Onboarding ist heute in aller Munde: Neue Mitarbeiter werden während ihres Einstiegs ins Unternehmen mit gezielten Maßnahmen unterstützt. Hingegen werden Arbeitnehmer, die ausscheiden, oft vernachlässigt. Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung eines bewusst gestalteten Trennungsprozesses und vergeben damit wertvolle Chancen für ihr Employer Branding. Hier erfahren Sie, warum es wichtig ist, ein professionelles Offboarding anzubieten und wie Sie dieses optimal gestalten können.
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Bild: 108ae – Ladeco Boeing 737-2T5; CC-CJW@SCL;03.09.2000 von Aero Icarus. Lizenz: CC BY 2.0


Welchen Stellenwert hat das Offboarding bisher in Unternehmen?

Laut der Studie Megatrends und HR Trends 2013 der deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) betrachten etwa 60 Prozent der befragten Unternehmen die bewusste Begleitung von Ausstiegsphasen als eine Aufgabe, die das Personalmanagement (sehr) stark prägt.

Schon im Jahr 2010 hatte eine empirische Untersuchung der Universität Hamburg ergeben, dass 70 Prozent der großen und etablierten Unternehmen ein strukturiertes Trennungsmanagement gestalten und darin einen hohen Professionalisierungsgrad anstreben. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Offboarding-Maßnahmen, vor allem auch in KMU, noch keine Selbstverständlichkeit darstellen.

Die Ergebnisse zeigen jedoch zweifelsfrei, dass immer mehr Unternehmen die Bedeutung von konsequent und sorgfältig gesteuerten Offboarding-Prozessen erkennen.

6 Gründe, warum Sie Offboarding nicht vernachlässigen sollten

1. Soziale Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern

Als Arbeitgeber und Personalmanager tragen Sie Verantwortung für das Wohl Ihrer Mitarbeiter. Das gilt während der gesamten Zeit, die sie Ihrem Unternehmen angehören, also auch in der abschließenden Phase. Mit einem gut durchdachten Konzept für die Gestaltung des Offboardings zeigen Sie ihnen Ihre persönliche Wertschätzung.

2. Positive Signale für Unternehmensangehörige

Ein würdigender Umgang mit scheidenden Mitarbeitern vermittelt auch intern eine wichtige Botschaft. Die verbleibenden Mitarbeiter werden Veränderungsprozesse als weniger bedrohlich erleben und ihre Arbeitsaufgaben entsprechend ruhig und konzentriert weiterführen können. Zudem erhöhen Offboarding-Maßnahmen die Loyalität unter der verbleibenden Belegschaft, denn diese spürt, dass es honoriert wird, wenn man dem Unternehmen über viele Jahre treu ‚gedient‘ hat.

3. Konfliktrisiko senken

Fühlt sich ein Mitarbeiter im Rahmen seiner Trennung vom Unternehmen ungerecht behandelt, kann dies zu Konflikten führen. Im schlimmsten Fall kommt es zu langwierigen und kostspieligen juristischen Auseinandersetzungen. Durch ein gutes Offboarding-Management gelingt es, dieses Risiko abzufangen.

4. Ausgeschiedene Mitarbeiter als Image-Träger

Ehemalige Mitarbeiter sind Botschafter Ihres Unternehmens. Wie diese sich über das Unternehmen äußern, hängt entscheidend davon ab, wie sie im Zuge ihres Abschieds behandelt wurden. Mit einem professionellen Offboarding-Management sorgen Sie dafür, dass frühere Arbeitnehmer Sie in guter Erinnerung behalten und diese Haltung auch nach außen tragen. So erreichen Sie eine nachhaltige Image-Steigerung.

5. Ehemalige als wichtige Netzwerkpartner

Mitarbeiter, zu denen Sie auch über die Zeit der unmittelbaren Zusammenarbeit hinaus – während der Trennung vom Unternehmen – eine gute Beziehung pflegen, können einmal eine wichtige Quelle für Empfehlungen sein. Das gilt sowohl mit Blick auf zukünftige Bewerber als auch auf Geschäftspartner oder Kunden. Die Beziehungen, die frühere Arbeitnehmer in ihrem neuen beruflichen Umfeld knüpfen, könnten Ihnen nützlich werden.

6. Rückkehrwillige anziehen

Wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen, verknüpfen sie mit dem Wechsel bestimmte Hoffnungen. Nicht immer erfüllen sich diese allerdings. So kommt es vor, dass Ehemalige irgendwann erkennen, was sie an Ihnen als Arbeitgeber hatten, und den Wunsch entwickeln, zu Ihnen zurückzukehren. Mit einem gut durchdachten Konzept für das Offboarding signalisieren Sie Mitarbeitern beim Verlassen des Unternehmens, dass die Tür für sie offen bleibt.

So schnüren Sie ein individuelles Abschiedspaket

Offene Kommunikation pflegen

Eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen Unternehmensführung und Belegschaft ist nicht nur zentral für den Unternehmenserfolg, sondern auch für das reibungslose Gelingen von Trennungsprozessen.

Ob die Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses nun von Ihrer Seite aus oder gemäß dem Wunsch des Mitarbeiters erfolgt, so ist es immer wichtig, die Thematik zeitnah zu behandeln und den Mitarbeiter über das weitere Vorgehen zu informieren. Machen Sie im Gespräch deutlich, dass Ihnen die berufliche und persönliche Zukunft Ihrer Mitarbeiter ein wichtiges Anliegen ist und bieten Sie konkrete Unterstützungsleistungen an.

Outplacement-Beratung anbieten

Diese Unterstützung könnte in Form der persönlichen Begleitung durch einen externen Coach erfolgen. Gerade Mitarbeiter, die sehr lange im Unternehmen tätig waren, sollten Sie „auffangen“ und bei der beruflichen Neuorientierung unterstützen. Laut der bereits zitierten Untersuchung der Universität Hamburg gehören das Bewerbungstraining, die Vermittlung und Empfehlung, die Erstellung von Kompetenzprofilen sowie die Weiterbildung zu den am häufigsten angebotenen Outplacement-Leistungen.

Pensionären besondere Aufmerksamkeit schenken

Arbeitnehmer, die in den Ruhestand gehen, stellen hinsichtlich des Offboardings eine besondere Gruppe dar. Mit dem Austritt aus dem Berufsleben beginnt eine neue Lebensphase und viele Menschen tun sich schwer, mit dieser Umstellung zurechtzukommen.

Beziehen Sie den jeweiligen Stelleninhaber gegebenenfalls in die Auswahl und Einarbeitung seines Nachfolgers ein. So zeigen Sie ihm, dass er noch gebraucht wird. Entwickeln Sie zudem Strategien für den Wissenstransfer, um das wertvolle Know-how langjähriger Mitarbeiter für das Unternehmen zu sichern.

Zeugnisse und Referenzen mitgeben

Sie sollten einen scheidenden Mitarbeiter auch in seiner beruflichen Neuorientierung unterstützen, indem Sie ihm ein aussagekräftiges Arbeitszeugnis oder eine Referenz ausstellen. Zum einen können Sie auf diesem Wege noch einmal Ihre Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter zum Ausdruck bringen, zum anderen können Sie so seine weitere Karriere fördern.

Lassen Sie bei der Formulierung große Sorgfalt walten. Je professioneller das Zeugnis gestaltet wird, desto größer ist die Chance, dass der Mitarbeiter eine andere passende Stelle findet.

Abschließendes persönliches Gespräch suchen

In einem systematischen Debriefing oder Abschlussgespräch können Sie herausfinden, welche Sicht ein Mitarbeiter auf das Unternehmen gewonnen hat. Verlässt er das Unternehmen auf eigenen Wunsch, bietet sich hier die Möglichkeit, die Ursachen zu ergründen. Ein ehrliches Feedback ist eine wichtige Quelle für Qualitätssicherung und Optimierung.

Einen würdigen Abschied gestalten

Abschiedsfeiern werden in der Regel von den Angestellten selbst organisiert. Kommen Sie der Einladung nach und nutzen Sie die Chance, noch einmal in lockerer Atmosphäre mit dem scheidenden Mitarbeiter zu sprechen und die letzten Schritte bis zum Austritt zu klären. So gehen beide Seiten mit einem guten Gefühl auseinander. Sie können dem Mitarbeiter auch ein kleines Erinnerungsgeschenk oder eine Karte mit den besten Wünschen für die Zukunft überreichen.

Alumni-Netzwerk einrichten

Um den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitern zu pflegen, können Sie anbieten, ihnen weiterhin den Newsletter oder die Mitarbeiterzeitung des Unternehmens zukommen zu lassen. Auch die Aufnahme in ein unternehmenseigenes Alumni-Netzwerk, das spezielle Informationen und Veranstaltungshinweise bereithält, kann dazu beitragen, die Bindung über die direkte Zusammenarbeit hinaus aufrechtzuerhalten.

Technisches Offboarding durchführen

Aus Datenschutzgründen müssen Sie Accounts löschen und Zugänge sperren, damit der ehemalige Mitarbeiter nicht mehr auf Unternehmensinterna zugreifen kann. Besitztümer, die im Laufe des gemeinsamen Arbeitsverhältnisses übergeben wurden (Dienstwagen, Rechner etc.), sind zurückzuverlangen. Noch eintreffende E-Mails können Sie an Vertretungspersonen oder den Nachfolger weiterleiten lassen.

Software-Lösungen nutzen

Der Prozess des Offboardings kann auch durch spezielle Software unterstützt werden. Sie steuert die unterschiedlichen Maßnahmen und gewährleistet so Übersichtlichkeit und Transparenz. Mit ihrer Hilfe lassen sich alle Informationen verwalten, die mit dem Austritt aus dem Unternehmen in Verbindung stehen.

So kann die Software die Deaktivierung der Zugangsberechtigungen ausgeschiedener Mitarbeiter sicherstellen und somit den Missbrauch und Diebstahl sensibler Daten verhindern. Mitunter ermöglicht sie auch die Generierung von „Laufzetteln“ und regelt so beispielsweise die Rückgabe von Firmeneigentum. Auch Mitarbeiterbefragungen können über die Software geführt werden.

Die Mehrheit entsprechender Software-Lösungen stammt aus den USA und ist auf Bedürfnisse der deutschen Unternehmen nicht abgestimmt. Zu den wenigen Anbietern aus Deutschland zählen Nintex und Lexmark.

Fazit

Überlassen Sie im Trennungsprozess nichts dem Zufall, sondern zeigen Sie ganz bewusst, dass Sie auch dann noch das Wohl Ihrer Mitarbeiter im Blick haben, wenn sich Ihre Wege trennen. Ein optimiertes Offboarding-Management geht mit einem Image-Gewinn einher und erhöht Ihre Attraktivität als Arbeitgeber im Wettbewerb um die Anziehung und Bindung von qualifiziertem Personal.

Quellen

Offboarding – „Tschüss, ich geh‘ dann mal.“ via Recruiting Club

Offboarding – Jedes Ende ist anders via www.karriere.at

Sieben Gedanken zum Trennungsmanagement via Human Resources Manager

Wie sagt man, dass es vorbei ist? via headworx

Broschüre Trennungsmanagement via Bundesverband der Personalmanager

Beautiful Exit. Wie ein geglücktes Trennungsmanagement funktioniert via www.managementportal.de

 

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