätigkeiten bezüglich Verpackung & Logistik durchgeführt werden sollten.
- Beschaffungs- und Produktionslogistik planen, Anlieferung für Zielort planen und koordinieren, Transportzeiten klären
- Transportmittel wählen; Anforderungen klären, Verpackung an Transportmittel anpassen
- Verpackung planen, bestellen; Anforderungen an Frachtpapiere/Zolldokumente klären; Lagermöglichkeiten vor Ort & Anlieferung klären
- Eine möglichst günstige Verpackung wählen, um so Geld zu sparen
- Möglichst das Flugzeug als Transportmittel wählen
Warum ist es besonders wichtig, sich im Vorfeld über die Sicherheitsanforderungen der Luftfracht zu informieren?
- Weil insbesondere Flugzeuge nur Güter mit bestimmten Maßen und einem bestimmten Gewicht verfrachten können.
- Weil insbesondere Flugzeuge bestimmte Anforderungen an den Transport von Flüssigkeiten stellen.
- Weil insbesondere Flugzeuge als unsicheres Transportmittel gelten.
- Weil insbesondere Flugzeuge besonders lang für den Transport von Waren benötigen.
Welche Aspekte hinsichtlich Anreise, Unterkunft & Montage bedürfen im Vorfeld einer besonderen Beachtung?
- Flugtickets - Sollten nicht günstig gebucht werden und möglichst flexibel umbuchbar sein.
- Visum, Einreisebestimmungen, Arbeitserlaubnis - Damit vor Ort keine Probleme mit den Behörden auftreten.
- Unterbringungsmöglichkeiten - Sich nach Möglichkeit im Vorfeld einen Überblick über die Umgebung des Hotels verschaffen, um einen guten Eindruck zu machen.
- Fortbewegung vor Ort - Viele Länder haben keine öffentlichen Verkehrsmittel.
- Essen - Vorsorge leisten, dass das Essen in fremden Ländern gut bekömmlich ist.
Was gilt es bei Projekten in den USA zu beachten?
- In den USA dürfen bestimmte Monteure nur bestimmte Arbeiten ausführen, sodass es hier u.U. zu einem hohen Kostenaufwand kommen kann.
- In manchen Gebieten der USA muss mit Union-Mitgliedern montiert werden.
- In den USA dürfen grundsätzlich keine deutschen Monteure tätig werden.
- Projekte in den USA sind immer teurer, da teilweise hohe Gebühren erhoben werden.
Die Planung überlebt oft die Realität nicht. Warum macht es dennoch Sinn zu planen?
- Wie bei einem Rennfahrer ist eine gute Vorbereitung wichtig, um die Standardsituationen routiniert durchführen zu können und somit mehr Kapazität für Sondersituationen zu haben.
- Planung und Strategie machen an sich nicht viel Sinn. Sie werden durchgeführt, weil es so vorgegeben ist.
- Damit man die Anforderungen der Geschäftsleitung und des Controlling erfüllt.
- Es macht Sinn die Planung zu dokumentieren, damit man später im Zweifel nachweisen kann, wessen Fehler es war.
Dozent des Vortrages Risikomanagement in der Planung
Simone Hoferer
Simone Hoferer ist systemischer Business Coach, Trainerin und Moderatorin.Ihre Coachings und Trainings im Businessbereich sind aus der Praxis für die Praxis: Simone Hoferer war, als staatl. geprüfte Innenraum- und Möbelgestalterin, langjährig als Projektmanagerin und Teamleiterin tätig und hat als Kalkulatorin hochwertige Innenausbauprojekte in über 30 Ländern abgewickelt und verantwortlich betreut.
Im Iran hat Sie die Designabteilung einer Möbelfertigung aufgebaut und geleitet. Bereits während ihrer Gesellenzeit zur Schreinerin zog es sie ins Ausland und so arbeitete sie ein Jahr lang in Jasper, Indiana in den USA in der Qualitätssicherung einer Möbelfabrik für Hotelmöbel.
Simone Hoferer is a system. Business Coach, trainer and moderator.
Her coachings and trainings in business division are made from professional for professionals: Simone Hoferer as Master craftsman in cabinet making, was Project manager and supervisor for the realisation of projects in more than 30 countries.
In Iran she built-on and managed the design department of a furniture fabrication. Already during her journeyman's years of service as a carpenter she was attracted to foreign countries. So she worked in Jasper, Indiana (USA) in the quality management of a furniture fabrication for one year.
Kundenrezensionen
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Auszüge aus dem Begleitmaterial
... das RM in dieser Phase optimal unterstützen. •Was ist nacheinander, zuerst ...
... Schritte: •Mit dem Projekt vertraut machen, querchecken •Vergleich letzter Angebotsstand mit ...
... Kosten, Ressourcen •Vorgänge und Abläufe definieren •Bedarfsplanung der Einsatzmittel (intern & extern) •Freigaben ...
... Kick-Off-Meeting: •Projektauftrag ans Team übergeben. •Über Zielsetzung, Inhalt und Rahmenbedingungen wie Umfang, Zeit, ...
... behalten. •Kommunikation mit Projektbeteiligten •Koordination der Tätigkeiten im Team •Fehlende Informationen einholen ...
... inhaltliche Ausarbeitung: •Engineering, Konstruktionszeichnungen erstellen •Dienstleistung detailliert durchplanen •Produktion/ Beschaffung vorbereiten ...
... wählen; Anforderungen klären •Verpackung an Transportmittel anpassen •Verpackung planen, bestellen •Anforderungen an Frachtpapiere/ ...
... & Montage: •Flugverbindungen & Anbindung vor Ort •Visum, Einreisebestimmungen, Arbeitserlaubnis •Unterbringungsmöglichkeiten & ...
... Ziele nicht zu starr, zu direkt, zu hart, zu deutsch verfolgen, wir brauchen ...
