Im War for Talents sind Unternehmen heute einem enormen Konkurrenzdruck ausgesetzt. Um die besten Bewerber für das eigene Unternehmen zu gewinnen, setzen sie alles daran, sich auf den unterschiedlichsten Kanälen als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Auch die Bedeutung eines guten Bewerbermanagements rückt verstärkt ins Blickfeld. Schließlich gilt es zu verhindern, dass passende Kandidaten im Laufe des Auswahlverfahrens abspringen. Hier erfahren Sie, wie Sie ein erfolgreiches Bewerbermanagement gestalten und welche Vorteile Ihnen der Einsatz einer Bewerbermanagement-Software bietet.
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Gutes Bewerbermanagement erhöht die Attraktivität des Arbeitgebers

Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und des damit einhergehenden Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer wichtiger, ihre Arbeitgebermarke zu stärken, um sich die besten Kandidaten zu sichern.

Die Studie Recruiting Trends der Otto-Friedrich-Universität Bamberg hat für das Jahr 2015 einmal mehr gezeigt, dass Mitarbeiterbindung und Employer Branding die beiden wichtigsten internen Herausforderungen für das Recruiting darstellen. Die Optimierung des Bewerbungsprozesses rangiert auf Platz 3.

Tatsächlich ist die attraktive Gestaltung des Bewerbungsprozesses sogar als ein wesentlicher Einflussfaktor anzusehen, wenn es um den Aufbau einer Arbeitgebermarke und die Bindung von Talenten geht. Aus der Kommunikationspraxis können Bewerber Rückschlüsse auf den Arbeitsstil im Unternehmen ziehen. Erhalten sie einen positiven Eindruck, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie schließlich einen Arbeitsvertrag unterschreiben.

Über Social-Media-Kanäle erreichen Erfahrungsberichte von Bewerbern zudem eine immer breitere Öffentlichkeit. Unternehmen, die sich ein vorteilhaftes Image schaffen und die fähigsten Fachkräfte rekrutieren wollen, sind daher gut beraten, Kandidaten verstärkt wie Kunden zu behandeln und ihr Bewerbermanagement zu optimieren.

Diese Vorteile bietet ein gutes Bewerbermanagement für das Recruiting

Ein gutes Bewerbermanagement zielt darauf ab, sämtliche Stufen im Recruiting-Prozess effizienter zu gestalten. Das betrifft sowohl die Verwaltung und Auswertung von Bewerbungsunterlagen als auch die Kommunikation mit den Bewerbern.

Sind alle Schritte von der Ausschreibung einer Stelle bis hin zur endgültigen Personalauswahl optimal aufeinander abgestimmt, bedeutet das einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil im War for Talents: Als Personaler können Sie so schneller auf eingegangene Bewerbungen reagieren und die Time to Hire deutlich reduzieren.

Mit einem zeitnahen und personalisierten Feedback gelingt es Ihnen, bei den Kandidaten einen positiven Eindruck als potentieller Arbeitgeber zu hinterlassen. Das gilt selbst für den Fall, dass Sie eine Absage erteilen müssen.

Eine geschickte Absagepraxis zeugt von Wertschätzung gegenüber den Bewerbern und sorgt dafür, dass das Unternehmen auch in Zukunft für sie attraktiv bleibt. Sie werden eventuell zu einem späteren Zeitpunkt erneut ihr Glück versuchen, wenn eine passende Stelle ausgeschrieben ist.

So gelingt ein erfolgreiches Bewerbermanagement

Professionelle Stellenanzeigen gestalten

Bewerbermanagement beginnt mit der richtigen Ansprache geeigneter Kandidaten. So entscheidet sich schon anhand der Ausgestaltung der Stellenanzeigen, ob es Ihnen gelingt, das Interesse potentieller Bewerber zu wecken.

Neben der Schaltung in den richtigen Kanälen und einem ansprechenden Layout ist es wichtig, dass der Ausschreibungstext alle wichtigen Informationen über das Unternehmen und die zu besetzende Position enthält.

Attraktive Bewerbungsformen anbieten

Auch die angebotene Bewerbungsform spielt eine große Rolle: Laut der Studie Recruiting Trends 2015 bevorzugen mehr als 70 Prozent der 1.000 größten deutschen Unternehmen eine Bewerbung per Onlineformular – das sind 16 Prozent mehr als noch im Jahr zuvor.

bewerbungsformen

Der zunehmenden Bedeutung der Formularbewerbung auf Unternehmensseite steht jedoch die mangelnde Akzeptanz von Seiten der Bewerber gegenüber.

Aus einer detaillierten Analyse im Rahmen der Studie Bewerbungspraxis 2015 geht hervor, dass zwar fast 90 Prozent der Stellensuchenden elektronische Bewerbungsformen einer papier-basierten Bewerbungsmappe vorziehen. Das Onlineformular selbst erfreut sich jedoch keiner großen Beliebtheit. Nur knapp 9 Prozent der Befragten nutzen diese Möglichkeit der Bewerbung gern.

Einstellungsgespräche

Wenn Sie sich als Arbeitgeber von der Konkurrenz abheben möchten, sollten Sie solche Fakten berücksichtigen und nach geeigneten Softwarelösungen suchen, die das unternehmenseigene Onlineformular für Bewerber attraktiv gestalten. Insbesondere der für die Bearbeitung nötige Zeitaufwand ist hier ein entscheidendes Kriterium.

Zeitnahe Rückmeldungen geben

Top-Talente sind in der Regel nicht lange auf Arbeitssuche. Zudem haben sie meist mehrere Eisen im Feuer. Hier gilt es, schneller zu sein als die Konkurrenz.

Eine Bestätigung über den Eingang ihrer Bewerbungsunterlagen ist das Mindeste, was Sie Bewerbern rasch zukommen lassen sollten. Viele Unternehmen betrachten dies nicht als Selbstverständlichkeit und vergeben damit wertvolle Chancen auf dem Bewerbermarkt.

Bewerbungsprozess transparent halten

Auch im eigentlichen Bewerbungsprozess müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen weiter für den Kandidaten interessant bleibt. Nur so können Sie sein vorzeitiges Abspringen verhindern. Informieren Sie in angemessenen Abständen über den aktuellen Status einer Bewerbung. Durch eine offene Kommunikation vermitteln Sie dem Kandidaten Ihre Wertschätzung.

Ausreichend Informationen liefern

Ähnliches gilt hinsichtlich der Gestaltung einzelner Stufen innerhalb des Bewerbungsverfahrens, für die der Bewerber ausgewählt wurde. Ist beispielsweise ein Assessment Center geplant, sollten Sie alle Kandidaten bereits im Einladungsschreiben über den zeitlichen Rahmen und die Zielsetzung informieren.

Laden Sie einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch ein, sollten Sie ihn vorher wissen lassen, wie lange das Gespräch dauern soll und wer die Gesprächspartner sein werden.

Eine professionelle Organisation des Bewerbungsprozesses und gerade des Vorstellungsgespräches erhöht die Attraktivität als potentieller Arbeitgeber. Laut Bewerbungspraxis 2015 bilden die hier gewonnenen Eindrücke für 90 Prozent der Studienteilnehmer eine wichtige Grundlage, in der Entscheidung eine Stelle anzunehmen oder nicht.

Ganze 60 Prozent erklärten sogar, sie hätten aufgrund der während eines Einstellungsgespräches gemachten Erfahrungen schon einmal ein Job-Angebot abgelehnt.

Maximale Zuverlässigkeit im Auswahlprozess zeigen

Human resource concept, Young businessman holding white billboarWenn Sie gegenüber einem Bewerber Aussagen machen, die den Auswahlprozess betreffen, ist unbedingte Verlässlichkeit gefragt. Das gilt z. B. hinsichtlich des Zeitraums, innerhalb dessen Sie einen Kandidaten, der zum Vorstellungsgespräch eingeladen war, über Ihre Entscheidung bezüglich der endgültigen Besetzung des zu vergebenden Postens informieren wollen.

Kommt es zu einer Verzögerung beim Abschluss des Verfahrens, kontaktieren Sie den Bewerber und teilen Sie ihm die Gründe hierfür mit. Lassen Sie ihn ohne Erklärung länger warten als versprochen, verlieren Sie ihn womöglich an die Konkurrenz.

Respektvoll Absagen erteilen

Absagen auszusprechen, ist keine angenehme Aufgabe, besonders gegenüber Bewerbern, die bereits zum Vorstellungsgespräch eingeladen waren. Doch gerade hier kann Nachlässigkeit fatale Folgen haben.

Eine schlechte Absagepraxis führt nicht nur dazu, dass der Kandidat von einer erneuten Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt absieht. Vielmehr wird sie auch oft über soziale Netzwerke in die Öffentlichkeit getragen. So ist das Image des Arbeitgebers schnell beschädigt.

Zeigen Sie denjenigen Bewerbern, die es nicht auf Platz eins geschafft haben, Ihre Wertschätzung. Nehmen Sie sich die Zeit zu einem persönlichen Telefongespräch mit jedem einzelnen.

Entgegen aller Gebote der Höflichkeit ist die persönliche Kontaktaufnahme zur Übermittlung einer Absage in vielen Unternehmen keine gängige Praxis. Vielfach werden einfach vorformulierte Standardschreiben versandt. Hier bietet sich Ihnen eine weitere Möglichkeit, sich von der Konkurrenz abzuheben.

Eigenen Talent Pool aufbauen

Neben der Gestaltung einer respektvollen Absagepraxis gibt es weitere Möglichkeiten, sich das Wohlwollen guter Bewerber zu sichern. So empfiehlt es sich etwa, solchen Kandidaten, die noch nicht für eine Einstellung berücksichtigt werden konnten, weitere Angebote an passenden Stellen im Unternehmen zu unterbreiten.

Zudem können Sie die Bewerber in den Talent Pool Ihres Unternehmens aufnehmen. Auf diese Weise signalisieren Sie ihnen Interesse an ihrer Person und bleiben mit ihnen in Kontakt.

Unterstützung von Unternehmen durch HR Software

Neben der Kommunikationsstrategie zwischen Unternehmen und Bewerbern gilt es auch interne Prozesse wie die Verwaltung, Weiterleitung und Auswertung von Bewerberdaten zu optimieren. Hierzu empfiehlt sich die Einführung eines elektronischen Bewerbermanagement-Systems.

Die Investition in eine solche Software zahlt sich langfristig aus, da der Einsatz mit einem enormen Einsparpotenzial an Verwaltungsaufwand verbunden ist.

Sparen Sie Zeit und Kosten mit einem Bewerbermanagement System

business man hand working on laptop computer on wooden desk as cMit Hilfe eines geeigneten Bewerbermanagement-Systems können Sie die Recruiting-Prozesse in Ihrem Unternehmen von Anfang an digitalisieren. Die Software ermöglicht die Stellenausschreibung über verschiedene Kanäle (Karriereseiten, Social Media, Stellenbörsen) und erfasst Bewerberdaten in sämtlichen Formen (Bewerbung per Post, per E-mail, per Online-Formular).

Eine Matching- und Rankingfunktion erlaubt die Vorselektion anhand der von Ihnen festgelegten Kriterien. So erfolgt ein automatischer Abgleich von Stellenanforderungen und Bewerberqualifikationen. Die strukturiert vorliegenden Daten können zudem einfach durchsucht und verglichen werden.

Ein Bewerbermanagement-System ermöglicht die Einbindung aller am Recruiting-Prozess beteiligten Personen. Sämtliche Entscheidungsträger können zeitgleich auf die gespeicherten Profile zugreifen und die Passgenauigkeit der verschiedenen Bewerber prüfen. So kommen Sie schnell und unkompliziert zu Übereinstimmungen bei der Auswahl des richtigen Bewerbers.

Die Software dokumentiert die Korrespondenz mit den einzelnen Bewerbern: Zusagen, Absagen sowie Eingangs- und Terminbestätigungen werden abgebildet. Sie können das System auch in regelmäßigen Abständen Status-Updates versenden lassen oder den Bewerbern die Möglichkeit geben, ihre Profile selbst zu verwalten und den aktuellen Stand des Auswahlverfahrens abzufragen.

Bewerbermanagement-Software kann Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Insbesondere Unternehmen, die viele Bewerbungen erhalten, können durch die Implementierung eines Bewerbermanagement-Systems erhebliche Zeit und Kosten einsparen. Je mehr Bewerbungen, desto größer der Einspareffekt.

Nicht zuletzt können Sie sich durch den Einsatz eines Bewerbermanagement-Systems einen Talent Pool anlegen, um bei zukünftigen Vakanzen auf potentielle Kandidaten zugreifen zu können.

10 Vorteile der HR-Software:

  1. Abbildung sämtlicher Prozesse im Bereich Recruiting
  2. Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
  3. Sammlung von Bewerbungen unterschiedlicher Formate
  4. Verwaltung von Bewerberdaten
  5. Vorselektion durch Matching- und Rankingfaktoren
  6. Erleichterung der Abstimmungsprozesse zwischen HR und Fachabteilung
  7. Aufzeichnung der Kommunikation mit Bewerbern
  8. Reduktion der Time to Hire
  9. Senkung der Cost per Hire
  10. Bindung von guten Kandidaten durch Talent Pool

Wie erkennen Sie gute HR-Software?

Bewerbermanagement-Software wird als Desktop- und als Webversion angeboten. Letztere, eine so genannte Cloud, bietet gegenüber ersterer zahlreiche Vorteile: Sie können jederzeit und überall mit Hilfe eines Internet-Browsers auf das Bewerbermanagement-System zugreifen.

So sparen Sie Zeit und Kosten, die für Installation und Wartung anfallen würden. Cloud-basierte Software wird zudem von den Anbietern automatisch aktualisiert, sodass Ihnen stets die neuste Version zur Verfügung steht.

Bei der Suche nach einem geeigneten Bewerbermanagement-System sollte auch die Möglichkeit der Anpassung an die Systemlandschaft Ihres Unternehmens sowie der Einbettung in die firmeneigene Karriereseite ein wichtiges Auswahlkriterium darstellen. Achten Sie darauf, dass die Software das Corporate Design Ihres Unternehmens schon mit der Standardversion und nicht erst durch individuelle Programmierung abbilden kann.

Auch das Thema Datenschutz sollten Sie auf keinen Fall vernachlässigen. Schließlich enthalten die Dokumente der Bewerber sensible personenbezogene Daten, für deren Schutz Sie verantwortlich sind. Informieren Sie sich darum über die Sicherheitsstandards und Zertifizierungen der einzelnen Softwareanbieter.

Nicht zuletzt sollten Sie an die Nutzerfreundlichkeit für die Bewerber denken. Gerade die hochqualifizierten Fach- und Führungskräfte haben ein sehr umfangreiches Profil, welches sie nur widerwillig in Onlineformulare übertragen.

Der Zeitaufwand der Bearbeitung spielt für die Bewerber eine große Rolle. Sie sind in der Regel nicht bereit, hier mehr als 20 Minuten zu investieren – das ergab eine Umfrage der Unternehmensberatung softgarden.

Mit CV-Parsing können Sie bei den Bewerbern punkten. Diese Technologie ist zwar nicht neu, aber noch wenig verbreitet. Es handelt sich um eine automatische Texterkennung von Lebenslaufdaten: Die Bewerbermanagement-Software erkennt und extrahiert die in einem Lebenslauf oder Social-Media-Profil hinterlegten Daten sowie die Dokumente aus Bewerbungsanhängen.

Der Vorteil von CV-Parsing-Systemen: Die Bewerber können ihre Bewerbung einfach als .pdf oder .doc hochladen. Das geht schnell und unkompliziert.

Mit gutem Bewerbermanagement zum Erfolg

Mit einem guten Bewerbermanagement können Sie sich von der Konkurrenz abheben und die besten Fach- und Führungskräfte für Ihr Unternehmen gewinnen. Nutzen Sie die technischen Möglichkeiten, die sich Ihnen hierfür bieten. Wenn Sie aktuelle Entwicklungen im Blick behalten und offen für Neues sind, werden Sie die gegenwärtigen und zukünftigen Herausforderungen des Recruitings meistern.

 

Quellen

Bewerbermanagement: Von der Verwaltung zur Kommunikation via erfolg-beruf-karriere.de

Bewerbermanagement bringt Vorteile für Recruiter und Bewerber via business-wissen.de

Bewerbermanagement via haufe.de

Bewerbermanagement via arbeitgeber.monster.de

Wettbewerbsvorteil Bewerbermanagement Software via presseportal.de

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